I. Документационное обеспечение организационной программы.

Документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.

 

Делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документоотбора.

 

Докуметоотбор – движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

 

Движение документов – это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

 

При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.

Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.

 

В малых предприятиях более простая схема управления → более простая схема документоотбора → эта система более рациональна.

 

Документоотбор – регламентированная схема движения документов по пунктам обработки выполнения необходимых творческих, формально – логических и технических операций с документами.

 

Требования к документоотбору:

1.Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).

2.Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.

 

Организация документоотбора

Документоотбор – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации:

· Документы, поступающие из других организаций (входящие);

· Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

· Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

· Первичную обработку;

· Предварительное рассмотрение;

· Регистрацию;

· Рассмотрение руководством;

· Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярии, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь – референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительно рассмотрению документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

Ø направляемые на рассмотрение руководителю организации,

Ø направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнениям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документа служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учёт количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывать объём документоотбора. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учётную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учёта документоотбора обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

 

Регистрация документов

 

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

Ø учёт количества документов;

Ø обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

Ø обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

Ø обеспечение поиска документов в информационно – справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно – распорядительные, плановые, отчётные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

Ø порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

Ø индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где

218 – порядковый регистрационный номер;

08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчёты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящими, исходящими и внутренними документами в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объёмов регистрируемых массивов документов использует регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние ещё и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишён РКК, позволяющие более оперативно вести информационно – справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документами в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов различных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

Ø автор (корреспондент);

Ø название документа;

Ø дата документа;

Ø индекс документа;

Ø дата поступления документа (для входящих документов);

Ø индекс поступления документа (для входящих документов);

Ø заголовок документа или его краткое содержание;

Ø резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

Ø срок исполнения;

Ø отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа);

Ø номер дела;

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

Ø исполнители;

Ø расписка исполнителя в получении документа;

Ø ход исполнения;

Ø приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов – ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.