Организационно-распоРЯДИльная документация

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и об­разцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче докумен­тов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты под­лежат утверждению, в том числе и вышестоящими орга­низациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излага­ет свое мнение на отдельном листе-приложении. Неболь­шое по объему замечание можно поместить ниже подпи­сей лиц, составивших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляет­ся руководителю для визирования.

Акт является основанием для издания администраци­ей предприятия соответствующих распорядительных до­кументов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организа­ции; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись предсе­дателя и членов комиссии; отметка о визировании присут­ствовавших; отметка об исполнении документа и направ­лении его в дело.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах; пер­вый направляется в вышестоящие организации, второй — руководителю организации, а третий подшивается в дело (образец акта — см. рис. 3.8).

Справки—отражают основную (производственную) дея­тельность организации. Они могут быть внешними и внут­ренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки

Делопроизводство

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

АКТ
00.00.0000 № 00

Место издания

Краткое содержание события"¹ или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже

Основание: номер и дата распорядительного документа Состав комиссии:

Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия. Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии.

(Располагаются в алфавитном порядке) Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (распола­гаются в алфавитном порядке)

В констатирующей части текста акта описывается проведенная работа, фиксируются установленные факты; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Кон­статирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтере­сованных лиц или нормативными документами, регламентирую­щими составление акта. Составлен в двух экземплярах: 1-й — кому (куда); 2-й — кому (куда).

Приложение: Текст приложения, если оно есть.
Председатель (подпись) И.О. Фамилия

Члены И.О. Фамилия

комиссии (подписи) И.О. Фамилия

Присутствовали

при составлении И.О. Фамилия

акта (подписи) И.О. Фамилия

Рис. 3.8. Образец акта 120

Организационно-распорядительная документация

внутренние составляются для представления руководству орга­низации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Сводка — документ, содержащий обобщенные сведе­ния по какому-либо одному вопросу. В сводке концентри­руется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (свод­ка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

Заключение — документ, содержащий мнение, выво­ды организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, поста­новлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Перечень — документ, содержащий системати­зированное перечисление предметов, лиц, объектов в опре­деленном порядке.

3.4.2. Служебное письмо

Особое место в системе информационно-справочной до­кументации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название разных по содержанию документов, вы­ступающих в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями. Переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации организации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, теле­грамма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определя­ются способами передачи деловой информации, которые под­разделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) — название различных по содержанию до­кументов, выделяемых в связи с особым способом переда­чи текста — пересылкой по почте.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д. (пример служебного письма — см. рис. 3.9).

Делопроизводство

Министерство образования

Российской Федерации

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ

ОБЪЕДИНЕНИЕ

по экономике и социологии труда пер. Стремянной, 36,

Москва, Н3054

ОКПО 03944527, ОГРН1038800839857 ИНН/КПП 6708022410/817002002

I контроль I

^лену Совета УПО по специальности Об.02.00 Н. М. Шумину, ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007

99/97

16.12.2003

от

на№

О выпуске учебных пособий

Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соот­ветствии с учебным шином специальности 06.02.00 «Экономика и со­циология труда» выпускает в све- в 2000 г. следующие работы:

1. Олегов Ю. Г., Журавлев 'Л. В. Управление персоналом —30 п.л.;

2. Руденко Г. Г., Кулапов •Л. Н., Карташов С. А. Рынок труда —
30 п.л.

Эти работы рекомендованы Министерством общего и профес­сионального образования РФ в качестве учебников для студентов эконо­мических специальностей.

По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36. РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».

Приложение: бланк заказа на двух стр. в 1 экз.

Председатель совета УПО по специальности 06.02.00 зав. кафедрой управления персоналом, д. э.н., профессор

Ю. Одегов

Ю. Г. Одегов

 

М.М.1

[phone]

В дело 01-02 11.017004

Запрос сделав

Вишнякова 5.01.2004 doc/H-01/doc

РГЭУ Вх. №72 «20. П 2003 г.

Рис 3.9. Пример служебного письма 122