VIII. Особенности работы с электронными документами

 

8.1. Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в условиях применения системы электронного документооборота (СЭД) в процессе делопроизводства и документооборота Университета и распространяются на организацию работы с электронными документами, включаяподготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью СЭД. Электронный документооборот в Университете осуществляется с использованием (системы электронного документооборота коллективного пользования) СЭДКП. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.

8.1.1. Движение документов внутри Университета, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование, визирование и подписание производятся в электронном виде.

8.1.2. Прием электронных документов из сторонних организаций и отправка электронных документов осуществляются в отделе документационного обеспечения.

8.1.3. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета осуществляет отдел документационного обеспечения.

8.1.4. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

8.1.5. Документы, создаваемые или поступающие в Университет на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Регистрации подлежат документы, поступившие от организаций и физических лиц.

Созданные или визируемые документы подписываются (электронной цифровой подписью) ЭЦП конкретного должностного лица.

8.1.6. В СЭДКП не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя университета. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

8.1.7. Организационно-методическое и техническое сопровождение СЭД осуществляет Отдел инновационных средств обучения Центра информационных технологий.

8.1.8. Документы, доставленные средствами общеуниверситетского почтового сервиса (ОПС), автоматически переносятся в СЭДКП.

8.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

8.2.1. В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

 

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»)
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом «Подпись»
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенном документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»)
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Указание по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.)

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

8.2.2. Регистрация документов производится в пределах выделенных в Университете документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.

8.2.3. Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт. Акт регистрируется в СЭДКП и направляется отправителю документа.

8.2.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД, сканируются, подписываются ЭЦП, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Подлинник документа хранится в отделе документационного обеспечения Университета, куда он поступил, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.

8.2.5. Организация делопроизводства в пределах выделенных в университете документопотоков осуществляется в соответствии с «Положением об организации делопроизводства в системе электронного документооборота коллективного пользования».

8.2.6. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. При необходимости нумерация страниц в деле уточняется и корректируется специалистом, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив.

8.2.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.

8.2.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

8.2.9. Электронные документы, поступившие из структурных подразделений передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

 

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной

приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от19 января 2011 г. № 15/о

Оформления некоторых общих реквизитов

1. Все документы, представленные в приложениях № 3, 5-6, 9-10, 12-19 Инструкции по делопроизводству в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы» от 19 января 2011 г. №15/о, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифтов меньше № 14.

2. Параметры страницы:

верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 2 см, левое поле – 2 см, правое поле – 1 см.

3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером № 12 без дополнительных символов.

4. Наименование учреждения – МИНОБРНАУКИ РОССИИ – печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

5. Наименование организации – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» – указывается в точном соответствии с Уставом Университета. Сокращенное наименование указывается вслед за полным наименованием (ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)

6. Наименование вида акта – ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, СПРАВКА, АРХИВНАЯ СПРАВКА – печатается в разрядку, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

7. Заголовок печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

8. Текст, менее 15 строк печатается через 1,5 интервала. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

9. Подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

Между инициалами и фамилией ставится пробел.

 

Проректор по учебной работе М.В. Михайлов

 

10.В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером № 8.

Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату.

 

Приложение № 2

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от 19 января 2011 г. № 15/о

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации

 

1. Формы статистической отчетности.

2. Баланс университета, бухгалтерские документы (без сопроводительного письма).

3. Сводки и информация, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты).

6. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией.

7. Поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты и т.п.

 

 

Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от 19 января 2011 г. № 15/о