Информация и документ. Основные функции документа. Основные признаки документа.

Информация и документ. Основные функции документа. Основные признаки документа.

 

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому

вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения»,

«показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах

независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому

она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и

др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях

(независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает

управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом

или структурами.

К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота,

оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

 

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Функции документа:

1. Информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

2. Организационная. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

3. Коммуникативная. Документы обеспечивают внешние связи предприятий и организаций.

4. Юридическая. Содержание документов используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, а также органами следствия, суда и прокуратуры.

 

К отличительным признакам документа относятся:

 

1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

 

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

 

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

 

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

 

 

3. Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами в учреждении, их характеристика.

 

Унификация и стандартизация как основное направление совершенствования состава и форм документов.

Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают

способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.

Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Форматы,

размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон

документа устанавливает формуляр-образец.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы

организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением,

оформлением и обработкой.

Требования к документам, изложенные в ГОСТе Р 6.30-2003, применяют при оформлении

документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и

т.д.).

Основные требования к оформлению документов базируются прежде всего на требованиях

государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их

составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов

унифицированной системы ОРД.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов,

оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и

стандартизация.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация,

унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды

работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле

типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе

общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод

используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или

эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

 

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты

аналогичного содержания

 

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме,

единообразию». По официальному определению унификация документов - установление единого

комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций,

разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

 

Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться

рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов

документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к

установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в

любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы,

используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно.

 

 

Виды документов и их классификация.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

 

Документы классифицируются

По наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

 

 

Подраздел

Пункт

Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Текст документа может быть оформлен в виде:

1. анкеты

2. таблицы (например: номенклатура дел);

3. связного текста;

4. путем комбинации этих форм.

 

Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты (например: Форма контракта купли-продажи).

Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа:

приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

от третьего лица единственного числа:

решил(о) (в решениях);

от первого лица множественного числа:

решили, предлагаем (в совместном решении).

Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например:

“контроль за исполнением возложить на … “,

“утвердить предложенную смету…”.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:

“после установления”,

“согласно договоренности”,

“по окончании работ”,

“в связи с расширением” и т. п.

14) Оформление цифровой информации.

 

Цифровой материал оформляется в виде таблиц. Таблицу располагают после текста, в котором она упоминается впервые.

На все таблицы должны быть ссылки в курсовой работе. Таблицы нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всей курсовой работы. Номер размещается в правом верхнем углу.

Каждая таблица должна иметь заголовок. Заголовок не подчеркивается. Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист. При переносе таблиц на другой лист повторяется ее шапка. Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, подзаголовки – со строчных. При переносе на другой лист заголовок не пишут. В правом верхнем углу пишут «Продолжение таблицы 2» или «Окончание таблицы 2», если таблица на данной странице оканчивается.

Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, диаграммы, формулы) как и таблицы располагаются после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Любые иллюстрации обозначаются словом «рис.», которое помещается перед названием иллюстрации. Иллюстрации нумеруются арабскими цифрами по порядку включения в содержание работы.

Оформление таблиц

Таблицу располагают после текста, в котором она упоминается впервые.

На все таблицы должны быть ссылки в курсовой работе. Таблицы нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всей курсовой работы. Номер размещается в правом верхнем углу.

Каждая таблица должна иметь заголовок. Заголовок не подчеркивается. Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист. При переносе таблиц на другой лист повторяется ее шапка. Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, подзаголовки – со строчных. При переносе на другой лист заголовок не пишут. В правом верхнем углу пишут «Продолжение таблицы 2» или «Окончание таблицы 2», если таблица на данной странице оканчивается.

 

16). Оформление списка использованной литературы

 

Указывается фамилия и инициалы автора (авторов), точное название, место издания, наименование издательства, год издания, количество страниц. Для журнальной статьи указываются фамилия и инициалы автора, название статьи, название журнала, год выпуска, номер журнала, страницы. Список литературы должен включать только издания, использованные в курсовой работе.

Все цифры, цитаты, факты, таблицы, схемы, графики, заимствованные из литературных источников следует снабдить обязательными ссылками на источник с полным описанием издания.

Список использованной литературы оформляется по алфавитному или систематическому принципу. Источники на иностранных языках располагаются в списке после всех русскоязычных источников.

При включении в список литературы документов органов законодательной и исполнительной властей (законов, постановлений и т.д.) указываются названия и источник из которого они приведены. Кроме того, законодательные и нормативные положения рассматриваются в начале списка, а затем следуют авторы книг, статей и т.д.

 

17) Правила оформления ссылок

Ссылка - это словесное или цифровое указание внутри работы, адресующее читателя к другой работе (библиографическая ссылка) или фрагменту текста (внутритекстовая ссылка). Ссылка на источник обязательна при использовании заимствованных из литературы данных, выводов, цитат, формул и прочего, а также под каждой таблицей. Оформление ссылок осуществляется в виде постраничных сносок внизу страницы (с проставлением верхнего индекса). Автор работы обязан указывать в ссылке номер страницы, откуда заимствована та или иная информация. При оформлении ссылок в виде подстрочного примечания сведения об источнике приводятся в соответствии с правилами библиографического описания. Подстрочные сноски - это текст пояснительного или справочного характера (библиографическая ссылка), который отделяют от текста короткой (15 печатных знаков) тонкой горизонтальной линией с левой стороны. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения. При повторных постраничных ссылках и сносках, идущих вслед за основной, возможны сокращения (например: Там же. С.44). В любом случае автор работы обязан указывать в ссылке номер страницы, откуда заимствована та или иная информация. Перенос сноски с данной страницы на следующую не допускается.

Недопустимо заимствование текста из литературных источников без ссылки на автора цитаты.

 

18) Правила оформления приложений. Требования к нумерации страниц, написанию названия глав и разделов.

По ГОСТ 7.32-2001 в тексте работы на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность (например: ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O. В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, оно обозначается «ПРИЛОЖЕНИЕ А».

Текст каждого приложения может быть разделен на разделы, подразделы и т.д., которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Нумерация страниц приложений и основного текста должна быть сквозная.

Для нумерации в курсовой работе используются только арабские цифры.

Нумерация страниц должна быть сквозной, выставленной по центру в верхней части страницы. На титульном листе (стр.1) и там, где оглавление (стр. 2) номер страницы не печатается. Каждая глава должна начинаться с новой страницы. Параграфы имеют двойную нумерацию через точку. Например, 2.3. – третий параграф второй главы. Знак «параграфа» (§) не печатается. Введение и заключение не нумеруются.

 

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу составляются отдельно от приказов по

основной деятельности и имеют некоторые особенности.

Приказами по личному составу оформляются: прием, увольнение, по-

ощрение, перевод сотрудников организации. Заключение трудового догово-

ра с работником не исключает издания приказа по личному составу и его

прием на работу.

Реквизиты приказа по личному составу:

· Угловой или продольный штамп.

· Название вида документа (ПРИКАЗ).

· Дата, индекс с добавлением «к», «ок» или «л/с».

· Место составления.

· Заголовок к тексту.

· Текст.

· Основание.

· Подпись.

· Визы.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсут-

ствовать. Распорядительная часть приказа начинается глаголом, обозначаю-

щим действие: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т. д. (пишут

прописными буквами от нулевого положения табулятора). Затем с абзаца

прописными буквами указывают фамилию и строчными буквами пишут имя,

отчество лица, о котором издается приказ, его должность и структурное под-

разделение, куда он назначается.

Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких со-

трудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или уволь-

няются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых

касается отдельного сотрудника. После каждого пункта приказа пишется ре-

квизит «основание».

Каждый пункт приказа по личному составу должен соответствовать

требованиям ТК РФ.

 

Требования к тексту автобиографии.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. В нем дается краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.Пишут автобиографию рукописным способом (без исправлений и помарок) на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Реквизиты автобиографии:Название вида документа (АВТОБИОГРАФИЯ), текст,подпись, дата.Требования к тексту автобиографии:

1. Форма изложения – повествовательная (от первого лица).

2. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно

было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и

общественно-политической деятельности данного человека.

3. В тексте автобиографии указывают: имя, отчество и фамилию автора; число, месяц, год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

28. Классификация, реквизиты и особенности оформления протоколов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протокол общих собраний акционеров и т. д. Виды протоколов в зависимости от полноты освещения хода заседания могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, выступавших в прениях, и принятые решения. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм, звукозаписи текста или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Возможно составление таких протоколов на оперативных совещаниях, которые носят информационный характер.

Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь. Реквизиты протокола: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, регистрационный номер документа, место составления или издания документа(если нет в названии), заголовок к тексту, текст(вводная- кто присутствовал и повестка для, основная- слушатели, выступили, постановили), отметка о наличии приложений(если есть), подпись

. Оформление протокола:

1. Протоколы оформляются на бланке формата А4 или на общих бланках.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

4. Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, митинг, собрание) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, совещания у директора парка, заседания комиссии).

5. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

6. Вводная часть имеет постоянную информацию: слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» и переменную информацию (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). Фамилии присутствующих пишут в алфавитном порядке до 15 человек, если присутствует больше, то указывают количество.

В перечне приглашенных указывают фамилию, инициалы, должность, организацию.

Постоянные слова вводной части пишут от 0-го положения табулятора, от 2-го положения ставят тире, затем пишут фамилии присутствующих и приглашенных в именительном падеже.

6.1. Вводная часть протокола заканчивается Повесткой дня. С 0-го положения табулятора пишут «Повестка дня», ставят двоеточие. Двумя интервалами ниже пишут с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке дня (доклад, сообщение, отчет) перечисляют в именительном падеже и располагают таким образом, чтобы наиболее важные стояли первыми. Наименование должности, фамилия, инициалы пишут в родительном падеже. Заголовок отвечает на вопрос «о чем?».

В особо торжественных случаях собрание может выбрать президиум. В этом случае перед словом «Председатель» пишут «Президиум» и поименно указываются все лица, избранные в президиум собрания. Члены президиума подписывают протокол. Их подписи располагают после подписи председателя собрания.

6.2. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела нумеруется арабскими цифрами и строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).Слово СЛУШАЛИ печатают прописными буквами, перед словом ставят цифру, обозначающую вопрос, после слова СЛУШАЛИ ставят двоеточие. Фамилию, инициалы докладчика, указанную в повестке дня, необходимо писать в родительном падеже с красной строки. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст представлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут: «Доклад прилагается».Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, после него ставят двоеточие. Фамилию, инициалы выступающего пишут в именительном падеже с красной строки; в скобках указывают наименование должности; затем ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «Выступили» и оформляются по той же схеме. Вместо слов «вопрос», «ответ» пишут фамилии и инициалы. Слово ПОСТАНОВИЛИ печатают прописными буквами двумя интервалами ниже предшествующего текста. Если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то оно подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть должна быть конкретной и содержать составные части: что делать, кому и к какому числу. Каждый пункт печатается с красной строки. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций (министерств), принимавших участие в работе коллегиального органа. Например: № 24/30/35. Постановление (решение) может иметь вид резолюции, состоящей из двух частей: констатирующей и резолютивной. В констатирующей части

Отмечают значение обсуждаемого вопроса, указывают на достижения и недостатки, а в резолютивной – мероприятия, направленные на выполнение поставленных задач. Решения начинают словами: утвердить, одобрить, принять к сведению и т.п. Решения принимаются простым большинством голосов. В протоколе общих собраний указывают результаты голосования по каждому вопросу в отдельности, а при выборах должностных лиц – по каждой кандидатуре. Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривается, то в протоколе это обязательно должно быть зафиксировано.В зависимости от способа фиксации протоколы могут быть рукописными (машинописными), стенографическими и фонографическими. В первом случае запись ведет секретарь, во втором – стенографист, а в третьем весь ход заседания фиксируется на магнитофон. Затем и стенограмма, и фоно запись подлежат последующему оформлению.

 

30. Особенности формирования, ведения и подготовки к архивному хранению личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:* внесение записей в графы и разделы личного дела; * добавление документов; * изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует; * периодический учет входящих в личное дело документов; Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.

Порядок документов при оформлении личного дела: внутренняя опись документов дела; личное заявление о приеме на работу, увольнении; личный листок по учету кадров (дополнения к личному листку); резюме; копии документов об образовании, об избрании на должность; автобиография; характеристики, отзывы, рекомендательные письма; трудовой договор; копии приказа о приеме на работу.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: · личному делу присваивается учетный номер; · производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; · в личное дело вкладывается внутренняя опись. В архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет.

Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патетные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности».Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. В её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается. Если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а».

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

 

31. Правила оформления и выдачи копий документов.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов: полная копия; выписка; отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.