Организация оперативного хранения документов

 

3.1. С момента заведения и до передачи в архив отдела документационного обеспечения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Университета.

3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения.. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора или проректоров, по актам.

3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в архив Университета

4.1. Документы Университета являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в республиканский архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в Университете осуществляется архивом Университета.

4.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Университета включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов

5.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

5.2. Экспертизу ценности документов проводят на основе:

– действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

– типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

– нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

5.3. Экспертизу ценности документов в университете проводят:

– в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

– в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

5.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Республики Башкортостан, включая управленческую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности университета, создают экспертную комиссию (ЭК).

5.5. ЭК создают по приказу ректора из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК университета в обязательном порядке включают руководителя архива.

Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников университета, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

5.6. Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники структурных подразделений совместно с ЭК университета под методическим руководством архива.

5.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляют отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

5.8. По результатам экспертизы ценности документов в университете составляют:

–внутренняя опись документов дела (приложение № 16 к Инструкции);

–опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (приложение № 17 к Инструкции);

–акты о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 18 к Инструкции).

5.9. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК университета. Одобренные ЭК описи и акты утверждает ректор университета только после утверждения ЭПК Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан. После этого университет имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

5.10. Дела включают в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2007 году могут быть включены в акт, который будет составлен не раннее 01 января 2011 года.

Подготовка и передача документов в архив Университета

6.1. В архив Университета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Университета после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Университета, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.4. Передача дел в архив Университета осуществляется по утвержденному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения.

6.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Университета сотрудником архива предварительно проверяется правильностьих формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6.6. Прием каждого дела производится работником архива Университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Университета и работника структурного подразделения, сдавшего дела.

Вместе с делами в архив Университета передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

6.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Университета лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Университета независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

Приложение № 12

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от 19 января 2011 г. № 15/о

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Башкирский государственный педагогический

университет им. М. Акмуллы»

(ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

00.00.0000 № ______

________________________

(место составления)

 

На _________________ год

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечания
Название раздела

 

Наименование должности руководителя структурного подразделения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела документационного обеспечения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Архивариус	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в структурном подразделении

По срокам	Всего	В том числе:
хранения		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

 

Наименование должности ответственного лица за делопроизводство	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Университета

Приложение № 13

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от 19 января 2011 г. № 15/о

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Башкирский государственный педагогический

университет им. М. Акмуллы»

(ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На _________________ год

УТВЕРЖДАЮ Ректор ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы» __________Р.М.Асадуллин «___»_______________

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечания
Название раздела

 

Начальник отдела документационного обеспечения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Архивариус	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _______________ № _____	СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК ЦГИА РБ от ______________ № ______

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в структурном подразделении

 

По срокам	Всего	В том числе:
хранения		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

 

Начальник отдела документационного обеспечения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата