Язык и стиль деловой документации. Типичные ошибки

Глава 2 содержит общие нормы и правила оформления документов. В ней дается характеристика стиля деловой до­кументации, анализируются типичные ошибки, допускае­мые при подготовке текста документов.

В результате изучения этой главы студенты должны:

• знать порядок нумерации страниц документов, спо­собы оформления дат, общепринятых сокращений, цифро­вой и иной информации, оформления таблиц; специфичес­кие особенности официально-делового стиля речи; типич­ные ошибки, допускаемые при составлении текста деловой документации;

• уметь составлять текст делового документа в соответ­ствии с общими нормами и правилами, с учетом требований
к стилю официальных документов.

Делопроизводство

2.1. Оформление элементов текста деловых документов

2.1.1. Нумерация страниц

При оформлении деловой документации установился определенный порядок нумерации страниц для многостра­ничных документов.

Все страницы, кроме первой, нумеруются.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посе­редине. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

2.1.2. Написание дат и периодов времени

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие спосо­бы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Наиболее экономичным является цифровой способ, по­скольку сокращает длину написания даты и может одно­временно служить кодом при обработке документов. Эле­менты даты приводятся одной строкой арабскими цифра­ми, отделенными точками, без переносов, в такой после­довательности; число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.

Допускается оформление даты в «обратной» последова­тельности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.

Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько ва­риантов написания. На финансовых документах даты офор­мляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обо­значения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2004—2008 гг.

Общие нормы и правил* оформления документов

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в Ш—IV квар­талах 2006 г.).

2.1.3. Общепринятые сокращения

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нор­мативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокра­щений следующие:

• в географических названиях: город — г., село — с,
поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед на­
званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не
ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в
названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Вол­гоград, Зерноград и др.);

• в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале пред­ложения — Тов.), господин — г-н, госпожа — г-жа, про­фессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;

• слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 — п. 2.,
подпункт 1.1. — подл. 1.1., пункты — пп., рисунок 5 — рис.
5., раздел 2 — разд. 2;

• слова при указании денежных единиц: рубль — р.,
тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн р., мил­
лиард рублей — млрд р.;

• слова, сокращения которых пишутся через дефис:
министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-
во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-
во, человеко-час —чел.-час, и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Рос-

Делопроизводство

сийская Федерация, ГОСТ Р — государственный (нацио­нальный) страндарт Российской Федерации, ПК — персо­нальный компьютер, ЭВТ — электронно-вычислительная техника, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ООО — общество с ограничен­ной ответственностью и др.

Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают приня­тый вариант сокращения или аббревиатуры непосредствен­но после первого упоминания полного написания сокращен­ного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно — не допускается.

Допускаются'сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. -г- еди­ница измерения, напр. — например, п/упр. — под управле­нием, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

2,1.4. Оформление в документах цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, не­правильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды управленческой информации переда­ются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи бу­дет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не,только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Общие нормы и правила оформления документов

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится груп­пировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес­ких устройств на группы не разделяются и пишутся слит­но, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. На­пример, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера до­мов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через де­фис (например, 1-й вопрос повестки дня).

■ Некоторые порядковые числительные для отличия обо­значаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).

Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое со­четание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные чис­ла следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

3. Зак. 199 65

Делопроизводство

2,1.5. Единицы измерения

В соответствии с ГОСТ 8.417—81' определены правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой до­кументации.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозна­чаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 41 т; 517 м²; 25 см³.

Единицы измерения, не являющиеся самостоятель­ными, но которые входят в наименование сложной едини­цы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 750 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м²; 300 см³. Знак градуса обозначается строч­ной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше со­ответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кель­вина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6°С; -10°С). Знаки «+» и «-» при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих не­сколько обозначений, указываются обозначения всех еди­ниц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/ в секунду.

2.1.6. Математические формулы

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

Перенос формулы осуществляется после указания ма­тематического знака (=, +, -,:, х) с его повторением на

¹ ГОСТ 8.417—81 Государственная система измерений. Единицы физических величин.

Общие нормы и правила оформления документов

новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются про­пуски в один пробел (например: 5х9 = 45;А-С = Д).

Пояснения к значениям символов приводятся не­посредственно под формулой, написание которой за­канчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишет­ся на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. По­следнее пояснение заканчивается точкой. Применение ма­шинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написа­ния символов). Если формул в тексте несколько, их следу­ет нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с форму­лой у границы правого поля листа в круглых скобках. Ну­мерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или под­пунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, свя­занная с разделами (главами) выглядит следующим обра­зом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

2.1.7. Оформление таблиц

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы кон-

3* 67

Делопроизводство

струкции таблицы (рис. 2.1): заголовок таблицы, головка (состоит из заголовков и подзаголовков граф), строки, гра­фы (колонки).

Таблица 00

Головка

Строки'

Заголовок таблицы

 

 

I U 1

Заголовки граф

„ Подзаголовки граф

 

Боковик

Графы (колонки)

¹ Строки горизонтальными линиями, как правило, не разделяются. Рис. 2.1. Обязательные элементы конструкции таблицы

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таб­лица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таб­лица 1». Точка как знак препинания при оформлении таб­лиц не ставится. Исключением является случай с написа­нием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаго­ловки граф и строк грамматически должны быть согласо­ваны с заголовками.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы реко­мендуется выполнять по одному из вариантов: непосред-

Общие нормы и правила оформления документов

ственно под текстом, где она упоминается впервые, на сле­дующей странице (не далее) или в приложении к доку­менту.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выде­лены отдельной строкой и пронумерованы. Над последую­щей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таб­лицы...», «Окончание таблицы...» и повторяют только стро­ки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ог­раничивающую первую часть таблицы, при этом не прово­дят. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ста­вится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в от­личие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменять­ся кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в гра­фах таблицы кавычками не заменяются.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (Табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокра­щенно «см.», при этом не пишутся.

При наличии небольшого по объему цифрового ма­териала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от табли­цы, колонки должны быть разделены не линиями, а от­точиями. Например:

Делопроизводство

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффици­енты:

затраты труда и заработная плата............. 1,8

машины иматериалы........................................ 2,0».

2.1.8. Оформление некоторых знаков препинания и символов

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, воп­росительный и восклицательный знаки) пишутся и печата­ются без пробела после слов и цифр, за которыми они про­ставлены. Следующие за знаками препинания слова отде­ляются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препи­нания, пробелом отделяются обязательно.

Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть», и в качестве знака переноса.

Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-полити­ческие методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демок­ратия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова даны в стол­бик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же», комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Общие нормы и правила оформления документов

Примеры правильного оформления:
Кировский район Ростовская область

То же То же

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, зна­ки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 14/5). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).