Соглашение, договор, контракт

В соответствии с распоряжением Министерства образования и науки Российской Федерации от 13 мая 2010 г. № Р-11 «О нумерации государственных контрактов, договоров и соглашений» и Порядком учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 сентября 2008 г. № 98н, а также приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 сентября 2008 г. № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета» регистрация соглашений, договоров и контрактов осуществляется в юридическом отделе Университета. Зарегистрированный оригинал соглашения, договора, контракта направляется курирующим структурным подразделением вместе с распределением в финансово-экономическое управление Университета. Второй экземпляр соглашения, договора, контракта направляется исполнителю.

Протоколы

4.3.1. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Университета и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководителем Университета, проводящим совещание (заседание). Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа (совещания, заседания и др.) или сотрудника структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания (заседания). Оформление протокола должно быть завершено не позднее чем через 7 дней со дня заседания. Протокол визируется руководством структурного подразделения, ответственного за его подготовку. Протокол совещания у ректора оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания. Порядковый номер протокола присваивается секретарем после подписи у ректора. Протокол совещания у проректоров оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, совместно с секретарем руководителя. Порядковый номер протокола присваивается секретариатом руководителя после подписи у проректоров.

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для формирования дел структурного подразделения-исполнителя вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух разделов: вводной части и основной.

Во вводной части указываются:

– председатель или председательствующий;

– секретарь;

– список присутствовавших лиц или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

– повестка дня;

– докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола при принятии соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Ученого Совета, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.3.5. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса.

4.3.6. Требования к оформлению и образцы протоколов приводятся
в приложении № 10 к настоящей Инструкции.

Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Университета готовятся:

– как ответы о выполнении поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти;

– как исполнение поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Университета;

– как сопроводительные письма;

– как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

– как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки писем устанавливаются указанием по исполнению руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению руководителя.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения.

Служебные письма за подписью руководства Университета печатаются только на установленных в Университете бланках.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями Университета при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Университета, указанного в указании по исполнению первым, в адрес руководства Университета.

4.4.3. Требования к оформлению и образцы служебных писем приведены в приложении № 7 к настоящей Инструкции.

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Организация контроля

5.1.1 Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения зарегистрированных документов.

5.1.2. Организация контроля исполнения включает в себя:

– постановку документа на контроль;

– мониторинг исполнения контрольных поручений документов;

– снятие исполненного документа с контроля;

– обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

– информирование руководства Университета о состоянии исполнения контрольных документов.

5.1.3. Служебные документы, взятые на контроль, заносятся в журнал регистрации с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

5.1.4. Контроль выполнения структурными подразделениями Университета поручений ректора и проректоров осуществляет отдел документационного обеспечения.

5.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

– поступивших из вышестоящих органов государственной власти – со дня подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных и республиканских органов исполнительной власти и организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа составляет календарный месяц, если в поручении не указан конкретный срок;

– поручения, содержащие в тексте указание «срочно» и «незамедлительно» или аналогичное указание, исполняются в 3-дневный срок;

– в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно»;

Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Ученого совета и т.д.).

5.1.6 Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов осуществляет отделе документационного обеспечения университета. Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

– постановка документа на контроль. Ректор (проректор) делает отметку на документе «Контроль» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись.

– своевременное доведение документов до исполнителей делопроизводителями отдела документационного обеспечения (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);

– проверка и регулирование начальником отдела документационного обеспечения хода исполнения документа путем напоминания ответственным исполнителям о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня;

– регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов.

5.1.7. Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

5.1.8. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

5.1.9. В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

5.1.10. Контроль за исполнением зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес университета возлагается на отдел документационного обеспечения университета.

5.1.11. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором).

Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

– если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок,

– документы без указания срока исполнения – в месячный срок,

– если в документе имеется пометка «оперативно» – в десятидневный срок,

– если в документе имеется пометка «срочно», – в трехдневный срок.

5.1.12. Срок исчисляется в календарных днях со дня следующего за днем подписания документа, трехдневный срок – в рабочих днях.