Язык и стиль деловой документации. Типичные ошибки

2.2.1. Общая характеристика стиля деловой документации

Язык профессионального общения требует одно­значности толкования основных ключевых понятий, выра­женных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль деловой документации распространя­ются законы составления служебных текстовых докумен­тов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В офи­циально-деловом стиле речи выделяются подстил и: законодательный, инструктивно-методический, организа­ционно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.

Делопроизводство

Официально-деловой стиль речи — наименее исследо­ванный стиль. Лингвисты выделяют язык служебных доку­ментов в особую разновидность стиля речи, подчеркивая его автономность.

При подготовке текста делового документа должны со­блюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, крат­кость изложения, отсутствие рассуждений и повествова­ния, нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситу­аций и фактов. Такой стиль изложения называют формаль­но-логическим.

Кроме сказанного язык документов отличают также сле­дующие особенности: унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона ис­пользуемых речевых средств, высокая степень повторяе­мости (частотности) отдельных языковых формул на опре­деленных участках текстов документов, ограниченная со­четаемость слов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не слу­чайно государственный стандарт требует указания на доку­менте его исполнителя (реквизит 27).

Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими лицами. В целом, в официаль­ной переписке выражаются интересы общественные, кол­легиальные, коллективные. Автором официальных доку­ментов является, как известно, лицо не физическое, а юри­дическое. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в це­лом, нейтрален. Когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными:

Общие нормы и правила оформления документов

дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, комиссия, совет трудо­вого коллектива и т. д.

Итак, с социологической точки зрения, автором служеб­ного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой пись­менной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терми­нологии, фразеологии, морфологии, словообразования, словосочетания.

Для содержания деловой документации характерна тен­денция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Ре­комендуется составлять, в частности, деловые письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически раз­нородную и логически не связанную информацию.

Композиция документа — это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа — это последо­вательность расположения его составных частей (аспектов).

Характерной особенностью синтаксиса официального до­кумента является логичное построение предложения. По­рядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответство­вать традиционным для русского языка нормам словорас-положения.

Несмотря на то, что в русском языке относительно сво­бодный порядок слов в предложении, т.е. члены предло­жения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные прави­ла расположения слов.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется ин­тонационно, а в русской письменной речи информацион­ная роль слова или словосочетаний возрастает к концу пред­ложения. Согласно этому принципу сначала в предложе­ние вводится вспомогательная информация, а затем — ос-

Делопроизводство

новная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:

«Студенты колледжа помогали взрослым во время ка­никул в работе по благоустройству парка», — данный поря­док слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли.

Следует написать:

«Во время каникул студенты колледжа помогали взрос­лым в работе по благоустройству парка».

В официально-деловой речи сложились правила распо­ложения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основ­ное внимание, вопрос важного значения.

Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На пер­вом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например: «Документ, под­готовленный группой специалистов...».

Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно ин­тересный, достойный звания.

В обычном тексте существительное следует за числи­тельным; при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц — 15.

Дополнение ставится после сказуемого, например: «Разослать проект». Если управляющее слово требует не-

Общие нормы и правила оформления документов

скольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), на­пример: «Разослать проект завода металлоизделий».

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ — издается, контроль — возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется, порицание — выносится и т. д.

Выбор того пли иного языкового оборота из числа воз­можных определяется:

• практикой употребления языкового оборота, т. е. сте­
пенью его употребительности;

• правильностью его с грамматической точки зрения (с
учетом особенностей официально-делового стиля);

• степенью точности и лаконичности в описании управ­
ленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учи­тывать особенности фразеологии, сложившейся в офици­ально-деловой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительнее сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наи­более употребительна форма с приставкой «наи» (наиболь­ший эффект, наименьший результат) или сочетание поло­жительной степени с наречием «наиболее» (наиболее важ­ный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: «оказать помощь» вместо «помочь»; «провести проверку» вместо «проверить»; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т. д.

Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается вообще — и для языка служебной документа­ции, и для официального письма в частности.

Делопроизводство

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет исполь­зование стандартизованной терминологии.

Из-за незнания элементарных правил составления дело­вых документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на создание документов. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться в содержа­нии входящей корреспонденции. Нередко для этого требует­ся буквально пробиваться через словесный частокол, распу­тывать замысловатые фразы.

Чтобы упростить и ускорить работу с деловой коррес­понденцией, необходимо знать, какие требования предъяв­ляются к документу. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определен­ное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

К сожалению, составители деловой документации за­частую допускают массу ошибок. Последние можно под­разделить на следующие виды: структурные, синтаксичес­кие, морфологические, лексические, стилистические, тех­нические. Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступа­ет переписка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примере деловых писем.

2.2.2. Структурные ошибки

Большое количество документов составлено так, как буд­то их составители никогда раньше не писали деловых пи­сем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других де­ловых документов. Это прежде всего является следствием отсутствия разработанных типовых документов, образцов.

Общие нормы и правила оформления документов

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, унифицированный документ.

Какая необходимость в составлении письма, удостове­ряющего личность сотрудника в его служебной команди­ровке, если существует форма командировочного удосто­верения? Нет никакой нужды вводить письма-удостовере­ния, когда достаточно ограничиться пропуском или паспор­том, а необходимую информацию изложить устно.

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Источником структурных оши­бок является неверное построение делового письма, несораз­мерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый ас­пект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введени­ям и сложной системе мотивировки.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специаль­ное место для указания связи между предьщущим и после­дующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в соответствующих рек­визитах письма. Нет необходимости указывать наименова­ние предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в угло­вом или продольном штампе бланка.

2.2.3. Синтаксические ошибки