Систематизация и обеспечение сохранности документов в электронной форме.

Один из основных вопросов, определяющих успешное ис­пользование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

•устойчивого электропитания;

•резервного копирования;

•антивирусной защиты;
• профилактики и диагностики с использованием специаль­ных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес­печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — ис­точник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача — обеспечение резервного копирования до­кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон­кретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.).
Не менее важна организация процесса резервного копирования.
Третье направление обеспечения сохранности доку­ментов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Четвертая задача — осуществление диагностики со­стояния компьютера с использованием программ, предотвра­щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан­ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель­ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

 

Принципы, критерии экспертизы ценности документов

При отборе материалов с целью помещения ее в различные архивы существуют особые параметры, по которым определяется ценность отбираемых бумаг. Задачами экспертизы в таком случае являются:

1. Определение состава документации соответствующего архивного фонда.
2. Установление срока хранения. Такие задачи решаются изучением справочных материалов и распределением их на соответствующие группы для долговременного, кратковременного либо временно хранения.
3. Выяснение степени сохранности ценных бумаг и восполнение архивного фонда в случае утраты каких-либо материалов.

Экспертиза документов

Документация подвергается экспертизе ценности и во многих других случаях. Ведомственные и государственные архивы рассматривают бумаги в связи с необходимостью публикации некоторых материалов, при создании различных справочников, путеводителей, каталогов, при отборе для микрофильмирования, при передаче дел из одного архивного фонда в другой.

Также такие экспертные работы проводятся при покупке документов или при передаче музейным фондам.

Весь объем сведений, передаваемый государственным фондам, требует тщательной проверки, так как часто восполнить его после потери многих ценных бумаг уже не представляется возможным. Но также нельзя и оставлять на хранение существенный объем второстепенной маловажной документации. Особенно это актуально сейчас при появлении большого количества различных предприятий, организаций и учреждений, занимающихся самыми разнообразными видами деятельности.

Принципы отбора

Проблема выбора и определения оптимального объема документации, передаваемой в архивные фонды – это задача, требующая решения не только архивистами, но и специалистами из других областей деятельности. Принципы, по которым ценные бумаги предаются в государственные архивные фонды, следующие: историзм, целостность, системность.

На основе таких положений и разработана система критериев, определяющих ценность. Ориентирами выступают признаки, по которым и определяют ценность того или иного документа. Они не являются статичными, на протяжении всей истории - неоднократно изменялись, подстраиваясь под потребности общества.

Классификация критериев

Критерии оценки могут подразделяться в зависимости от:

Происхождения: место и время создания того или иного материала; значение в жизни общества; функционально-целевое назначение с учётом типового характера и роли.

Содержания: значимость информации; вид документа; повторение информации в других источниках.

Внешних особенностей: физическое состояние; форма передачи и фиксирования, оформления, удостоверения документа.

При Федеральном архиве работает специальная комиссия ЦЭПК для осуществления экспертно-проверочной работы. Полномочия такой службы следующие:

· решения об отборе, уничтожении, определении сроков хранения;

· определение бумаг, подлежащих хранению в Архивных фондах Российской Федерации;

· организация отбора и передачи материалов на хранение.

Также всегда учитывается такой фактор, как заполнение архивного фонда и полнота сохранности. Немаловажную роль играют и такие как юридическая сила, автобиографичность, художественные особенности, языковые и палеографические свойства, физическое сохранение. Однако перечисленные критерии не всегда действуют с одинаковой силой. Это объясняется многими факторами, которые зависят от времени и характера происхождения, содержания и других специфических особенностей документации.

Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения.

Подготовка документов к архивному хранению

Документы к архивному хранению нужно готовить. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. В архивном деле хранению документов уделяется самое пристальное внимание. Существует множество инструкций, рекомендаций и правил хранения документов. Однако подготовка документов к архивному хранению освещена не так обширно. В этой статье мы попытаемся по возможности устранить эти пробелы.

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия.

На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы. Существует несколько способов хранения документов:- Хранение документов в офисе- Сдача документов на внеофисное хранение- Создание электронного архива

1.Хранение документов в офисе В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.

2.Сдача документов на внеофисное хранение.Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются.

3. Создание электронного архиваПодготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере. Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.

 

47) Порядок составления, оформления, согласования и утверждения описей дел.

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Опись составляется отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела по описи
- индекс дела
- заголовок дела
- даты дела
- количество листов в деле
- срок хранения дела.
При составлении описи структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером
- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом
- графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дел обозначаются словами «ТО же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы по личному составу
- списки личного состава
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел)
- личные дела
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)
- невостребованные трудовые книжки
- акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующихся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с государственным архивом и утверждению с руководителем организации.
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел и утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел за этот период государственным архивом.

 

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

 

 

49) Основные понятия об архивном хранении документов. Электронный архив: особенности, принципы построения и преимущества.

Система электронного архива относится к системам управления электронного контента предприятия (EnterpriseContentManagement). По сравнению с сетевыми папками, на которых файлы чаще всего хранятся без всякого порядка и хронологии, данная система имеет ряд неоспоримых преимуществ.

Преимущества системы электронного архива:

• Возможность управления документами и структурой архива;
• Возможность поточного ввода информации, что позволяет значительно ускорить процесс наполнения;
• Быстрый поиск по заданным параметрам;
• Множества индивидуальных функций в зависимости от вида системы: для архивов финансовой, нормативно-технической или правовой документации предусмотрены опции выборки, актуализации и т.д., для наиболее быстрого поиска;
• Возможна система сообщений для обмена мнениями пользователей, например для согласования руководством внутренних распоряжений;
• Возможность назначать задачи и контролировать степень их выполнения.
Зачастую, система электронного архива позиционируется как основа документооборота предприятия. Электронный архив намного проще и удобнее в использовании, чем система электронного документооборота, но при этом выполняет наиболее нужную функцию – хранение электронных копий документов с постоянным доступом к ним.