Международная деловая переписка.

При составлении писем иностранным деловым партнёрам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам - по международным стандартам (ISO) на деловое письмо. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см). Все реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (1). Если компания малоизвестная или из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «продажа недвижимости», «организация туров» и т.д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается юридический адрес фирмы, содержащий почтовый адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительства компании и её филиалов (2).

Ссылка (номер) документа (3) может быть цифровой (Ref: 101) или буквенно-цифровой (Ref: DB/101). Где Reference (Ref) – ссылка; DB – инициалы автора; 101 – порядковый номер документа.

Дата (4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу).

Адрес получателя (5) состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии покупателя;

- наименования компании;

- номер дома, улицы;

- города;

- штата (графства), почтового округа (указанного цифрами);

- страны.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т.е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear …».

Заголовок письма (7) указывается после вступительного обращения, он необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок обозначается:

RE: сокращение слова «Regarding» (относительно);

In re: сокращение сочетания «In regard to» (касательно);

Subject: (предмет, тема, вопрос).

Текст (8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением каждого абзаца на пять интервалов (с красной строки). Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости (9). В деловой переписке, особенно в официальных письмах она состоит из выражения Sincerely your (искренне Ваш).

После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (10). Ниже подписи указывается её расшифровка (имя и фамилия), на следующей строке – должность лица, подписавшего документ.

Если к письму имеются приложения (11), то они указываются следующим образом: Enclosure (Encl:) (приложение) Order № 34.

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии (12).

Документирование трудовой деятельности.

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- заявления;

- трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приёме на работу;

- трудовой контракт (договор) с работником;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

- заявление работника о переводе;

- приказ по личному составу о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать:

- место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и её окончания;

- оплату труда;

- обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях независимо от их формы собственности.

Личная карточка – является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле – представлена в виде таблицы из пяти граф, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах и количестве листов. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно.

Личный листок по учёту кадров – содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Автобиография – не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме.

Характеристика (рекомендательное письмо) – это официальный документ, который выдаёт администрация предприятия своему работнику и в котором приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Дополнение к личному листку по учёту кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учёту кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Коммерческие документы.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления письма-предложения или оферты. Оферта представляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает это в – акцепте (ответе на предложение). В случае несогласия покупателя с условиями поставщика по договору он составляет протокол разногласий и направляет его в двух экземплярах вместе с подписанным договором поставщику.

Договор купли-продажи – коммерческий документ, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять это имущество и уплатить за него определённую денежную сумму (цену).

Договор розничной купли-продажи. продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Договор поставки. поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования их в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Государственный контракт на поставку товаров для государственных нужд. Поставщик (исполнитель) обязуется передать товары государственному заказчику либо по его указанию – иному лицу, а государственный заказчик обязуется обеспечить оплату поставленных товаров.

Договор контрактации. производитель сельскохозяйственной продукции обязуется передать выращенную (произведённую) им сельскохозяйственную продукцию лицу, осуществляющему закупки такой продукции для переработки или продажи (заготовителю).

Договор энергоснабжения. энергоснабжающая организация обязуется передать абоненту (потребителю) через присоединённую сеть энергию, а абонент обязуется оплачивать принятую энергию, а также соблюдать предусмотренный договором режим её потребления.

Договор продажи недвижимости. Продавец обязуется передать в собственность покупателя земельный участок, здание, сооружение, квартиру или другое недвижимое имущество.

Договор продажи предприятия. Продавец обязуется передать в собственность покупателя предприятие в целом как имущественный комплекс. Права на фирменное наименование, товарный знак, знак обслуживания и другие средства индивидуализации продавца и его товаров, работ или услуг переходят к покупателю, если иное не предусмотрено договором.

Договор мены. каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой товар. При этом каждая из сторон признаётся продавцом товара, который она обязуется продать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен.

Договор ренты. сторона (получатель ренты) передаёт другой стороне (плательщику ренты) в собственность имущество, а плательщик ренты обязуется в обмен на полученное имущество периодически выплачивать получателю ренту в виде определённой денежной суммы либо предоставления средств на его содержание.

Договор аренды. арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение или во временное пользование.

Договор проката. Арендодатель обязуется предоставить арендатору движимое имущество за плату во временное владение и пользование. Имущество, предоставленное по договору проката, используется для потребительских целей.

Договор аренды транспортных средств. арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также может оказывать своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Договор аренды здания или сооружения. арендодатель обязуется передать во временное владение и пользование арендатору здание или сооружение.

Договор аренды предприятия. арендодатель обязуется предоставить арендатору за плату во временное владение и пользование земельные участки, здания, сооружения, оборудование и другие входящие в состав предприятия основные средства, передать в порядке, на условиях и в пределах, определяемых договором, запасы сырья, топлива, материалов и иные оборотные средства, права пользования землёй, водой и другими природными ресурсами, права на обозначения, индивидуализирующие деятельность предприятия, и другие исключительные права, а также уступить ему права требования и перевести на него долги, относящиеся к предприятию.

Договор лизинга (финансовой аренды). арендодатель обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у определённого им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во временное владение и пользование для предпринимательских целей.

Договор подряда. сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определённую работу и сдать её результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Договор бытового подряда. подрядчик обязуется выполнить по заданию гражданина (заказчика) определённую работу, предназначенную для удовлетворения личных, домашних, семейных потребностей заказчика, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

Договор строительного подряда. По договору строительного подряда подрядчик обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определённый объект либо выполнить строительные и иные специальные монтажные работы и сдать их заказчику, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять результаты этих работ и уплатить обусловленную цену.

Договор подряда на выполнение проектных и изыскательских работ. подрядчик (проектировщик, изыскатель) обязуется по заданию заказчика разработать проектно-сметную документацию и (или) выполнить изыскательские работы, а заказчик обязуется принять и оплатить их результат.

Государственный контракт на выполнение подрядных работ для государственных нужд. подрядчик обязуется выполнить строительные, проектные и другие работы и передать их государственному заказчику, а государственный заказчик обязуется принять выполненные работы и оплатить их или обеспечить их оплату.

Договор на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ. сторона (исполнитель) обязуется перевести обусловленные техническим заданием заказчика научные исследования, либо разработать образец нового изделия, конструкторскую документацию на него или новую технологию, а другая сторона (заказчик) обязуется принять работу и оплатить её.

Договор займа

Кредитный договор.

Договор банковского вклада (депозита).

Договор банковского счёта.

Договор хранения.

Договор складского хранения.

Договор хранения в ломбарде.

Договор хранения ценностей в банке. Банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и ценности, в том числе документы.

Договор страхования.

Договор поручения.

Договор комиссии.

Договор доверительного управления имуществом.

Договор франчайзинга (комплексной предпринимательской лицензии).

Договор о совместной деятельности (простого товарищества).