Документы, корреспонденция, делопроизводство

ДОКУМЕНТЫ, КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами, а вопрос, который необходимо было решить органу управления. Значение дела как собрания документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности пришло много позднее. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений.

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанные традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственном языке с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ.

Важное значение при документировании имеют средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

· Простые орудия (ручки, карандаши);

· Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

· Средства автоматизации – компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования и типы создаваемых при этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав документов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован ГОСТом. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации, содержащих переработанную, вторичную информацию.

Среди функций документа выделяются общие и специальные, к общим функциям документа относятся:

· информационная: любой документ создается для сохранения информации, т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;

· социальная – документ является социально значимым объектом, т.к. порождается той или иной социальной потребностью;

· коммуникативная – документ выступает как средство связи между учреждениями или физическими лицами;

· культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции.

К специальным функциям документа относятся:

· управленческая – документ является инструментом управления;

· правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и отношений в обществе;

· функция исторического источника.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и личного происхождения.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и т.д. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое значение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию или созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.

Классификация документов

 

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документации: административная, статистическая, коммерческая и т.д. Предметом изучения дисциплины является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

Ø Организационно-распорядительную (положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы);

Ø Справочно-информационную (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты);

Ø По личному составу (приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.).

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Она является основой для правильного формирования дел. Основной признак классификации – содержание документа.

 

Общая схема классификации документов

По видам	Организационно-распорядительная Справочно-информационная По личному составу
По форме	Индивидуальные Типовые Трафаретные
По содержанию	Простые Сложные
По происхождению	Официальные Личные
По месту происхождения	Внешние Внутренние
По срокам хранения	Постоянно Свыше 10 лет До 10 лет
По гласности	Секретные Несекретные
По средствам фиксации	Рукописные Машинописные Графические Звуковые Фотокинодокументы
По стадиям	Оригиналы Черновики Копии Выписки Отпуск
По срочности	Срочные Несрочные

 

Коммерческая тайна

Экз. № 1

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом КТ производится централизованно в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа «Черновик уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие документы с грифом КТ принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

Документы, имеющие гриф КТ, формируются в отдельное дело. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом КТ.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом КТ. Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

Номенклатура дел

 

После того, как документ исполнен, он должен быть подшит в папку.

В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Она предназначена для:

· классификации документов;

· порядка формирования дел в делопроизводстве;

· учета дел;

· группировки исполненных документов в дела;

· систематизации дел;

· индексации дел;

· составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

· учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

Итак, в каждой организации документы должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации (классификации документов), которая возможна только при наличии номенклатуры дел.

Требования к составлению номенклатур дел:

1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

2. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЦЭК), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение и утверждаются руководителем организации.

3. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК и экспертной комиссией вышестоящей организации. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения.

4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе, справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения.

6. Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ, второй — используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий — используется в ведомственном архиве организации, четвертый — в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение.

7. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

8. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Она устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным докумен том. (Например, Федеральное агентство по образованию может разработать типовую номенклатуру для учебных заведений). Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенных категорий организаций с однотипным составом, образующихся в процессе их деятельности документов.

Независимо от наличия или отсутствия типовой и примерной номенклатур дел, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Формирование дел

Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотрению (как им удобно) определяют порядок работы и систематизацию хранения документов.

Но в этой ситуации следует помнить, что на организацию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.

Если на предприятии не разработана номенклатура дел, формирование дел происходит стихийно и сдача дел в архив может не состояться или будет проблематичной.

Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.

Формирование дел должно обеспечить:

· оперативность поиска документов;

· надежность документационного обслуживания управления;

· сохранность документов.

Формирование дел осуществляется:

· службой ДОУ (секретарем) — при централизованной форме ведения делопроизводства;

· структурными подразделениями — при децентрализованной форме ведения делопроизводства (лицами, ответственными за делопроизводство).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;

· расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

· оформление обложек дел.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.

Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.

Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

ДОКУМЕНТЫ, КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами, а вопрос, который необходимо было решить органу управления. Значение дела как собрания документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности пришло много позднее. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений.

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанные традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственном языке с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ.

Важное значение при документировании имеют средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

· Простые орудия (ручки, карандаши);

· Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

· Средства автоматизации – компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования и типы создаваемых при этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав документов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован ГОСТом. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации, содержащих переработанную, вторичную информацию.

Среди функций документа выделяются общие и специальные, к общим функциям документа относятся:

· информационная: любой документ создается для сохранения информации, т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;

· социальная – документ является социально значимым объектом, т.к. порождается той или иной социальной потребностью;

· коммуникативная – документ выступает как средство связи между учреждениями или физическими лицами;

· культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции.

К специальным функциям документа относятся:

· управленческая – документ является инструментом управления;

· правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и отношений в обществе;

· функция исторического источника.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и личного происхождения.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и т.д. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое значение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию или созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.