Этапы составления сметы предприятия

Для разработки смет на предприятиях создается планово-финансовая комиссия, в состав которой входят специалисты высокого уровня каждого подразделения (сегмента) компании.

Главная задача комиссии - обеспечение принятия реалистичных смет и их должная координация. Руководители сегментов представляют свои сметы на рассмотрение и утверждение комиссией.

Комиссия назначает менеджера, который будет руководить составлением сметы. Обычно, это бухгалтер. Он должен составить обобщенную смету предприятия на основе утвержденных смет сегментов.

Составление сметы осуществляется в следующие этапы:

I. Сообщение подробностей политики составления смет и основных направлений лицам, ответственным за составление смет.

Перспективный план является основной для составления годовой сметы. Высшее руководство должно дать информацию о показателях перспективного плана лицам, отвечающим за подготовку смет планируемого года. Эти лица также должны знать о других важных условиях, влияющих на подготовку смет (ожидаемое повышение цен на сырье, материалы, готовую продукцию, услуги, повышение заработной платы, ожидаемое увеличение производства и реализации и пр.).

II. Определение фактора, ограничивающего выпуск продукции.

Высшее руководство да начала составления смет должно определить те факторы, которые ограничивают выпуск продукции (покупательский спрос, материально-техническая база, нехватка квалифицированной рабочей силы), и сообщить об этом лицам, занимающимся составлением смет.

III. Подготовка программы сбыта.

Программа сбыта является важнейшим планом при составлении годового плана, она определяет ассортимент и объем сбыта, особенно когда фактором, ограничивающим объем производства, является потребительский спрос. Составление программы сбыта - наиболее сложный этап планирования, потому что совокупный доход от реализации зависит от интереса покупателей, общего состояния экономики, действий конкурентов.

При составлении программы сбыта важнейшим является оценка потребительского спроса, которая осуществляется с помощью ряда методов:

- оценка, основанная на мнении руководства и персонала отдела сбыта;

- оценка при помощи статистических методов, применение которых позволяет учитывать общие условия на предприятии и рынке и рост продаж за предыдущие периоды.

IV. Первоначальная подготовка смет.

Процесс подготовки смет должен идти снизу вверх. Смета должна составляться на низшем уровне руководства, а совершенствоваться и координироваться на более высоких уровнях. При первоначальной подготовке смет можно исходить из старых данных, но следует принимать во внимание изменение условий в будущем. Кроме того, руководители сегментов, составляя свои сметы, должны придерживаться указаний высшего руководства по вопросам, например, изменений цен на материалы, услуги.

V. Обсуждение смет с вышестоящим руководством.

Составление сметы начинается с низшего уровня руководства. Руководители этого уровня составляют свои сметы и представляют их на рассмотрение и утверждение вышестоящим руководителям, а они, в свою очередь, объединяют эти сметы в одну и представляют ее на утверждение своему руководителю, который теперь становится ответственным за составление сметы на своем уровне. Это двухсторонний процесс: установление целей и стратегии их достижения по нисходящей - сверху вниз; подготовка смет по восходящей снизу вверх; затем утверждение составленных смет снова по нисходящей - от высшего руководства до руководителей подразделений.

VI. Координация и анализ рассмотренных смет.

По мере продвижения смет снизу вверх в процессе обсуждения необходимо изучить соотношение показателей смет и их скоординировать. Вносить изменения в смету должно лицо, ответственное за ее подготовку. Иногда смета проходит 2-3 раза по всем инстанциям до тех пор, пока все сметы не будут скоординированы и не станут приемлемыми для всех сторон.

VII. Окончательное принятие смет.

После полной взаимоувязки всех смет, их сводят в обобщенную смету, которая состоит из счета прибылей и убытков, баланса и отчета о движении денежных средств. После утверждения обобщенной сметы все сметы отправляют во все центры ответственности.

VIII. Последующий анализ смет.

Процесс составления смет не заканчивается их утверждением. Фактические результаты должны сравниваться со сметными. Сравнение должно производиться ежемесячно, и до середины следующего месяца отчет по результатам сравнения должен быть представлен составителям смет, чтобы стимулировать их деятельность. Это позволит выявить, какие позиции смет не выполнены и выяснить причины отклонения.

Подготовка сметы включает следующее:

 

 

 

Составим годовую смету компании на будущий год.

Компания производит два вида насосов:

масляный (Н.М.) и топливный (Н.Т.)

Для разработки годовой сметы необходимо изучить следующую информацию:

Нормы затрат на единицу продукции:

 

Статьи затрат	Нормы затрат на единицу продукта	Цена
Н.М.	Н.Т.
1. Латунь	10 кг	10 кг	60 тенге за 1 кг.
2. Алюминий	8 кг	6 кг	85 тенге за 1 кг.
3. Основная заработная плата	12 час	14 час	49,50 тенге за 1 час

База распределения накладных производственных расходов - отработанное время.

 

3. Сведения о готовой продукции:

 

Показатели	Готовая продукция	Сумма
Н.М.	Н.Т.
1. Предполагаемый объем продаж (ед)
2. Цена единицы (тенге)
3. Запасы на конец периода (ед.)
4. Запасы на начало периода (ед.)
5. Запасы на начало периода по производственной себестоимости (тыс. тенге)	196,2	74,34	270,54

4. Сведения о материалах:

 

Показатели	Основные материалы
Латунь	Алюминий
1. Запасы на начало периода (кг)
2. Запасы на конец периода (кг)

 

5. Состав накладных расходов (тыс. тенге):

 

1.	Вспомогательные материалы	280,0
2.	Косвенная заработная плата	650,0
3.	Прочие выплаты	205,00
4.	Энергия (переменные расходы)	700,0
5.	Обслуживание (переменные расходы)	200,0
6.	Амортизация	220,0
7.	Налоги	150,0
8.	Страхование имущества	80,0
9.	Заработная плата руководителей	950,0
10.	Энергия (постоянные расходы)	40,0
11.	Обслуживание (постоянные расходы)	50,0
	Итого:	3525,0

 

6. Состав коммерческих и административных расходов (тыс. тенге):

 

1.	Комиссионное вознаграждение	210,0
2.	Реклама	180,0
3.	Заработная плата продавцов	190,0
4.	Транспортные расходы	200,0
5.	Заработная плата служащих	130,0
6.	Вспомогательные материалы	45,0
7.	Административные расходы	225,0
	Итого	1180,0

 

На основании этих данных необходимо составить: смету продаж, смету производства в единицах, смету материалов, смету рабочего времени, смету производственных накладных расходов, смету запасов на конец периода, смету производственной (цеховой) себестоимости, смету коммерческих и административных расходов.

Большинство предприятий имеют определенные стандарты по составлению смет, которые содержат инструкции и схемы организационных потоков.

Составление плана работы предприятия начинается с составления сметы по реализации продукции.

1. Смета реализации (программа сбыта, бюджет продаж).

 

Наименование готовой продукции	Количество (ед.)	Цена за единицу (тенге)	Сумма реализации (тыс. тенге)
1.Насос масляный			15000,0
2. Насос топливный			7810,0
Итого			22810,0

 

Сумма 22810,0 тыс. тенге используется затем в разработке сметы прибыли. Смета реализации часто является результатом сбора и обработки информации.

Смета реализации показывает количество каждого вида продукта, которое компания планирует, и планируемую цену реализации. В смете представлен прогноз совокупного дохода, на основе которого будут оцениваться наличные поступления от реализации. Смета реализации дает информацию для составления сметы по производству, сметы коммерческих и административных расходов.

Подготовка сметы по реализации является самой трудоемкой, к тому же ее результаты являются отправной расчетной точкой на следующих этапах составления функциональных смет, так как все расходы зависят от объема продаж. Прежде всего руководителю необходимо определить фактор, ограничивающий выпуск продукции. Для большинства предприятий этим фактором является потребительский спрос. Однако, возможны случаи, когда выпуск продукции сдерживают производственные мощности, а покупательский спрос превышает их возможности. Трудности в расчетах возникают в первом случае, так как совокупный доход от реализации зависит от действий покупателей, на которые влияют случайные факторы (состояние экономики, работа конкурента). Для оценки потребительского спроса применяются следующие методы:

-экспертные оценки, сделанные на основе мнений руководителей отделов сбыта по регионам и сотрудников, отвечающих за выпуск и реализацию продукции;

-статистические оценки, полученные на основе методов статистического анализа по данным за предыдущие периоды.

Процесс подготовки сметы по реализации должен идти снизу вверх, то есть данные должны собираться и анализироваться на низшем уровне руководства, а координироваться с соответствующими выводами на более высоких уровнях. В результате смета реализации должна представлять данные по всему ассортименту продукции предприятия (вид, планируемое количество в натуральных измерителях, цена, объем продаж в денежном измерении). Общая смета по реализации должна быть подкреплена подробными вспомогательными плановыми таблицами по реализации продукции по сбытовым территориям и анализом продаж по каждому месяцу.

 

2. Смета производства в единицах (производственная программа)

 

№	Показатели	Наименование готовой продукции
Н.М.	Н.Т.
1.	Плановый объем продаж
2.	Заданные остатки готовой продукции на конец периода
3.	Общие потребности (1+2)
4.	Остатки на начало периода
5.	Производственная программа (3-4)

 

Смета по производству формируется только в количественных показателях; ее цель - обеспечить объем производства, достаточного для удовлетворения потребительского спроса.

 

3 а. Смета потребности в основных материалах на планируемый год

 

№	Показатели	Готовая продукция	Сумма
Латунь	Алюминий
1.	Насос масляный (5920 х 10 = 59200 кг) (5920 х 8 = 47360 кг)
2.	Насос топливный (2050 х 10 = 20500 кг) (2050 х 6 = 12300 кг)
3.	Общая потребность в основных материалах (кг)
4.	Цена за 1 кг (тенге)
5.	Общая сумма (тыс.тенге)	4782,0	5071,1	9853,1

 

3 б. Смета затрат на приобретение основных материалов на планируемый год

 

№	Показатели	Основные материалы	Сумма
Латунь	Алюминий
1.	Производственная потребность (кг)
2.	Запланированные остатки на конец периода (кг)
3.	Общая потребность (кг)
4.	Остатки материалов на начало периода (кг)
5.	Необходимо приобрести (кг)
6.	Цена за 1 кг (тенге)
7.	Затраты на приобретение (тыс. тенге)	4812,0	4739,6	9551,6

 

Для обеспечения производственной программы компания должна иметь 9551,6 тыс. тенге для приобретения необходимых основных материалов.

Цель сметы производственных материалов (бюджета основных материалов) – рассчитать прямые затраты по материалам в натуральных и денежных единицах для реализации производственной программы и оценить средства на приобретение основных материалов, учитывая имеющиеся запасы. Покупка материалов зависит от потребностей производства и уровня запасов и определяется по формуле: производственная потребность +остатки материалов на конец периода - остатки материалов на начало периода.

Оценку использования производственных материалов осуществляют непосредственно начальники участков производства (например, цеха). Исходя их технологии производства отдельного вида продукции, они предоставляют годовые плановые таблицы использования основных производственных материалов по каждому изделию и общую потребность по каждому виду материалов. Эти данные используются при расчете затрат на приобретение основных производственных материалов. За составление данной сметы отвечает начальник отдела снабжения (закупок).

 

 

4. Смета рабочего времени (трудовой бюджет)

 

Наименование готовой продукции	Запланированный объем производства (ед.)	Затраты времени на единицу (час)	Всего часов	Затраты труда (в тыс. тенге)	Отчисления от оплаты труда (тыс. тенге)	Итого
Насос масляный				3516,48	738,46	4254,94
Насос топливный				1420,65	298,34	1718,99
Итого				4938,13	1036,8	5973,93

 

 

Цель сметы рабочего времени (трудового бюджета) – подготовить расчеты затрат рабочего времени, которое необходимо для удовлетворения потребностей производства. Эти затраты зависят от технологии производства, сдельных расценок, тарифных ставок. В составлении данной сметы непосредственное участие принимают руководители производственных участков (цехов), они должны руководствоваться разработанными расценками и штатным расписанием. Расценки за труд должны быть разработаны на базе существующей тарифной системы.

5. Смета накладных производственных расходов на планируемый год. (база распределения 99740 рабочих часов)

 

№	Статьи затрат	Сумма (дол)
1.	Вспомогательные материалы	280,0
2.	Косвенная заработная плата	650,0
3.	Прочие выплаты	205,0
4.	Энергия (переменная часть)	700,0
5.	Обслуживание (переменная часть)	200,0
6.	Амортизация	220,0
7.	Налоги	150,0
8.	Страхование имущества	80,0
9.	Заработная плата руководителей	950,0
10.	Энергия (постоянная часть)	40,0
11.	Обслуживание (постоянная часть)	50,0
	Итого	3525,0

 

Сумма накладных расходов на 1 час рабочего времени равна 3525000: 99740 = 35,34 тенге

Цель сметы накладных производственных расходов - правильное прогнозирование общей суммы накладных расходов и распределение накладных расходов согласно выбранной базе распределения. Общая сумма накладных расходов, как правило, зависит от динамики расходов по отдельным статьям в отношении к прогнозируемому уровню производства. При разработке статей данной сметы следует руководствоваться соответствующими нормативными документами. Выбор базы распределения накладных расходов представляется самому хозяйствующему субъекту, исходя из его особенностей в технике, технологии и организации производства (например, отработанное время, основная заработная плата производственных рабочих, расходы по эксплуатации и обслуживанию оборудования и пр.). Накладные расходы необходимо анализировать для того, чтобы выяснить, управляемы они или нет, и установить контроль за этими расходами.

На основании норм расхода производственных материалов, затрат труда производственных рабочих, накладных расходов определяется плановая себестоимость единицы готовой продукции.

 

Расчет предполагаемой производственной себестоимости готовой продукции

 

Статьи затрат	Затраты на 1 ед. или на 1 час работы (тенге)	Насос масляный	Насос топливный
Кол-во (ед.)	Сумма (тенге)	Кол-во (ед.)	Сумма (тенге)
Латунь
Алюминий
Основной труд	49,50
Отчисления от оплаты труда	10,40		124,74		145,60
Накладные расходы	35,34		428,08		494,76
Всего			2426,82		2443,36

 

6. Смета запасов на конец планируемого года

 

	Виды ТМЗ	Количество (кг.)	Цена за 1 (тенге)	Сумма (тыс. тенге)
1.	Основные материалы: Латунь Алюминий			318,0 76,5
	Итого			394,5
2.	Готовая продукция Насос масляный Насос топливный		2426,82 2443,36	2426,82 195,47
	Итого			2622,29

 

Информация о планируемых остатках материалов и готовой продукции на конец планируемого года необходима для составления сметы по производству, сметы материального снабжения, а также для составления прогнозного отчета о прибылях и убытках и прогнозного баланса.

 

7. Смета цеховой производственной себестоимости.

(тыс. тенге)

№	Показатели	Насос масляный	Насос топливный	Всего
1.	Остаток готовой продукции на начало планируемого периода	196,2	74,34	270,54
2.	Основные материалы	4782,48	5071,1	9853,1
3.	Основная зарплата рабочих	3516,48	1420,65	4937,13
4.	Отчисления от оплаты труда	738,46	298,34	1036,8
5.	Накладные производственные расходы	2510,55	1014,26	3524,81
6.	Производственная себестоимость (2+3+4+5)	11547,49	7804,35	19351,84
7.	Затраты на продукцию, готовую к реализации (1+6)	11743,69	7878,69	19622,38
8.	Остаток готовой продукции на конец планируемого периода	2426,82	195,47	2633,29
9.	Себестоимость проданной продукции (7-8)	9316,87	7683,22	17000,09

 

Смета производственной себестоимости составляется для контроля за уровнем издержек и содержит сведения из смет по труду основных производственных рабочих, использования материалов и накладных производственных расходов. Целью сметы производственной себестоимости является, во-первых, расчет плановой производственной себестоимости продукции, предполагаемой к выпуску, во-вторых, предварительная оценка себестоимости продукции, планируемой к реализации.

8.Смета коммерческих и административных расходов.

(тыс. тенге)

№	Статьи затрат	Сумма (дол)
1.	Комиссионное вознаграждение	210,0
2.	Реклама	180,0
3.	Заработная плата продавцов	190,0
4.	Транспортные расходы	200,0
	Итого коммерческих расходов	780,0
1.	Заработная плата служащих	130,0
2.	Вспомогательные материалы	45,0
3.	Зарплата администрации	225,0
	Итого административных расходов	400,0
	Всего расходов	1180,0

 

Данная смета определяет статьи затрат непроизводственного характера. Следует иметь в виду, что предприятие, формируя состав коммерческих и административных расходов, должно руководствоваться соответствующими нормативными документами.

 

9.Смета прибыли (1 вариант)

 

(тыс. тенге)

№	Показатели	Насос масляный	Насос топливный	Всего
1.	Выручка	15000,0	7810,0	22810,0
2.	Себестоимость проданной продукции	9316,87	7683,22	17000,09
3.	Валовая прибыль	5683,13	126,78	5809,91
4.	Коммерческие и административные расходы	-	-	1180,0
5.	Операционная прибыль	-	-	4629,91

 

9а. Смета прибыли (сметный счет прибылей и убытков)

(2 вариант)

(тыс. тенге)

№

Показатели

Насос масляный

Насос топливный

Всего

 

1.	Реализация	15000,0	7810,0	22810,0
2.	Запасы материалов на начало периода	288,0	408,0	696,0
3.	Закупки	4812,0	4739,6	9551,6
4.	Запасы материалов на конец периода	318,0	76,5	394,5
5.	Стоимость потребленных материалов (2+3-4)	4782,0	5071,1	9853,1
6.	Труд основных производственных рабочих	3516,48	1420,65	4937,13
7.	Отчисления от оплаты труда	738,46	298,34	1036,80
8.	Накладные производственные расходы	2510,55	1014,2	3524,81
9.	Совокупные производственные расходы (5+6+7+8)	11547,4	7804,3	19351,84
10.	Запас готовой продукции на начало периода	196,20	74,34	270,54
11.	Запас готовой продукции на конец периода	2426,82	195,47	2622,29
12.	Стоимость реализованной продукции (9+10-11)	9316,87	7683,2	17000,09
13.	Валовая прибыль (1-12)	5683,13	126,78	5809,91
14.	Коммерческие и административные расходы	-	-	1180,0
15.	Планируемая прибыль от производственной деятельности	-	-	4629,91

 

Эта таблица более наглядно отражает все виды предполагаемых доходов и расходов на планируемый год.

Два варианта сметы прибыли дают возможность прогнозировать сумму прибыли (валовой и операционной). Сметы прибыли составляются на основании ранее разработанных функциональных смет.

Резюмируя в совокупности рассмотренные этапы бюджетирования, можно составить перечень исходной информации, необходимой для разработки функциональных смет.

 

№

Наименование данных

Центр ответственности за предоставление данных

 

1.	Объем продаж	Отдел сбыта-снабжения (маркетинга)
2.	Запас продукции на начало периода	Планово-финансовый отдел, отдел снабжения
3.	Запас продукции на конец периода	Планово-финансовый отдел, отдел снабжения
4.	Норма расхода каждого вида основных материалов на производство единицы продукции ассортимента	Производственно-технологический отдел
5.	Запасы каждого вида материалов на начало периода	Планово-финансовый отдел, отдел снабжения
6.	Запасы материалов на конец периода	Планово-финансовый отдел, отдел снабжения
7.	Плановые ставки по оплате труда основных работников	Штатные расписания, отдел нормирования труда
8.	Нормы расхода вспомогательных материалов на каждый вид выпускаемой продукции	Производственно-технологический отдел
9.	Нормы затрат труда вспомогательных рабочих на каждый вид выпускаемой продукции	Производственно-технологический отдел
10.	Коммерческие и административные расходы	Планово-финансовый отдел

 

После составления функциональных смет на предприятии приступают к составлению итоговых смет:

- кассовой консолидированной сметы (бюджета денежного потока);

- сметного баланса (проекта баланса).

Сметный баланс (проект баланса), как и сам бухгалтерский баланс, является отражением состояния активов, обязательств и собственного капитала на определенный момент времени. Эти формы составлялись и ранее и отличаются раскрытием отдельных новых статей. Новым для отечественной системы учета является составление кассовой консолидированной сметы (бюджета денежного потока), то есть проекта отчета о движении денежных средств. Он отражает изменения в ресурсах предприятия за период времени, раскрывает важные данные о движении денежных потоков субъекта по основной, инвестиционной и финансовой деятельности:

Инвестиционная деятельность предполагает наличие доходов и расходов в денежной форме, связанных с приобретением и продажей основных средств, а также с выдачей и получением погашаемых кредитов. Например:

· денежные выплаты по приобретению нематериальных активов, основных средств, финансовых инвестиций и других долгосрочных активов;

· денежные поступления от реализации нематериальных активов, основных средств, финансовых инвестиций и других долгосрочных активов;

· денежные выплаты по приобретению собственного капитала, финансовых инвестиций, долговых обязательств других предприятий;

· денежные поступления от реализации собственного капитала, финансовых инвестиций, долговых обязательств других предприятий;

· предоставление кредитов другим юридическим лицам;

· погашение кредитов, предоставленных другими юридическими лицами.

Финансовая деятельность предполагает получение заемных средств и возвращение их владельцам, что приводит к изменению размера собственного капитала и заемных средств. Например:

· денежные поступления от выпуска акций и других ценных бумаг;

· денежные выплаты собственникам акций для приобретения или погашения акций предприятия;

· получение банковских кредитов, поступление денежных средств от выпуска необеспеченных долговых облигаций, векселей, закладных и других кратко- и долгосрочных займов;

· выплаты заемных сумм;

· выплата дивидендов.

Основная (операционная) деятельность включает все операции, не относящиеся к инвестиционной и финансовой деятельности. Сумма потоков денежных средств от основной деятельности субъекта является наиболее важным показателем при анализе денежных потоков. Доходов должно хватать по крайней мере для того, чтобы покрыть все затраты, связанные с производством и реализацией товаров.

Основная цель анализа движения денежных потоков - определение источников поступлений и их использование. Анализ проводится прямым и косвенным методами.

Прямой метод основан на анализе движения денежных средств с применением данных, взятых из счетов баланса предприятия или из скорректированных статей отчета о финансовых результатах. Данный метод представляет движение денежных средств по основным статьям деятельности и:

· показывает основные источники поступлений денежных средств и основные направления оттока денежных средств;

· обеспечивает возможность оперативных заключений о достаточности денежных средств для осуществления текущих платежей;

· создает связь между совокупным доходом и денежными поступлениями за период.

Рассмотрим СХЕМУ составления кассовой консолидированной сметы по прямому методу.

 

 

Косвенный метод основан на использовании одновременно данных статей баланса и отчета о результатах финансово-хозяйственной деятельности. При его использовании сумма чистого дохода (убытка) корректируется на изменение текущих активов и обязательств, неденежных операций и на доходы и расходы, являющиеся результатом инвестиционной и финансовой деятельности. Данный метод раскрывает движение денежных средств на нетто-основе, т.е. на разнице между поступлениями и выплатами и:

· раскрывает взаимосвязь между различными видами деятельности предприятия;

· устанавливает связь между чистым доходом и изменениями в активах предприятия за период.

Следует учесть, что неденежными являются операции, которые не требуют использования денежных средств, например, переоценка основных средств и финансовых инвестиций, вклад в уставный капитал в виде внеоборотных активов, безвозмездная передача активов предприятию, бартерные операции.

Рассмотрим СХЕМУ составления консолидированной кассовой сметы по косвенному методу.

 

 

В целом, анализ консолидированной кассовой сметы позволяет сформулировать заключения по следующим вопросам:

· требуемое количество и источники денежных средств и основные направления их использования;

· способность предприятия покрывать расходы за счет притока средств и насколько стабильна данная способность;

· доход компании и насколько достаточен доход для удовлетворения текущих потребностей предприятия в денежных средствах;

· собственные денежные средства предприятия и насколько они достаточны для осуществления инвестиционной деятельности;

· почему существует различие между полученной прибылью и общей суммой денежных средств.