История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь.

Основы белорусского делопроизводства были заложены в рамках Полоцкого княжества – X – XIII вв. Состав документов:уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные акты. В XII в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В XIII – XIV вв. образовалось Великое княжество Литовское, применялись договоры с печатями. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался в начале.

В XIV – XV вв. начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. При канцелярии находился архив, в котором хранились документы, составлявшие тематику Великого княжества Литовского.

В конце XV в. возникло приказное делопроизводство (первые приказы).

В XV – XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. В первой части документа указывается причина его составления, во второй – решение по данному вопросу.

Середина XVII в – замена белорусского языка на польский, смена приказного делопроизводства на коллежское(создано 12 коллегий).

Первая половина XIX в. - исполнительное делопроизводство (замена коллегий министерствами), установлены и закреплены формы написания многих документов и порядок работы с ними.

1917г. советский период - разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства

С 1972г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов. В 1973г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991г. в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб – Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. Для него характерны две тенденции: заимствование подходов, выработанных в русском языке, и поиск собственных языково-стилевых средств.

Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству и архивному делу.

Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства – совокупность документов, которые устанавливают нормы, правила, требования, характеристики и другие данные, используемые при решении задач организации делопроизводства и архивного дела. Оно базируются на действующем законодательстве Республики Беларусь, нормативно-правовых актах, региональных и отраслевых нормативно-методических документах (положениях, инструкциях, методических рекомендациях, правилах и др.), государственных стандартах, унифицированных системах документации.

Нормативно-правовые акты по делопроизводству и архивному делу:

1. Закон РБ «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»

2. Закон РБ «Об информатизации».

3. Закон РБ«Об обращениях граждан».

4. Закон РБ«Об электронном документе».

5. Указ Президента РБ «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

6. Положение о государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в РБ.

Методические документы по делопроизводству и архивному делу:

1. Типовое положение об архиве электронных документов в организации.

2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

3. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах правления, учреждениях, организациях и предприятиях РБ.

4. СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». – Мн. Госстандарт, 1995.

5. СТБ 6.38—2004. «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Мн.: Госстандарт, 2004.

6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38—2004. «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Мн.: БелНИИДАД, 2005.

Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство.

Важнейшим (носителем) источником информации является документ, в котором отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТом документ определён как «материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Документ может быть изготовлен посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу и используется как доказательство чего-либо.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учётом и хранением, называется делопроизводством.

Составные части делопроизводства – документирование и документооборот.

Документирование – это деятельность по созданию документов (операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа). Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до окончания исполнения, отправки для сдачи в архив (операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, хранения и использования документов).

Документационное обеспечение управления.

Документационное обеспечение управления - комплекс правил, применяемых при делопроизводстве.

Связывая процесс управления (менеджмент) с документационным обеспечением управления, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как:

- сбор и обработка документной информации;

- подготовка решения;

- принятие и документирование решения;

- доведение решения до исполнителей;

- исполнение решения;

- контроль исполнения;

- сбор информации об исполнении;

- хранение информации.

В основе процесса управления лежат следующие принципы:

- оперативность;

- современное техническое оснащение;

- целесообразность всех делопроизводственных операций;

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

На предприятии должен быть установлен единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе сними, закреплённый инструкцией и другими нормативными актами.

Правильная организация документооборота, грамотное и логически осмысленное составление документов – необходимое условие оперативности, гибкости, манёвренности управления.

Формуляр-образец.

Формуляр-образец состоит из:

- Заголовочной части(реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов)

- Содержательной части (реквизиты текст и приложения)

- Оформляющей части (реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.).

Формуляр-образец должен устанавливать:

- формат бумаги;

- конструкционную сетку;

- служебные поля;

- расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.

Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата.

Расстояние между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма), между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).

Ячейка - элемент конструкционной сетки, ограниченный линиями. Полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Поля бланков документов:

- левое – 30мм;

- правое – не менее 8мм;

- верхнее и нижнее – не менее 20мм.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Разработка единой схемы построения на основе формуляра-образца позволяет:

- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

- упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

- облегчить поиск и обработку документов;

- повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.

- Типовой формуляр - характерен д/определённого вида документов.

11. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительные документы:

Устав – правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности. Уставы утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов структурного подразделения.

Инструкция по отдельным видам деятельности – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил поведения.

В реквизите «Название вида документа» пишется ПОСТАНОВЛЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ПОСТАНОВЛЯЕТ(Ю)». Во внешних постановлениях указывается юридический адрес, на внутренних документах нет.

Решение – распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым коллегиальными органами - коллегиями министерств и ведомств, научных советов, советов директоров для оформления результатов деятельности. В реквизите «Название вида документа» пишется РЕШЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «РЕШИЛ».

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. В реквизите «Название вида документа» пишется РАСПОРЯЖЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ОБЯЗЫВАЮ».

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений, местных исполкомов, руководителями объединений, организаций, предприятий, фирм, действующих на основе единоличия.

Стадии подготовки:

изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

подготовку проекта приказа;

согласование проекта;

подписание руководителем.

Бывают

по основной деятельности -издаются для решения основных оперативных задач по организации работы предприятия, финансированию, планированию и д.р.

по личному составу- оформляются: приём, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда и д.р.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведётся во время заседания секретарём.Бывают

полными – указываются все реквизиты (председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня), в основная часть пишется по схеме:слушали, выступили, постановили.

Краткими - указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.

Акт – документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий, имеющих юридическое значение.

Реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа с указанием того факта и обстоятельства, которое послужило поводом для составления акта, например, акт ревизии кассы;

- номер акта (при его регистрации);

- дата и место составления;

- состав комиссии с указанием инициалов и фамилии председателя, инициалов и фамилий членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают должности, инициалы и фамилии присутствующих;

- основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо действия, факты, события;

- содержание акта, где даётся описание конкретных фактов, действий или событий с соблюдением требований, предъявляемых к данному виду актов. Также излагаются выводы, заключения, предложения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Деловые записки:

Докладные- документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу) в связи с выполнением поручений, заданий, а также по вопросам, связанным с обычной работой: динамикой товарооборота, наличием товарных запасов, внедрением новых форм торговли и др.

Служебные- одного должностного лица к другому по поводу разрешения возникающих в процессе работы вопросов. Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.

Объяснительные- дополняет или объясняет какой-либо основной документ

Справка – подтверждаются факты и свидетельства, либо сообщаются сведения, связанные с работой организации или с жизнью и деятельностью отдельных граждан.

Различают справки служебного и личного характера. Справка действительна для той цели или может быть принята той организацией, которая в ней указана.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) предоставляет право другому лицу (поверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

Различают простые и нотариальные доверенности.

По срокам: разовые и длительные.

По полномочия: служебные и личные доверенности.

Расписка – это документ, удостоверяющий факт получения от организации или граждан какого-либо документа, денег или иных ценностей.

Заявление - это письменное обращение граждан, работников предприятия, организации с просьбой, предложением, критическим замечанием или другими вопросами повседневной работы и жизни.

Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:

- общие (фирменные) бланки;

- бланки для писем;

- общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов (ОРД).

Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней части листа с центровкой.

Угловое расположение реквизитов в верхней, левой части листа.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь- верхнем поле бланка слева

Эмблема организации –левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО) - постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом и код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД)) - печатают при оформлении документа, располагают в правом верхнем углу документа.

Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций.

Название вида документа (10) – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов данного вида. Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на бланке для писем, факсов.

Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию (правом верхнем углу).

Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. (структурное подразделение, должность, фамилия, инициалы, почтовый адрес)

Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ»,

Резолюция (18) – в правой верхней части документа.

Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для эффективного поиска документа.

Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых контролируется

Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен быть кратким, достоверным.(2 части: вводной и основной)

Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу имеются приложения, с указанием количества листов и экземпляров.

Подпись (23) – обязательный реквизит любого (наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи).

Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. слово

Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита 23

Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование учреждения (организации, предприятия). Простые печати(различную форму)

Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита 25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу первого экземпляра документа.

Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные заверяются секретарём-референтом.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29).

Отметка о переносе данных на машинный носитель (30) –

Отметка о поступлении (31) – проставляется на входящих документах от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу

Предупредительный знак (32) – является знаком внимания для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.

Постоянными реквизитами бланка являются: Государственный герб Республики Беларусь (1), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2), код организации (3), код документа (4), наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7), почтовый адрес отправителя (8), коммуникационные и коммерческие данные (9), название вида документа (10), место составления или издания документа (14).

Заполняемыми реквизитами бланка являются: дата (11), регистрационный индекс (12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), гриф ограничения доступа (15), адресат (16), гриф утверждения (17), заголовок к тексту (19), текст (21), отметка о наличии приложения (22), подпись (23), гриф согласования (24), визы (25), печать (26).

Служебными отметками являются: резолюция (18), отметка о контроле (20), отметка об исполнителе (27), отметка о заверении копии (28), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о поступлении (31), отметка о переносе данных на машинный носитель (30).

Служебные отметки.

Служебными отметками являются: резолюция (18), отметка о контроле (20), отметка об исполнителе (27), отметка о заверении копии (28), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о поступлении (31), отметка о переносе данных на машинный носитель (30).

Коммерческие документы.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления письма-предложения или оферты. Оферта представляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает это в – акцепте (ответе на предложение). В случае несогласия покупателя с условиями поставщика по договору он составляет протокол разногласий и направляет его в двух экземплярах вместе с подписанным договором поставщику.

Договор купли-продажи – коммерческий документ, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять это имущество и уплатить за него определённую денежную сумму (цену).

Договор розничной купли-продажи. продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Договор поставки. поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования их в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Государственный контракт на поставку товаров для государственных нужд. Поставщик (исполнитель) обязуется передать товары государственному заказчику либо по его указанию – иному лицу, а государственный заказчик обязуется обеспечить оплату поставленных товаров.

Договор контрактации. производитель сельскохозяйственной продукции обязуется передать выращенную (произведённую) им сельскохозяйственную продукцию лицу, осуществляющему закупки такой продукции для переработки или продажи (заготовителю).

Договор энергоснабжения. энергоснабжающая организация обязуется передать абоненту (потребителю) через присоединённую сеть энергию, а абонент обязуется оплачивать принятую энергию, а также соблюдать предусмотренный договором режим её потребления.

Договор продажи недвижимости. Продавец обязуется передать в собственность покупателя земельный участок, здание, сооружение, квартиру или другое недвижимое имущество.

Договор продажи предприятия. Продавец обязуется передать в собственность покупателя предприятие в целом как имущественный комплекс. Права на фирменное наименование, товарный знак, знак обслуживания и другие средства индивидуализации продавца и его товаров, работ или услуг переходят к покупателю, если иное не предусмотрено договором.

Договор мены. каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой товар. При этом каждая из сторон признаётся продавцом товара, который она обязуется продать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен.

Договор ренты. сторона (получатель ренты) передаёт другой стороне (плательщику ренты) в собственность имущество, а плательщик ренты обязуется в обмен на полученное имущество периодически выплачивать получателю ренту в виде определённой денежной суммы либо предоставления средств на его содержание.

Договор аренды. арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение или во временное пользование.

Договор проката. Арендодатель обязуется предоставить арендатору движимое имущество за плату во временное владение и пользование. Имущество, предоставленное по договору проката, используется для потребительских целей.

Договор аренды транспортных средств. арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также может оказывать своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Договор аренды здания или сооружения. арендодатель обязуется передать во временное владение и пользование арендатору здание или сооружение.

Договор аренды предприятия. арендодатель обязуется предоставить арендатору за плату во временное владение и пользование земельные участки, здания, сооружения, оборудование и другие входящие в состав предприятия основные средства, передать в порядке, на условиях и в пределах, определяемых договором, запасы сырья, топлива, материалов и иные оборотные средства, права пользования землёй, водой и другими природными ресурсами, права на обозначения, индивидуализирующие деятельность предприятия, и другие исключительные права, а также уступить ему права требования и перевести на него долги, относящиеся к предприятию.

Договор лизинга (финансовой аренды). арендодатель обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у определённого им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во временное владение и пользование для предпринимательских целей.

Договор подряда. сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определённую работу и сдать её результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Договор бытового подряда. подрядчик обязуется выполнить по заданию гражданина (заказчика) определённую работу, предназначенную для удовлетворения личных, домашних, семейных потребностей заказчика, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

Договор строительного подряда. По договору строительного подряда подрядчик обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определённый объект либо выполнить строительные и иные специальные монтажные работы и сдать их заказчику, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять результаты этих работ и уплатить обусловленную цену.

Договор подряда на выполнение проектных и изыскательских работ. подрядчик (проектировщик, изыскатель) обязуется по заданию заказчика разработать проектно-сметную документацию и (или) выполнить изыскательские работы, а заказчик обязуется принять и оплатить их результат.

Государственный контракт на выполнение подрядных работ для государственных нужд. подрядчик обязуется выполнить строительные, проектные и другие работы и передать их государственному заказчику, а государственный заказчик обязуется принять выполненные работы и оплатить их или обеспечить их оплату.

Договор на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ. сторона (исполнитель) обязуется перевести обусловленные техническим заданием заказчика научные исследования, либо разработать образец нового изделия, конструкторскую документацию на него или новую технологию, а другая сторона (заказчик) обязуется принять работу и оплатить её.

Договор займа

Кредитный договор.

Договор банковского вклада (депозита).

Договор банковского счёта.

Договор хранения.

Договор складского хранения.

Договор хранения в ломбарде.

Договор хранения ценностей в банке. Банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и ценности, в том числе документы.

Договор страхования.

Договор поручения.

Договор комиссии.

Договор доверительного управления имуществом.

Договор франчайзинга (комплексной предпринимательской лицензии).

Договор о совместной деятельности (простого товарищества).

Офис в системе управления.

Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Нормы площадей служебных помещений устанавливаются в расчете 4 кв.м. на одного работника.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению его средствами и предметами труда и функциональному их размещению. Она включает оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники с четом антропометрических данных; технологическую планировку; совершенствование условий труда.

Под условиями труда в офисе понимается совокупность элементов производственной сферы (климатических, физических, биологических) и трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом, процесс воспроизводства рабочей силы и эффективность труда.

Параметры, характеризующие оптимальные условия труда в офисе многообразны. К наиболее практически значимым относятся метеорологические факторы производственной среды (температура, относительная влажность, скорость движения воздуха), чистота воздушной среды (наличие паров, газов, аэрозолей), освещенность, шум, вибрация, ультразвук, различные излучения и др. Почти все они нормируются путем установления стандартов, санитарных норм и требований.

Рабочая мебель должна обладать следующими характеристиками:

- высота сиденья стула над уровнем пола – 43 см.;

- высота крышки стола над уровнем пола – 71 см.;

- расстояние от нижней поверхности крышки стола до сидения стула – около 23 см.

Секретарь должен сидеть лицом к входной двери. Такая планировка подразумевает разделение кабинета секретаря на три зоны: рабочую зону (стол со средствами и орудиями труда); зону приема посетителей и зону отдыха. При небольших размерах служебного помещения вторая и третья зоны совмещаются.

Анализ рынка АСДОУ.

Критериями выбора автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) являются: тип организации, масштаб организации, годовой объем документооборота, стиль управления и корпоративная культура.

Повышение эффективности деятельности организации при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) достигается за счет сокращения затрат на бумажные документы, сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, ускорения информационных потоков, изменения корпоративной культуры организации.

Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты;

- профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Обеспечение надёжного бесперебойного электропитания компьютера. Для её решения служат устройства, которые так и называются – источник бесперебойного питания (ИБП). В своей основе ИБП представляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети.

Обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника для восстановления утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, диске и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение заражённого компьютера. Особо опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединённые в сеть. Основные источники вирусов:

- нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

- дискеты, заражённые вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

- документы MS Word и Excel, заражённые макровирусами.

Осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Наиболее известный в нашей стране производитель таких программ – фирма Symantec.

39. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов.

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов.

Создавать шаблоны рационально в такой последовательности - сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий бланк, бланк для письма, бланк для отдельных видов документов), а на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.