Свертывание всего текста для просмотра только заголовков

Поместите курсор в первый заголовок . На панели инструментов Структура нажмите кнопку Свернуть . Чтобы заново отобразить весь текст, поместите курсор в первый заголовок, а затем нажмите кнопку Развернуть .

8.1.5.2.

Свертывание всего текста, кроме первой строки каждого абзаца

На панели инструментов Структура нажмите кнопку Показать только первую строку . Многоточие (...) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты. Чтобы заново отобразить весь текст, нажмите эту кнопку еще раз.

8.1.5.3.

Свертывание текста под заголовком определенного уровня

На панели инструментов Структура в поле Показать уровень выберите самый нижний из уровней заголовков, которые требуется отобразить. Например, чтобы отобразить заголовки уровня 1, 2 и 3, в раскрывающемся списке Показать уровень выберите команду Показать уровень 3 . Чтобы заново отобразить все уровни, в раскрывающемся списке Показать уровень выберите режим Показать все уровни .

8.1.5.4.

Свертывание всех подзаголовков и основного текста под заголовком

Дважды щелкните символ структуры около заголовка . Для повторного отображения всех подзаголовков и основного текста под заголовками, еще раз дважды щелкните мышкой символ структуры.

8.1.5.5.

Свертывание текста под отдельным заголовком

Поместите курсор в нужный заголовок. На панели инструментов Структура нажмите кнопку Свернуть . Чтобы заново отобразить текст, нажмите кнопку Развернуть .

8.1.6.

Работа с вложенными документами

8.1.6.1.

Редактирование и оформление

С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе .

8.1.6.2.

Блокировка вложенного документа

При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать.

Поставьте курсор в любое место блокируемого документа и нажмите кнопку Заблокировать документ панели инструментов Структура . Рядом со значком файла появится значок замка.

Заблокированный документ нельзя редактировать и оформлять. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки — нет.

Для разблокирования документа нажмите эту же кнопку.

8.1.6.3.

Переименование файла вложенного документа

Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными средствами. Для переименования файл должен быть открыт обязательно из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.

1. Дважды щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 8.7) или при нажатой клавише Ctrl щелкните гиперссылку свернутого вложенного документа (см. рис. 8.6)

2. Сохраните файл под новым именем и/или в другую папку с использованием команды Файл/сохранить как .

3. Закройте файл вложенного документа.

4. Сохраните главный документ.

Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.

8.1.6.4.

Преобразование вложенного документа в часть главного документа

Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа .

Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура . Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.

Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.

8.1.6.5.

Удаление вложенного документа из главного документа

Вложенный документ можно удалить из главного документа. Если вложенный документ заблокирован , предварительно разблокируйте его.

1. Щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 8.7) или свернутого вложенного документа (см. рис. 8.6)

2. Нажмите клавишу Delete .

3. Сохраните главный документ.

Файл вложенного документа остается на прежнем месте.

8.2.

Создание документов слиянием

8.2.1.

О применении слияния

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

С помощью слияния можно создавать следующие документы.

Набор документов на бланке сообщений, электронной почты или факсов. Все документы, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения, например, о получателе, адрес и/или другие данные.

Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.

Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.

Для слияния документов и последующей работы используют панели инструментов Слияние .

При слиянии используется следующая терминология:

Основной документ — документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например, обратный адрес или текст письма.

Источник данных — файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.

Составной документ — документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

8.2.2.

Подготовка документов к слиянию

Создайте основной документ . Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (рис. 8.9 ).

Создайте источник данных . Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Office и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (рис. 8.10 ).

После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.

1. Откройте основной документ. При необходимости отобразите панель инструментов Слияние . Большинство элементов панели инструментов будут недоступны (см. рис. 8.9).

2. Нажмите кнопку Открыть источник данных панели инструментов Слияние.

3. В окне Выбор источника данных (рис. 8.11 ) дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

4. В окне Выделить таблицу (рис. 8.12 ) выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния.

5. После подключения источника данных станут доступными элементы панели инструментов Слияние (рис. 8.13 ).

6. Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и нажмите кнопку Вставить поле слияния панели инструментов Слияние .

7. В окне Добавить поле слияния (рис. 8.14 ) выберите вставляемое поле, нажмите кнопку Вставить, нажмите кнопку Закрыть.

8. Вставьте в основной документ все необходимые поля слияния .

9. При необходимости добавьте в документ поля Word. Некоторые из них можно вставить с помощью кнопки Добавить поле Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации — автоматическую нумерацию .

10. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Затенение полей ). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Поля/данные ). Пользуясь кнопками Следующая запись , Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов (рис. 8.15 ).

8.2.3.

Слияние документов

Слияние можно выполнить в новый документ.

1. Нажмите кнопку Слияние в новый документ панели инструментов Слияние .

2. В окне Составные новые документы (рис. 8.16 ) выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.

3. Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных (рис. 8.17 ). Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

При отсутствии необходимости сохранять составной документ, слияние произвести сразу при печати.

1. Нажмите кнопку Слияние при печати панели инструментов Слияние .

2. В окне Составные печатные документы (рис. 8.18 ) выберите записи источника данных , которые следует использовать для слияния.

3. В окне Печать установите требуемые параметры печати.

Результатом слияния будет напечатанный документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа печатается на отдельной странице (страницах).

8.2.4.