Словарь терминов, применяемых в делопроизводстве

Автор документа — физическое или юридическое лицо, со­здавшее документ.

Адресант — отправитель.

Адресат — получатель.

Аккредитив — документ, содержащий распоряжение од­ного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и под­тверждающий установленные факты или события.

Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архив (Ндп. архивохранилище¹) — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хране­ние архивных документов с целью использования.

Архивный документ — документ, сохраняемый или под­лежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирую­щих автора официального письменного документа.

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), рас­положенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).

Вид письменного документа — принадлежность письмен­ного документа к системе документации по признакам содер­жания и целевого назначения.

¹ «Ндп.» — согласно ГОСТ Р 51141-98 недопустимый к приме­нению термин — синоним. Архивохранилище (Ндп. архив) — спе­циально оборудованное помещение для хранения архивных доку­ментов.

Приложения

Виза официального документа — реквизит документа, вы­ражающий согласие или несогласие должностного лица с со­держанием документа.

Входящий документ — документ, поступивший в органи­зацию.

Выписка из документа — копия части текстового доку­мента.

Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой га­рантийное обязательство.

Гриф — реквизит, указывающий на особый характер со­держания официального документа.

Дело — 1) совокупность документов или документ по од­ному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответству­ющим образом оформленную; 2) единица хранения письмен­ных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое (синоним — служебное) письмо — вид офици­ального документа, направляемого от имени организации в адрес другой организации или частному лицу и наоборот.

Делопроизводство — отрасль деятельности человека, свя­занная с разработкой и оформлением документов, организаци­ей их движения, учета и хранения. Равнозначен ему термин-синоним «документационное обеспечение управления (ДОУ)».

Директивный документ — документ, содержащий обяза­тельные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъ­явителю на выполнение каких-либо действий от имени до­верителя.

Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка — документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ; документированная информация — зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизита­ми, позволяющими ее идентифицировать.,

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Делопроизводство

Документооборот — 1) движение документов в организа-ци с момента их получения или создания до завершения испол­нения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов организации за определенный период времени.

Досье — совокупность документов, относящихся к одно­му какому-либо делу.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинни­ка документа, имеющий юридическую силу.

Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или по­яснение содержания документа, факта, события, например: слу­жебная, памятная, докладная, объяснительная.

Запрос — коммерческий документ, представляющий со­бой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать под­робную информацию о товаре (услугах) или направить пред­ложение на поставку товара.

Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень иму­щества организации с указанием выявленного количества, со­стояния предметов, их стоимости.

Индекс дела; номер дела — цифровое и/или буквенно-циф­ровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, на­носимое на его обложку.

Инициативный документ (письмо) — документ, послужив­ший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция — правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны дея­тельности организаций, их подразделений, отдельных должно­стных лиц, работников.

Исходящий документ; отправляемый документ — офи­циальный документ, отправляемый из учреждения.

Классификация документов — деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Ключевые слова — стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.

Коммерческое письмо — название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.

Приложения

Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинни­ка, соответствующим образом заверенное.

Корреспондент — организация или отдельное лицо, с кото­рым ведется переписка.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражает пере­дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, ин­струментов, продукции, зданий и т. д.) определенной органи­зации или лицу.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо работнике организации.

Машиночитаемый текст — документ, использование ко­торого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.

Наименование документа — обозначение вида письмен­ного документа.

Накладная — документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценно­стей.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределе­нии работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся им зарплаты.

Номенклатура дел — систематизированный перечень, за­головок дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер входящего письма — регистрационный номер до­кумента, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма —. регистрационный номер до­кумента, проставляемый отправителем (адресантом).

Нормативные документы — документы, в которых уста­навливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой

Делопроизводство

продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).

Объяснительная записка — документ, в котором работ­ник организации объясняет причины невьтолнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, правил или устного ука­зания руководителя.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ — вид пись­менного документа, в котором фиксируют решение админис­тративных и организационных вопросов, а также вопросов уп­равления, взаимодействия, обеспечения и регулирования дея­тельности органов власти, учреждений, предприятий, органи­заций, их подразделений и должностных лиц.

Организационные документы — документы, определяю­щие статус (организационно-правовую форму) учреждения, предприятия и порядок его работы.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр до­кумента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным мате­риалом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени открытости, кон­фиденциальности (секретности), срочности исполнения доку­ментов.

Отпуск — заверенная полная копия исходящего докумен­та, остающаяся у отправителя.

Официальные документы — документы, созданные юри­дическим или физическим лицом и оформленные и удостове­ренные в установленном порядке.

Оформление дела — комплекс работ по описанию дела, по подготовке обложки, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление документа — проставление необходимых рек­визитов, установленных правилами документирования.

Письмо — обобщенное наименование различных по со­держанию документов, служащих средством общения меж­ду организациями, а также между организациями и частны­ми лицами.

Приложения

Подлинник — 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.

Поисковые данные документа — сведения о месте хране­ния документа, включающие архивный шифр и ссылку на но­мера листа (страницы) документа.

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности учреждений, предприя­тий, их структурных подразделений.

Предложение (оферта) — письменное заявление от имени организации, адресованное другой организации, о готовности заключить с ней договор на определенных условиях.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении персонала, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по воп­росам деятельности организации.

Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невьтолнения ею заключенных ранее договоров и разно­го рода обязательств.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, стоящих перед орга­низацией.

Программа — документ, излагающий основные направле­ния работы организации или предприятия на определенный период времени.

Проект документа — предварительный вариант докумен­та, предназначенный для рассмотрения и согласования с заин­тересованными должностными лицами.

Протокол — документ, содержащий последовательную за­пись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собра­ниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Расписка—документ, подтверждающий получение каких-либо денежных или материальных ценностей.

Распорядительные документы — документы, в которых фиксируются решения в учреждении, на предприятии адми­нистративных и организационных вопросов.

Делопроизводство

Распоряжение — правовой акт, издаваемый в организации по оперативным вопросам единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных под­разделений.

Регистрационный индекс документа; регистрационный но­мер докумунта — цифровое или буквенно-цифровое обозна­чение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа — запись учетных данных о доку­менте по установленной форме, фиксирующая факт его созда­ния, отправления или получения.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бух­галтерском учете и делопроизводстве (например, реестр опи­сей).

Резолюция на документе — письменное указание руково­дителя исполнителю о характере и сроках исполнения докумен­та.

Реквизиты — информационные элементы служебного документа, его составляющие.

Реквизит переменный — реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Реквизит постоянный — реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Рекламационное письмо — письменное заявление об об­наружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или вышестоящей руководящей инстанцией; 2) доку­мент, содержащий заключение суда или арбитража по ре­зультатам разбора спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

Система документации — совокупность документов, вза­имосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования — принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

Приложения

Служебный документ — официальный документ, исполь­зуемый в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Справка — документ, содержащий ответ на запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и со­бытий.

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного и многократного использования устанавливаются характерис­тики продукции, правила оформления документов, осуществ­ления и характеристики процессов производства, эксплуата­ции, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выпол­нения работ или оказания услуг. Стандарт также может со­держать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного ис­пользования, направленная на достижение упорядоченности в сферах управления производства и обращения продукции и по­вышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель форм документов).

Таблица — форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размещены по графам.

Телеграмма — вид служебного документа, переданного по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спосо­бом передачи текста — по телефону.

Техническая документация — обобщающее название кон­структорской и технологической документации, отражающей результаты проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и соору-

г

Делопроизводство

жений, а также процессов изготовления изделий промыш­ленного производства.

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наи­более типичные социально-правовые отношения и воспроизво­димые по образцам.

Трафаретизация — способ унификации текстов докумен­тов, состоящий в разделении содержащейся в них информа­ции на постоянную, закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа), вноси­мую непосредственно при оформлении документа.

Указание — распорядительный документ, издаваемый в учреждениях, на предприятиях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопро­сам, связанным с организацией исполнения приказов, инст­рукций и других правовых актов органов управления.

Унификация — установление единообразного набора фор­матов бумаги, элементов текста, реквизитов или размещения как в рамках одного документа, так и в масштабе документно­го образования.

Унифицированная система документации (УСД) — сис­тема документации, созданная по единым правилам и требо­ваниям, содержащая информацию, необходимую для управ­ления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) — совокуп­ность реквизитов, установленных в соответствии с решаемы­ми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факси­мильной связи.

Факсимиле — воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанной от руки, а также клише, печатка, позволяющая многократно воспроиз­водить подпись на документах.

Физическое лицо — лицо, обладающее гражданскими пра­вами и подлежащее ответственности за нарушение гражданских обязанностей.

Приложения

Формирование дел — группировка исполненных докумен­тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематиза­ция документов внутри дел.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной по­следовательности.

Формуляр-образец документа — модель построения до­кумента, устанавливающая область применения, форматы, раз­меры полей, требования к построению конструкционной сет­ки и основные реквизиты.

Характеристика — документ, выдаваемый администрацией организации своему работнику.

Циркулярное письмо — письмо, направленное вышестоя­щей организацией в несколько адресов.

Экспертиза ценности документов — определение значе­ния документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, обеспечиваемое действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа управления и установлен­ным порядком оформления.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или орга­низация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение, организующие основной текст и характерное для конкретных видов документов. Так, языковой формулой га­рантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантирует­ся. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка».

Делопроизводство

Приложение 2

Типовое положение о канцелярии

1. Общие положения

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документа­
ми в организации и является ее самостоятельным структурным
подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, под­
чиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Заведующий канцелярией назначается и освобождается
от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством;
распорядительными актами государственных и вышестоящих

организаций;

Уставом данной организации;

Инструкцией по документированию управленческой деятель­ности, утвержденной руководителем организации;

Положением о канцелярии.

2. Основные задачи н функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение чет­
кой организации работы с документами.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию воз­
лагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходя­щей и внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве организации и контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, конт­роль за правильным и своевременным составлением и оформле­нием документов, формирование их в дела, рациональная органи­зация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внут­ренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на госу­дарственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.

Приложения

2.3. Функции между структурными подразделениями канце­лярии распределяются следующим образом:

Секретариат— подразделение канцелярии, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-ре­ферент, технические секретари, секретари заместителей руководите­ля организации) выполняет следующие основные функции:

рассматривает и подготавливает к докладу руководству орга­низации поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя организации проек­ты отдельных приказов, писем, справок и других документов и со­гласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подраз­делений и дает заключения и предложения по ним;

следит за правильностью составления и оформления докумен­тов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;

обеспечивает подготовку соответствующих материалов к со­вещаниям, созываемым руководством организации;

производит оформление протоколов заседаний, рассылку про­токолов и выписок из них, контролирует исполнение принятых решений;

составляет сводную номенклатуру дел организации и пред­ставляет ее руководству на утверждение;

осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка команди­ровок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организа­ция работы приемной и т. д.).

Экспедиция—подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции.

Экспедиция выполняет:

прием поступающих документов, их сортировку и распреде­ление по структурным подразделениям организации;

доставку документов в структурные подразделения;

обработку и отсылку отправляемых документов;

количественный учет документооборота.

Подразделение по учету н регистрации корреспонденции:

осуществляет учет и регистрацию документов;

ведет контроль за оформлением исходящих и внутренних до­кументов (в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям);

Делопроизводство

осуществляет формирование и ведение справочно-информа-* ционного массива;

осуществляет учет документов «для служебного пользования» и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных под­разделениях;

производит оформление и рассылку распорядительных доку­ментов по указанию начальника канцелярии;

составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив организации.

Подразделение по контролю исполнения:

осуществляет контроль за своевременным исполнением до­кументов. Информирует руководство организации о ходе испол­нения документов;

осуществляет контроль за сроками исполнения структурны­ми подразделениями поручений руководства организации;

анализирует контроль исполнения документов и подготавли­вает соответствующие справки для руководства.

Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложе­ний граждан:

осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложений и жалоб граждан;

готовит на рассмотрение руководству организации получен­ную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;

осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает граждан о результатах их рассмотрения руковод­ством;

обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разра­батывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков;

организует прием граждан руководством организации.

Группа оформления документов:

осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;

производит стенографирование выступлений участников за­седаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечат­кой текста.

Копировально-множительное бюро:

выполняет копирование и тиражирование документов;

Приложения

подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.

Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подле­жащих сдаче в архив;

осуществляет контроль за правильностью составления номен­клатуры дел в структурных подразделениях организации;

осуществляет контроль за правильным формированием, хра­нением и использованием дел в структурных подразделениях;

подготавливает дела к передаче на хранение в государствен­ный архив.

3. Права, обязанности и ответственность заведующего кан­целярией:

3.1. Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью
канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотрен­
ных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

3.2. Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенство­
ванию работы делопроизводственной службы организации (струк­
тура службы, новые информационные технологии и т. п.).

3.3. Осуществляет и контролирует внедрение новых стандар­
тов, норм, правил в отношении организации работы службы и
оформления документов.

3.4. Организует и проводит мероприятия по повышению ква­
лификации работников канцелярии и специалистов организации
в области документационного обеспечения управления.

3.5. Заведующий канцелярией определяет круг вопросов, вхо­
дящих в обязанности работников канцелярии исходя из задач и
функций подразделения.

3.6. Заведующий канцелярией имеет право:

требовать от работников организации справки и другие мате­риалы, необходимые руководству организации, а также информа­цию о выполнении заданий руководства организации;

привлекать по согласованию с начальниками соответствую­щих структурных подразделений отдельных работников к подго­товке проектов документов для руководства организации.

3.7. Заведующий канцелярией несет ответственность за пра­
вильный подбор и расстановку работников, за своевременное и
квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий,
за порядок и дисциплину в канцелярии.

Делопроизводство

Приложение 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ организации

00.00.0000 № 00 (подпись) И.О.Фамилия

_ 00.00.0000

Гсекретаря-референта I

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалис­
тов организации, принимается и увольняется приказом гене­
рального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно ге­
неральному директору организации.

1.3. Основными задачами секретаря-референта являются
организационное и документационное обеспечение деятельно­
сти генерального директора¹.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководству­
ется:

 

— действующим законодательством Российской Федерации;

— Уставом организации;

—■• Правилами внутреннего трудового распорядка (Положе­нием о персонале);

— положениями о структурных подразделениях организации
и службе ДОУ;

— приказами (указаниями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, рас­
пределение обязанностей между заместителями генераль­
ного директора, фамилии, имена, отчества руководителей

Выделенное здесь и далее жирным шрифтом в тексте должностной ин­струкции является на сегодня наиболее актуальным в деятельности сек­ретаря-референта.

Приложения

структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-парт­неры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управлен­
ческих документов;

- правила орфографии и пунктуации;

- Инструкцию по документационному обеспечению управ­
ления организации;

- правила эксплуатации организационной и вычислитель­
ной техники;

- деловой этикет, этику делового общения;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защи­
ты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма (в том числе на иностранном
языке), проекты распорядительных документов, вести
протоколы;

- переводить служебную переписку на иностранный язык
коммерческого партнера;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD,
EXCEL, LOTUS;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной свя­
зи и электронной почте, выполнять копировальные рабо­
ты;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры;

 

- на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять
. работу по документационному обеспечению кадровой де­
ятельности организации (оформление приказов по лично­
му составу, оформление трудовых договоров и другой кад­
ровой документации);

- работать с документацией конфиденциального характера.

Делопроизводство

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является докумен-тационное и информационное обеспечение деятельности гене­рального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просмат­
ривает поступившие документы, проводит их регистрацию,
выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения,
готовит их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие докумен­
ты,

2.3. По указанию генерального директора планирует его
рабочий день, корректирует его и помогает его выполнению.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения до­
кументов и устных поручений генерального директора руко­
водителями структурных подразделений; информирует его о
состоянии исполнения поручений.

2.5. Готовит по поручению генерального директора проек­
ты документов, согласовывает их с руководителями структур­
ных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визиро­
вания, наличие и комплектность приложений) исходящих до­
кументов, переданных структурными подразделениями на под­
пись генеральному директору.

2.7. Готовит по поручению генерального директора про­
екты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполня­
ет их редактирование, организует перепечатку и считку этих
документов.

2.8. Еженедельно готовит для генерального директора ин­
формационные сводки о публикациях в прессе, связанных с
направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных)
изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним
и информирует генерального директора.

 

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной
генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. Участвует в работах по совершенствованию докумен-

Приложения

тооборота в организации, унификации документации и совер­шенствованию работы службы ДОУ.

2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку
совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Организует выполнение указаний и поручений гене­
рального директора по бронированию номеров в гостиницах, за­
казам авиа- и железнодорожных билетов, размещению коман­
дированных.

2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посе­
тителей, самостоятельно решает вопросы о возможности при­
ема.

2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в ар­
хив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на
уничтожение документов.

2.16. Оказывает методическую помощь в работе секрета­
рей (или работникам, выполняющим функции секретаря) струк­
турных подразделений.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления
и сроков подготовки и отправки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служеб­
ного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать
его в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений необхо­
димые материалы, а также объяснения о причинах задержки
выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на испол-

Делопроизводство

нение руководителям и специалистам предприятия (в преде­лах, оговоренных специальным перечнем документов).

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, под­
готовленных с нарушением установленных правил их состав­
ления и оформления.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на
подпись генеральному директору.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
улучшению документационного обеспечения деятельности орга­
низации, совершенствованию форм и методов управленческо­
го труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных усло­
вий для выполнения служебных обязанностей и сохранности
документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими закрытый харак­
тер.

4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапла­
нированными посещениями граждан, телефонными звонками.

4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и по­
ощрениях работников секретариата.

4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчи­
ненных сотрудников.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представляемых на подпись ге­
неральному директору.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должност­
ным обязанностям.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений,
имеющих закрытый характер.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, Инструкции
по документационному обеспечению управления организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав,
а также использование их в личных целях.