Регистрация и отправка исходящих документов

3.10.1. Регистрация исходящих документов (кроме ответов на письма граждан) в адрес федеральных и республиканских органов исполнительной власти и организаций за подписью ректора и проректоров, по приказу о делегировании полномочий, осуществляется в отделе документационного обеспечения.

Каждому структурному подразделению Университета присваивают цифровые индексы (приложение 5 к Инструкции).

3.10.2. Исходящим номером отправляемого документа является порядковый номер регистрации письма по журналу в течение текущего года, цифровой номер (индекс) структурного подразделения, которое отправляет письмо, номер папки, в котором хранится исходящая почта и дата регистрации.

Например:

Порядковый номер письма 515, отдел документационного обеспечения имеет индекс 06, папку хранения 03 и дата регистрации: № 515–06–03 от 15.01.2011.

Специалист по делопроизводству отдела документационного обеспечения проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера регистрации, адреса, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителей, номера телефона).

Почтовая отправка и отправка в электронном виде этих документов так же производится отделом документационного обеспечения.

Документы, требующие оперативного доведения информации до сведения учреждений, могут быть разосланы с использованием массовой электронной рассылки, осуществляемой отделом документационного обеспечения.

Рассылка документов в единичный электронный адрес осуществляется структурными подразделениями Университета самостоятельно.

Для осуществления массовой электронной рассылки структурное подразделение передает в отдел документационного обеспечения оригинал документа или его полноформатную копию, электронную копию документа (на дискете, компакт-диске, флэш-карте или по электронной почте начальнику отдела) и заявку (приложение № 6 к настоящей Инструкции).

Предоставляемая информация должна соответствовать требованиям:

– информационные текстовые материалы должны быть предоставлены в электронном виде и созданы с помощью текстового редактора MS Word и MS Excel (форматы doc, xls);

– в случае необходимости электронной рассылки по ограниченному списку адресатов в поле наименования адресата добавляется надпись «(по списку)». Вместе с заявкой предоставляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, включающий полное наименование адресата подведомственного образовательного учреждения профессионального образования, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющего управление в сфере образования, для других организаций ‑ полное наименование адресата и электронный адрес.

3.10.3. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в отделе документационного обеспечения, в течение трех дней с момента поступления. Срок рассмотрения и исполнения обращения граждан устанавливается в соответствии с законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Письменное обращение, поступившее адрес университета, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях руководитель учебного заведения вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Регистрация ответов на письма и обращения граждан осуществляется отделом документационного обеспечения. Визовый экземпляр ответа автору (авторам) обращения вместе с оригиналом обращения хранится в структурном подразделении, подготовившем ответ. Отправка писем осуществляется отделом документационного обеспечения.

3.10.4. Письма, подписанные руководством структурных подразделений Университета, регистрируются в этих структурных подразделениях и передаются исполнителем в отдел документационного обеспечения для отправки.

3.10.5. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.10.6. Запечатанный конверт с корреспонденцией отправляется отделом документационного обеспечения.

Порядок прохождения внутренних документов

3.11.1. Внутренние документы оформляются в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей.

В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй – выводы и предложения.

Cлужебные записки, написанные на имя ректора или проректоров для рассмотрения передают через отдел документационного обеспечения.

3.11.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями Университета осуществляется через секретарей структурных подразделений Университета или лиц, ответственных за делопроизводство. Документ регистрируется один раз в структурном подразделении Университета, подготовившем служебную записку. Движение документа регистрируется в «Журнале учета движения документов».

3.11.3. Образец оформления служебных писем приводится в приложении № 7 к настоящей Инструкции.

Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

3.12.1. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.

3.12.2. Правила и образец оформления письма зарубежному адресату приводятся в приложении № 8 к настоящей Инструкции.

3.12.3. Корреспонденция, поступающая в Университет на иностранном языке, передается в Сектор международных связей Управления по научной работе и международных связей для предварительного рассмотрения и направления по принадлежности.

3.12.4. Письменный ответ на запрос зарубежного корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

IV. Требования к подготовке и представлению нормативно - правовых актов Университета

4.1. Подготовка и оформление нормативно-правовых актов Университета

Нормативные правовые акты издаются Университетом в пределах своей компетенции в виде приказов.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, издаются Университетом в пределах своей компетенции в виде приказов и распоряжений.

Нормативные правовые акты Университета подготавливаются в соответствии с требованиями, установленными Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Приказ, распоряжение

4.1.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности Университета.

Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором университета, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, слово «П Р И К А З», дату, номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, лист согласования, отметку об исполнителе, электронный адрес исполнителя, колонтитул.

4.1.1.2. Приказы готовят и вносят подразделения на основании поручений ректора, проректоров, либо в инициативном порядке. Приказы по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за документооборот в структурном подразделении, которые готовят и вносят приказ.

Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью отдела документационного обеспечения.

4.1.1.3. Текст приказа готовится специалистами структурных подразделений. На оборотней стороне приказа оформляется Лист согласования следующим образом:

а) Фраза «Лист согласования по приказу (название приказа)» №__, располагается на оборотной стороне последнего листа приказа на верху по середине, размером шрифта 14. Номер приказа проставляется после подписания приказа.

б) в левом нижнем углу на листе согласования приказа печатаются данные лица, подготовившего лист согласования приказа (шрифт № 10). (Приказ подготовил: должность, Ф.И.О., тел.);

в) также в левом нижнем углу на листе согласования приказа печатается нижний колонтитул, в котором прописываются название приказа и индекс структурного подразделения, подготовившего приказ (шрифт № 8).

4.1.1.4. Приказы визируются:

– руководителем подразделения, внесшим приказ;

– руководителями структурных подразделений, курирующими данный вид деятельности университета;

– руководителем юридической службы;

– руководителем отдела документационного обеспечения;

– проректорами в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

Визы включают должности визирующих, личные подписи и расшифровку подписей.

Если в процессе согласования в приказ вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

4.1.1.5. Датой приказа является дата его подписания.

4.1.1.6. Для удобства поиска приказов устанавливают следующий порядок индексации и регистрации: приказы нумеруют порядковой нумерацией в пределах календарного года;

В отделе документационного обеспечения:

– по основной деятельности – «о»;

– по контингенту аспирантов и докторантов, в целом по научной деятельности вуза – «н»;

– приказы по Институту переподготовки и повышению квалификации – «пк»

В отделе кадров:

- по личному составу (кадровые, хоздоговорные) – «к», «х»;

- об отпусках работников – «к»

4.1.1.7. Копию приказов обязательно направляют исполнителю.

Копии приказов направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Приказы нормативного правового характера подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей.

4.1.1.8. Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам организации деятельности Университета могут подписываться проректорами, в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

4.1.1.9. Распоряжения подписываются ректором или одним из проректоров в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

4.1.1.10. Структурные подразделения Университета не вправе издавать нормативные правовые акты.

Обеспечение качественной подготовки приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят соответствующий приказ.

Юридический отдел Университета и отдел документационного обеспечения обеспечивают контроль за надлежащим оформлением правовых актов Университета.

4.1.1.11. Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю»:, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица структурных подразделений. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ признает утратившим силу или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить…».

4.1.1.12. Требования к оформлению, образцы приказов (распоряжений), издаваемых в Университете приведены в приложении № 9 к настоящей Инструкции.