Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

В текстах деловых писем встречаются ошибки, свиде­тельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи. Как уже отмеча­лось, его информационная роль возрастает к концу пред­ложения. Рассмотрим три примера:

Делопроизводство

«ОАО «Прогресс» выполнило заказ к 20 декабря». «К 20 декабря ОАО «Прогресс» выполнило заказ». «К 20 декабря выполнило заказ ОАО «Прогресс».

В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении кон­статируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предло­жении указывается, какое ОАО (именно ОАО «Прогресс») выполнило заказ.

Так, например, из предложения «Для определения фон­да оплаты в конце года уточняются расценки за продук­цию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».

По-видимому, это предложение должно быть состав­лено в следующем виде: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи дей­ствия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через дееприча­стный оборот можно передать различные этические момен­ты, такие, как, например, внимание, оказанное затрону­тому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересован­ность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:

«Внимательно рассмотрев представленный к утвержде­нию проект, Совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформу* лировать причины, послужившие основанием для приня­тия того или иного управленческого решения. Деепричаст­ным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во вни­мание...», «Руководствуясь...» и т. д.

Общие нормы и правила оформления документов

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не­трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выражен­ными сочетаниями слов, или сложноподчиненными пред­ложениями с обстоятельственными придаточными частя­ми, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страда­тельном, а в действительном залоге.

Неправильно:

«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».

Правильно:

«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

Или:

«Изучая проблемы городского транспорта, ученые по­лучили интересные результаты».

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

Трудно представить деловую письменную речь без слож­ноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедитель­ную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важ­ные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подроб­ное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.

При построении сложных предложений следует учиты­вать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».

Делопроизводство

Нередко составители деловых писем неоправданно ус­ложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложно­подчиненными предложениями с однотипными придаточ­ными частями, длиннейшими перечислениями, сложно по­строенными вставными конструкциями, развернутыми цита­тами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены си­нонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одоб­ренные Федеральным агентством...» (вместо: «которые одобрены»).