Реквизиты формуляра устава предприятия. Основные разделы текста устава предприятия.

26) Разделы текста резюме. Правила оформления резюме. Сопроводительное письмо

 

Сопроводительное письмо — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п.).

Существует несколько типов сопроводительных писем:

o Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме.

• Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности.
• Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности.

· Письмо-приложение. Данное письмо отправляют в ответ на определенную вакансию, на которую производится подбор сотрудников. В нем Вы должны описать то, почему должны взять на работу именно Вас.

· Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.

· Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся докуметов. Также может поясняться цель направления документов. Например: «Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: …».

Сопроводительное письмо можно разбить на следующие блоки:

· Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: «Уважаемый Иван Иванович».

· Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии.

· Цель письма.

· Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности.

· Контакт. Указывается контактная информация.

· Подпись.

 

Требования к тексту автобиографии.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. В нем дается краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.Пишут автобиографию рукописным способом (без исправлений и помарок) на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Реквизиты автобиографии:Название вида документа (АВТОБИОГРАФИЯ), текст,подпись, дата.Требования к тексту автобиографии:

1. Форма изложения – повествовательная (от первого лица).

2. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно

было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и

общественно-политической деятельности данного человека.

3. В тексте автобиографии указывают: имя, отчество и фамилию автора; число, месяц, год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

28. Классификация, реквизиты и особенности оформления протоколов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протокол общих собраний акционеров и т. д. Виды протоколов в зависимости от полноты освещения хода заседания могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, выступавших в прениях, и принятые решения. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм, звукозаписи текста или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Возможно составление таких протоколов на оперативных совещаниях, которые носят информационный характер.

Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь. Реквизиты протокола: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, регистрационный номер документа, место составления или издания документа(если нет в названии), заголовок к тексту, текст(вводная- кто присутствовал и повестка для, основная- слушатели, выступили, постановили), отметка о наличии приложений(если есть), подпись

. Оформление протокола:

1. Протоколы оформляются на бланке формата А4 или на общих бланках.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

4. Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, митинг, собрание) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, совещания у директора парка, заседания комиссии).

5. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

6. Вводная часть имеет постоянную информацию: слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» и переменную информацию (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). Фамилии присутствующих пишут в алфавитном порядке до 15 человек, если присутствует больше, то указывают количество.

В перечне приглашенных указывают фамилию, инициалы, должность, организацию.

Постоянные слова вводной части пишут от 0-го положения табулятора, от 2-го положения ставят тире, затем пишут фамилии присутствующих и приглашенных в именительном падеже.

6.1. Вводная часть протокола заканчивается Повесткой дня. С 0-го положения табулятора пишут «Повестка дня», ставят двоеточие. Двумя интервалами ниже пишут с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке дня (доклад, сообщение, отчет) перечисляют в именительном падеже и располагают таким образом, чтобы наиболее важные стояли первыми. Наименование должности, фамилия, инициалы пишут в родительном падеже. Заголовок отвечает на вопрос «о чем?».

В особо торжественных случаях собрание может выбрать президиум. В этом случае перед словом «Председатель» пишут «Президиум» и поименно указываются все лица, избранные в президиум собрания. Члены президиума подписывают протокол. Их подписи располагают после подписи председателя собрания.

6.2. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела нумеруется арабскими цифрами и строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).Слово СЛУШАЛИ печатают прописными буквами, перед словом ставят цифру, обозначающую вопрос, после слова СЛУШАЛИ ставят двоеточие. Фамилию, инициалы докладчика, указанную в повестке дня, необходимо писать в родительном падеже с красной строки. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст представлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут: «Доклад прилагается».Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, после него ставят двоеточие. Фамилию, инициалы выступающего пишут в именительном падеже с красной строки; в скобках указывают наименование должности; затем ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «Выступили» и оформляются по той же схеме. Вместо слов «вопрос», «ответ» пишут фамилии и инициалы. Слово ПОСТАНОВИЛИ печатают прописными буквами двумя интервалами ниже предшествующего текста. Если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то оно подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть должна быть конкретной и содержать составные части: что делать, кому и к какому числу. Каждый пункт печатается с красной строки. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций (министерств), принимавших участие в работе коллегиального органа. Например: № 24/30/35. Постановление (решение) может иметь вид резолюции, состоящей из двух частей: констатирующей и резолютивной. В констатирующей части

Отмечают значение обсуждаемого вопроса, указывают на достижения и недостатки, а в резолютивной – мероприятия, направленные на выполнение поставленных задач. Решения начинают словами: утвердить, одобрить, принять к сведению и т.п. Решения принимаются простым большинством голосов. В протоколе общих собраний указывают результаты голосования по каждому вопросу в отдельности, а при выборах должностных лиц – по каждой кандидатуре. Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривается, то в протоколе это обязательно должно быть зафиксировано.В зависимости от способа фиксации протоколы могут быть рукописными (машинописными), стенографическими и фонографическими. В первом случае запись ведет секретарь, во втором – стенографист, а в третьем весь ход заседания фиксируется на магнитофон. Затем и стенограмма, и фоно запись подлежат последующему оформлению.

 

30. Особенности формирования, ведения и подготовки к архивному хранению личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:* внесение записей в графы и разделы личного дела; * добавление документов; * изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует; * периодический учет входящих в личное дело документов; Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.

Порядок документов при оформлении личного дела: внутренняя опись документов дела; личное заявление о приеме на работу, увольнении; личный листок по учету кадров (дополнения к личному листку); резюме; копии документов об образовании, об избрании на должность; автобиография; характеристики, отзывы, рекомендательные письма; трудовой договор; копии приказа о приеме на работу.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: · личному делу присваивается учетный номер; · производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; · в личное дело вкладывается внутренняя опись. В архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет.

Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патетные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности».Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. В её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается. Если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а».

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

 

31. Правила оформления и выдачи копий документов.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов: полная копия; выписка; отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом). Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Отпуск - это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату.