Язык и стиль инструктивно-методических документов

Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

 

Классификация деловых писем

Соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходи­мость в переписке. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

• факт напоминания — письмо-напоминание;

• выражение гарантии — письмо гарантийное;

•указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

•информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

• указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

• предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо- предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Не­регламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

 

Сопроводительное письмо

Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем Наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой...

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором...

 

Гарантийное письмо

Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения ис­следований и т.д.). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

 

Письмо-приглашение

Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предва­рительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языко­вые конструкции:

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять уча­стие в..., посетить... Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете при­нять участие в..., посетить...

 

Письмо – благодарность

Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, ка­талог, оказанное гостеприимство и т.п.).

В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы:

Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благо­дарность... (за что).

Например:

Мы признательны Вам за приглашение принять участие в вы­ставке...

Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благода­рим за оперативность.

Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаим­ный интерес. Используются стандартные выражения:

Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...

Ставим Вас в известность...

Нам приятно сообщить...

Доводим до Вашего сведения...

В ответ на Ваш факс сообщаем...

В дополнение к нашему письму сообщаем...

Например:

В дополнение к нашему телефонному разговору уточняем срок прибытия иностранной делегации — 15 марта с.г.

 

Запрос: краткость и ссылки

Это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации) желающего заключить сделку (покупа­теля к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой предста­вить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставки (продажу) товара или предостав­ление услуг.

Письма-запросы используются в тех случаях, когда не пред­ставляется возможным решить вопрос лично или по телефону, а также с целью инициировать адресата на более активные дейст­вия, в частности на ответное послание.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приоб­рести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются ко­личество и качество товара, его марка и модель, цена, сроки по­ставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой час­ти в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ ад­ресата. Запрос должен быть кратким. В нем необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договоренности, преж­ние письма.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью определенных языковых конструкций:

В соответствии с нашей договоренностью, Вашей рекламой, нашим телефонным разговором..,

Просим, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар...

Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение...

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой пере­писки используется стандартизированная форма бланка этого документа с реквизитами: (1) наименование жанра документа; (2) текст запроса; (3) сведения о транспортировке; (4) условия поставки; (5) условия платежа; (6) количество и род упаковки; (7) подпись импортера.

Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ формули­руется в зависимости от конкретной ситуации и может содер­жать следующую информацию: о принятии запроса к рассмот­рению; 6 выяснении возможности поставки товара, интересую­щего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение при­чин отказа; об изменении условий запроса (изменение сроков поставки, количества товара и т.п.); об обещании направить пред­ложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обыч­ное письмо.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар речевой этикет требует использования языковых конструкций, «смягчающих» ситуацию:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положи­тельно...

Мы приняли к рассмотрению ваш запрос и просим вернуться к нему...

В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку...

Предложение (оферта): твердое и свободное

Это коммерческий документ, который предоставляет собой заявление продавца, эксперта о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предла­гаемого товара, его количество икачество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают предложения твердые и свободные. Предложение называется твердым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Не­получение от покупателя ответа в указанный срок считается отка­зом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предло­жение считается свободным, если оно делается не одному покупате­лю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).

Реквизиты оферты: (Г) наименование жанра документа; (2) ука­зание его номера; (3) текст предложения; (4) сведения о транс­портировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) коли­чество и род упаковки; (8) подпись экспортера.

При составлении письма-предложения целесообразно исполь­зовать следующие стандартные выражения:

В ответ на Ваш запрос.... Ссылаясь на предварительные переговоры...

мы предлагаем Вам поставить, отправить, отгрузить...

на указанных ниже условиях...

в счет взаимных поставок...

в количестве (тонн, центнеров, единиц)...

качество товара соответствует действующим стандартам, при­ложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее...

цена... составляет.

товар будет поставляться..., поставка товара будет произведе­на в течение...

платеж производится через банк; наличными при предъявлении счета и транспортных документов...; сроки платежа...

настоящее предложение действительно до.с.г.

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключенной. После этого заключается контракт или выдается заказ. В таком случае следует трафаретный ответ.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями пред­ложения (количеством, качеством, ценой, сроками) или не за­интересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договоренности.

 

Контракт и рекламация

Контракт — это коммерческий документ,представляющий собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подпи­санный продавцом (экспортером) и покупателем (импортером). Реквизиты контракта: (Г) наименование жанра документа; (2) но­мер контракта; (3) место и дата его заключения; (4) наименова­ния заключающих контракт сторон; (5) предмет контракта (на­именование и количество товара); (6) качество товара; (7) цена (за единицу товара и общая сумма сделки); (8) место и сроки поставки; (9) требования к упаковке и маркировке; (10) условия и порядок платежа; (11) гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; (12) арбитраж; (13) тех­ническая документация (представляется в случае необходимости); (14) юридические адреса сторон; (15) подписи импортера и экспортера.

Контракт может иметь приложения: (а) дополнения к кон­тракту — документ, в котором содержатся изменения и допол­нения к ранее согласованным условиям контракта; (б) заказ — документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий; (в) подтверждение заказа — документ, который содержит согласие покупателя на сделку без каких-либо оговорок.

Для заключения контрактов, носящих типовой характер, ис­пользуются специальные бланки с унифицированным текстом и пробелами для заполнения их заинтересованными сторонами.

В некоторых случаях полученная по контракту продукция не соответствует указанным в нем параметрам. Тогда предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

Рекламация (претензия) — коммерческий документ, в кото­ром содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора — качества, количества товара, сроков поставки, пла­тежам и др.

Рекламация обычно состоит из трех частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъяв­ляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

При составлении текста рекламации используются опреде­ленные стандартные модели:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию...

К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...

К сожалению, условия нашего контракта не выполнены...

При приемке товара были обнаружены следующие недостатки...

При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не со­ответствует заявленному в накладной

Была обнаружена недостача...

Сумма причиненного ущерба составляет...

Это дает нам право возвратить товар обратно, требовать воз­мещения убытков, обратиться в арбитражный суд...

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

Ответ на рекламацию может быть различным в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия при­знается справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претен­зия принимается к рассмотрению — решение по ней пока не при­нято; (3) претензия признается справедливой частично; (4) претен­зия отклоняется полностью.

В зависимости от содержания ответа используются различные языковые конструкции. Например:

Ваша рекламация от... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счет сумму...

Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рек­ламация принята к рассмотрению...

Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправ­лено Вам... Однако мы не можем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки...

Ваша претензия признана необоснованной...

Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как...

Ответ оформляется как обычное письмо.

 

Реклама в деловой речи

В последние годы широкое распространение в России полу­чила реклама. В большей мере она представлена на телевидении и радио, но значителен ее вес и в деловой письменной речи — в документах информационно-рекламного характера: товарном предложении, сообщении потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Текст рекламного послания, как и любой текст делового сти­ля, должен быть информативным и убедительным. При этом информативность рекламного письма должна отличаться ориен­тированностью на интересы и потребности потенциального за­казчика, покупателя, партнера. Следовательно, речевая тактика рекламного делового послания — нацеленность на интересы. Информативность должна быть полной, т.е. письмо информаци­онно-рекламного характера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. В случае недоста­точной информативности письма адресат может обратиться к предприятию-конкуренту, информационно-рекламное письмо кото­рого составлено более убедительно, в то время как фирма-адресант заинтересована в долгосрочном перспективном сотрудничестве.

Рекламные письма, наряду с общими для деловых бумаг тре­бованиями к языку и стилю, имеют свою специфику. Они долж­ны быть запоминающимися, способными вызвать коммерческий интерес. Это, в свою очередь, требует творческого подхода к со­ставлению текстов рекламных писем.

Оформление реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изобра­жения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управ­ления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема организации — символическое графическое изобра­жение, зарегистрированное в установленном порядке. Состоит ли­бо из графически оформленных начальных букв названия фир­мы, либо из рисунка, отражающего основное направление дея­тельности. Если на бланке воспроизведен герб, эмблема уже не размещается.

Код организации — автора документа — проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ^ОКПО); включает восемь цифровых знаков.

Код документа указывается по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД); состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа.

Наименование организации-адресанта должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указывать­ся вышестоящая организация (министерство, ведомство, промыш-ленно-финансовая группа).

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Это наиме­нование располагается ниже наименования на русском языке.

Справочные данные об организации включают сведения, важ­ные для организации при информационных контактах: почто­вый адрес, номера телефонов и другие данные (номера факсов, телексов, кодов, адрес в электронной почте).

Дата документа — дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей после­довательности: день месяца, месяц, год. Например: 02.04.2003. Допустим словесно-цифровой способ оформления: 2 апреля 2003 г. В соответствии с международными стандартами возмож­но оформление: 2003.04.02.

Регистрационный номер документа — условное обозначение документа, придаваемое ему при регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресат — это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже.

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен быть максимально емким и четким, точно переда­вать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовы­ваться с названием документа. Например: решение (чего?) Коллегии министерства... протокол заседания (чего?) Ученого Совета... приказ (о чем?) О мерах по улучшению работы жи­лищно-коммунального хозяйства

Заголовок содержит две части: тему и действие, которое долж­но быть произведено: О подготовке педагогических кадров Об организации выставки.

Заголовок в кавычки не заключается; пишется с прописной буквы; располагается слева под реквизитом «Ссылка на регист­рационный номер и дату документа».

Текст — основной реквизит документа, передающий его глав­ное содержание. Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, во второй — решения, выводы, просьбы, рекоменда­ции. Текст может содержать только заключительную часть, без констатирующей (например, справки, докладные записки — оцен­ку фактов, выводы).

В распорядительных документах (распоряжениях, приказах) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято из­ложение текста от 1-го лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиаль­ных органов текст излагается от 3-го лица единственного числа (постановляет, решил). Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа (слушали, постановили). В письмах возможны формы изложения от 1-го лица единственного и множественного числа и 3-го лица един­ственного и множественного числа (направлено на рассмотре­ние, просим подтвердить, Министерство доводит до Вашего сведе­ния, МГТУ не возражает...).

Текст официального письма может содержать этикетные формулы приветствия и заключительного этапа (Уважаемый гос­подин! С надеждой на дальнейшее сотрудничество... и т.п.).

Отметка о наличии приложения. Приложения могут быть на­званы и не названы в тексте. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них оформляется так: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, перечис­ляется их название, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз. 2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз. Подпись.

В состав этого реквизита входят наименование долж­ности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформлен­ном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Института управления и бизнеса

А.И. Поляков Подпись

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Главный бухгалтер подпись И.А. Мельникова

Кассир подпись Н.В. Ильенкова

При подписании документов, подготовленных комиссией, ука­зывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель Государственной

аттестационной комиссии Подпись Т.М. Соколова

Члены комиссии Подпись В.Н. Зайцев

Подпись Г.А. Матвеева

Подпись И.Ю. Филипченко

Когда документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Зав. детским

Директор школы дошкольным учреждением

(подпись) В.А. Иванов (подпись) М.А. Малахова

Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составите­ля) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа. Например: Андреева 57-60-90.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: (а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; (б) слова «В дело»; (в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Эта отметка включает со­кращенное наименование организации-адресата документа, дату поступления документа, его индекс.

Итак, каждый реквизит документ выполняет свою функцию и, как следует из приведенных выше правил оформления и распо­ложения, должен отвечать государственным стандартам. Соблю­дение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

 

Речевой этикет в документе

Этикет — это установленный порядок поведения, следова­ние моральным, общественным нормам.

Речевой этикет — это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально-специфичные правила речево­го поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения в избранной тональности соответственно обстановке общения, социальным признакам ком­муникантов и характеру их взаимоотношений. Речевой этикет составляет систему устойчивых формул общения. В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет — это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет про­является в форме и содержании документов. Он требует соблю­дения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регла­ментированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тонально­сти учтивости и корректности. В деловой письменной речи не-, допустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Адресантам не рекомендуется:

• побуждать адресата к срочному принятию решения;

• навязывать адресату решение вопроса в пользу адресанта;

• начинать послание с отказа в тех случаях, когда положи­тельное решение вопроса не представляется возможным.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены от­правителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партне­рами определяет успех деловой коммуникации.

 

 

Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

 

Классификация деловых писем

Соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходи­мость в переписке. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

• факт напоминания — письмо-напоминание;

• выражение гарантии — письмо гарантийное;

•указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

•информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

• указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

• предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо- предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Не­регламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

 

Сопроводительное письмо

Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем Наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой...

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором...

 

Гарантийное письмо

Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения ис­следований и т.д.). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

 

Письмо-приглашение

Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предва­рительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языко­вые конструкции:

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять уча­стие в..., посетить... Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете при­нять участие в..., посетить...

 

Письмо – благодарность

Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, ка­талог, оказанное гостеприимство и т.п.).

В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы:

Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благо­дарность... (за что).

Например:

Мы признательны Вам за приглашение принять участие в вы­ставке...

Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благода­рим за оперативность.

Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаим­ный интерес. Используются стандартные выражения:

Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...

Ставим Вас в известность...

Нам приятно сообщить...

Доводим до Вашего сведения...

В ответ на Ваш факс сообщаем...

В дополнение к нашему письму сообщаем...

Например:

В дополнение к нашему телефонному разговору уточняем срок прибытия иностранной делегации — 15 марта с.г.

 

Язык и стиль инструктивно-методических документов

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом госу­дарственного управления (или утверждаемый его руководите­лем) в целях установления правил, регулирующих организаци­онные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, органи­заций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.