Номенклатура дел организации

В управленческой деятельности использованная ранее ин­формация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обра­щении к которой может возникнуть необходимость вновь че-

Делопроизводство

рез какое-то время. Как правило, таких документов накапли­вается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участ­ку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечиваю­щего быстрый поиск документов по их содержанию и ви­дам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закреп­ляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел — это систематизированный пере­чень наименований дел, заводимых в организации, с ука­занием сроков их хранения, оформленный в установлен­ном порядке.

Номенклатура дел служит для распределения и груп­пировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на испол­ненные документы и является учетным документом в ар­хиве предприятия для дел временного (до 10 лет включи­тельно) хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел отражает докумен­ты конкретной организации (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатыва­ются в целях унификации группировки документов такой категории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклату­ры дел имеют рекомендательный характер, типовые номен­клатуры дел — обязательный.

При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретной органи­зации.

Документооборот и формы его организации

Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру организации. Свод­ная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Каждая организация (ее структурные подразделения) должно иметь номенклатуру дел (независимо от того, су­ществует примерная или типовая номенклатура).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, опи­санию и поиску документов; применение индексации доку­ментов, обеспечивающей внесение в соответствующие раз­делы номенклатуры изменений, добавлений и исправле­ний; стабильность индексов дел; сохранение за номенкла­турой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества доку­ментов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций.

При составлении номенклатуры дел используют: уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номен­клатуры дел за прошлые годы, список структурных подраз­делений и корреспондентов, описи дел постоянного и времен­ного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности.

Номенклатура дел утверждается в установленном по­рядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в те­чение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверж­дению в случае коренного изменения функций и структу­ры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом посто­янного хранения.

Делопроизводство

Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутрен­ние подразделения организационной структуры предприя­тия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделе­ния (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена на с. 225.

Формированием дел называется группировка докумен­тов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании документов в дела используют сле­дующие основные признаки заведения дел:

• номинальный (название их разновидностей);

• предметно-вопросный (содержание);

• авторский (одного автора);

• корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем
ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

• географический (несколько корреспондентов по гео­
графическому признаку);

• хронологический (в соответствии с хронологией: квар­
тальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещать­ся в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных ко­пий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».

Важной функцией делопроизводственной службы яв­ляется систематизация и хранение документов. Массив ис-