Понятие об организационно-распорядительной документации, состав и схемы расположения реквизитов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

Виды ОРД: 1) Постановление 2) Распоряжение 3)Приказ 4)Протокол 5) Инструкция, поручения и др.

Составление: Стилю служебных документов должен быть присуще стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям

Основные реквизиты: Согласно ГОСТ Р 6.30-2003.:

1. Наименование организации;

2. Дата;

3. Место;

4. Гриф утверждения;

5. Заголовок;

6. Текст;

7. Подпись;

8. Отметка о наличии приложения (если требуется);

9. Гриф/виза согласования;

10.

11. Рис. 1.
Расположение реквизитови границы зон на формате А4
углового бланка(размеры указаны в миллиметрах)¹

12.

13. Рис. 2.
Расположение реквизитови границы зон на формате А4
продольного бланка(размеры указаны в миллиметрах)²

 

7. Бланки документов, их виды, варианты и способы размещения реквизитов на бланках, правила изготовления.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа”.

Определение стандарта не говорит нам о том, на каком носителе должен быть изготовлен бланк документа. Современные технологии позволяют использовать для изготовления документов не только бумагу и бланки документов, изготовленные типографским или иным способом, но и так называемые электронные шаблоны бланков документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Для таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Общий бланк давал возможность изготавливать такие виды документов, как протокол, акт, решение и др. Наименование вида документа печаталось на общем бланке при изготовлении документа (наименование вида документа указывалось под названием организации). Сейчас, когда для изготовления документов используются персональные компьютеры, есть возможность использовать шаблоны бланков для любого вида документов, в том числе и для тех, для которых раньше использовался общий бланк. В настоящее время общие бланки остаются только в тех организациях (как правило, это органы власти), которые готовят документы исключительно на бланках, изготовленных типографским способом.

 

 

8. Правила адресования документов. Состав реквизита "Адресат" и его зависимость от адресата и вида составляемого документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
- При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
- При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
- При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
- При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Реквизит " адресат " максимально может состоять из следующих со­ставных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном паде­же);

- наименование структурного подразделения (в именительном па­деже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указывают­ся после фамилии, например: Иванову С.И.);

- почтовый адрес.

 

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору школы
Фролову П.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразде­ления, укажем:

Декану экономического факультета
проф. Черепанову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том слу­чае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или уче­ным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Зав. кафедрой
проф. Логунову А. П.

При направлении документа группе однородных организаций адре­сат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подве­домственных организаций. Например:

Заведующим отделениями или Руководителям органов
Сбербанка РФ юстиции субъектов РФ

 

 

 

 

 

9. Способы утверждения документов. Состав реквизита "Гриф утверждения" и правила его оформления.

 

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

 

* Проставлением на документе грифа утверждения;

 

* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

 

Гриф утверждения располагают справа над текстом

 

2 вида:

 

* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);

 

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

 

* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

 

* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

 

* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

 

* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

 

* Отчеты;

 

* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

 

* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

 

* Положения;

 

* Программы (командировок и т.д.);

 

* Расценки на производство работ;

 

* Сметы;

 

* Стандарты;

 

* Структура и штатная численность;

 

* Тарифные ставки;

 

* Уставы организации;

 

* Формы унифицированных документов;

 

* Штатные расписания и изменения к ним.

 

 

10. Значение реквизита "Заголовок к тексту" и правила его оформления. Формулировка реквизита в зависимости от вида документа.

 

 

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

 

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

Заголовок может отвечать на вопросы:

 

о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

 

чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.³

 

^· Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.⁴

 

· Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁵

 

· Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁶

 

· К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁷

 

 

Правила оформления реквизита "заголовок":

1) краткость, четкость;

2) заголовок не должен превышать более двух строк;

3) длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;

4) строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;

5) до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

 

11. Значение реквизита «дата документа» и правила его оформления, в т.ч в зависимости от вида документа.

 

Реквизит " дата " - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака. Датой документа является: или дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

 

Правила оформления реквизита "дата":

1) Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.

2) Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

3) В текстах документов допускается использовать словесно - цифровой способ оформления: 10 мая 2008 года, 10 мая 2008 г.

 

12. Правила оформления реквизита «Текст».

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

 

Правила:

Ø Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

 

Ø Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

 

Ø Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

 

Ø При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

 

Ø При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

 

Ø Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

 

Ø Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

 

Ø Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

 

Ø В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

 

Ø В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

 

Ø В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

 

Ø Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

 

Ø В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

13. Общие требования к оформлению текста служебных документов

Одно из главных требований к тексту - краткость изложения.

Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспри­нимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

1. вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

2. основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

 

Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

“В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.95 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

Подраздел

Пункт

Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Текст документа может быть оформлен в виде:

1. анкеты

2. таблицы (например: номенклатура дел);

3. связного текста;

4. путем комбинации этих форм.

 

Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты (например: Форма контракта купли-продажи).

Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа:

приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

от третьего лица единственного числа:

решил(о) (в решениях);

от первого лица множественного числа:

решили, предлагаем (в совместном решении).

Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например:

“контроль за исполнением возложить на … “,

“утвердить предложенную смету…”.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:

“после установления”,

“согласно договоренности”,

“по окончании работ”,

“в связи с расширением” и т. п.

14) Оформление цифровой информации.

 

Цифровой материал оформляется в виде таблиц. Таблицу располагают после текста, в котором она упоминается впервые.

На все таблицы должны быть ссылки в курсовой работе. Таблицы нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всей курсовой работы. Номер размещается в правом верхнем углу.

Каждая таблица должна иметь заголовок. Заголовок не подчеркивается. Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист. При переносе таблиц на другой лист повторяется ее шапка. Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, подзаголовки – со строчных. При переносе на другой лист заголовок не пишут. В правом верхнем углу пишут «Продолжение таблицы 2» или «Окончание таблицы 2», если таблица на данной странице оканчивается.

Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, диаграммы, формулы) как и таблицы располагаются после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Любые иллюстрации обозначаются словом «рис.», которое помещается перед названием иллюстрации. Иллюстрации нумеруются арабскими цифрами по порядку включения в содержание работы.

Оформление таблиц

Таблицу располагают после текста, в котором она упоминается впервые.

На все таблицы должны быть ссылки в курсовой работе. Таблицы нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всей курсовой работы. Номер размещается в правом верхнем углу.

Каждая таблица должна иметь заголовок. Заголовок не подчеркивается. Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист. При переносе таблиц на другой лист повторяется ее шапка. Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, подзаголовки – со строчных. При переносе на другой лист заголовок не пишут. В правом верхнем углу пишут «Продолжение таблицы 2» или «Окончание таблицы 2», если таблица на данной странице оканчивается.

 

16). Оформление списка использованной литературы

 

Указывается фамилия и инициалы автора (авторов), точное название, место издания, наименование издательства, год издания, количество страниц. Для журнальной статьи указываются фамилия и инициалы автора, название статьи, название журнала, год выпуска, номер журнала, страницы. Список литературы должен включать только издания, использованные в курсовой работе.

Все цифры, цитаты, факты, таблицы, схемы, графики, заимствованные из литературных источников следует снабдить обязательными ссылками на источник с полным описанием издания.

Список использованной литературы оформляется по алфавитному или систематическому принципу. Источники на иностранных языках располагаются в списке после всех русскоязычных источников.

При включении в список литературы документов органов законодательной и исполнительной властей (законов, постановлений и т.д.) указываются названия и источник из которого они приведены. Кроме того, законодательные и нормативные положения рассматриваются в начале списка, а затем следуют авторы книг, статей и т.д.

 

17) Правила оформления ссылок

Ссылка - это словесное или цифровое указание внутри работы, адресующее читателя к другой работе (библиографическая ссылка) или фрагменту текста (внутритекстовая ссылка). Ссылка на источник обязательна при использовании заимствованных из литературы данных, выводов, цитат, формул и прочего, а также под каждой таблицей. Оформление ссылок осуществляется в виде постраничных сносок внизу страницы (с проставлением верхнего индекса). Автор работы обязан указывать в ссылке номер страницы, откуда заимствована та или иная информация. При оформлении ссылок в виде подстрочного примечания сведения об источнике приводятся в соответствии с правилами библиографического описания. Подстрочные сноски - это текст пояснительного или справочного характера (библиографическая ссылка), который отделяют от текста короткой (15 печатных знаков) тонкой горизонтальной линией с левой стороны. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения. При повторных постраничных ссылках и сносках, идущих вслед за основной, возможны сокращения (например: Там же. С.44). В любом случае автор работы обязан указывать в ссылке номер страницы, откуда заимствована та или иная информация. Перенос сноски с данной страницы на следующую не допускается.

Недопустимо заимствование текста из литературных источников без ссылки на автора цитаты.

 

18) Правила оформления приложений. Требования к нумерации страниц, написанию названия глав и разделов.

По ГОСТ 7.32-2001 в тексте работы на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность (например: ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O. В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, оно обозначается «ПРИЛОЖЕНИЕ А».

Текст каждого приложения может быть разделен на разделы, подразделы и т.д., которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Нумерация страниц приложений и основного текста должна быть сквозная.

Для нумерации в курсовой работе используются только арабские цифры.

Нумерация страниц должна быть сквозной, выставленной по центру в верхней части страницы. На титульном листе (стр.1) и там, где оглавление (стр. 2) номер страницы не печатается. Каждая глава должна начинаться с новой страницы. Параграфы имеют двойную нумерацию через точку. Например, 2.3. – третий параграф второй главы. Знак «параграфа» (§) не печатается. Введение и заключение не нумеруются.