Унифицированные системы документации.

Унифицированные системы документов (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Создание УСД является одним из основных направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных видах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учёте и т.д.).

Целью создания УСД - определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их размещения.

Основные задачи УСД:

- обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

- сокращение количества существующих форм документов;

- упорядочение информационных потоков.

Унифицированные системы документации включают:

- документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документов;

- межгосударственные стандарты и документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются органами, управлениями и организациями стран СНГ;

- стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивают единый порядок проведения этих работ;

- нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учётной документации, отчётно-статистической, плановой, расчетно-денежной, по материально-техническому снабжению и сбыту, труду, торговле, и социальным вопросам, ценообразованию, по бытовому обслуживанию населения и др.

Формуляр-образец.

Формуляр-образец состоит из:

- Заголовочной части(реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов)

- Содержательной части (реквизиты текст и приложения)

- Оформляющей части (реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.).

Формуляр-образец должен устанавливать:

- формат бумаги;

- конструкционную сетку;

- служебные поля;

- расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.

Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата.

Расстояние между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма), между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).

Ячейка - элемент конструкционной сетки, ограниченный линиями. Полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Поля бланков документов:

- левое – 30мм;

- правое – не менее 8мм;

- верхнее и нижнее – не менее 20мм.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Разработка единой схемы построения на основе формуляра-образца позволяет:

- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

- упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

- облегчить поиск и обработку документов;

- повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.

- Типовой формуляр - характерен д/определённого вида документов.

11. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительные документы:

Устав – правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности. Уставы утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов структурного подразделения.

Инструкция по отдельным видам деятельности – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил поведения.

В реквизите «Название вида документа» пишется ПОСТАНОВЛЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ПОСТАНОВЛЯЕТ(Ю)». Во внешних постановлениях указывается юридический адрес, на внутренних документах нет.

Решение – распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым коллегиальными органами - коллегиями министерств и ведомств, научных советов, советов директоров для оформления результатов деятельности. В реквизите «Название вида документа» пишется РЕШЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «РЕШИЛ».

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. В реквизите «Название вида документа» пишется РАСПОРЯЖЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ОБЯЗЫВАЮ».

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений, местных исполкомов, руководителями объединений, организаций, предприятий, фирм, действующих на основе единоличия.

Стадии подготовки:

изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

подготовку проекта приказа;

согласование проекта;

подписание руководителем.

Бывают

по основной деятельности -издаются для решения основных оперативных задач по организации работы предприятия, финансированию, планированию и д.р.

по личному составу- оформляются: приём, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда и д.р.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведётся во время заседания секретарём.Бывают

полными – указываются все реквизиты (председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня), в основная часть пишется по схеме:слушали, выступили, постановили.

Краткими - указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.

Акт – документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий, имеющих юридическое значение.

Реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа с указанием того факта и обстоятельства, которое послужило поводом для составления акта, например, акт ревизии кассы;

- номер акта (при его регистрации);

- дата и место составления;

- состав комиссии с указанием инициалов и фамилии председателя, инициалов и фамилий членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают должности, инициалы и фамилии присутствующих;

- основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо действия, факты, события;

- содержание акта, где даётся описание конкретных фактов, действий или событий с соблюдением требований, предъявляемых к данному виду актов. Также излагаются выводы, заключения, предложения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Деловые записки:

Докладные- документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу) в связи с выполнением поручений, заданий, а также по вопросам, связанным с обычной работой: динамикой товарооборота, наличием товарных запасов, внедрением новых форм торговли и др.

Служебные- одного должностного лица к другому по поводу разрешения возникающих в процессе работы вопросов. Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.

Объяснительные- дополняет или объясняет какой-либо основной документ

Справка – подтверждаются факты и свидетельства, либо сообщаются сведения, связанные с работой организации или с жизнью и деятельностью отдельных граждан.

Различают справки служебного и личного характера. Справка действительна для той цели или может быть принята той организацией, которая в ней указана.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) предоставляет право другому лицу (поверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

Различают простые и нотариальные доверенности.

По срокам: разовые и длительные.

По полномочия: служебные и личные доверенности.

Расписка – это документ, удостоверяющий факт получения от организации или граждан какого-либо документа, денег или иных ценностей.

Заявление - это письменное обращение граждан, работников предприятия, организации с просьбой, предложением, критическим замечанием или другими вопросами повседневной работы и жизни.

Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:

- общие (фирменные) бланки;

- бланки для писем;

- общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов (ОРД).

Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней части листа с центровкой.

Угловое расположение реквизитов в верхней, левой части листа.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь- верхнем поле бланка слева

Эмблема организации –левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО) - постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом и код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД)) - печатают при оформлении документа, располагают в правом верхнем углу документа.

Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций.

Название вида документа (10) – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов данного вида. Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на бланке для писем, факсов.

Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию (правом верхнем углу).

Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. (структурное подразделение, должность, фамилия, инициалы, почтовый адрес)

Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ»,

Резолюция (18) – в правой верхней части документа.

Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для эффективного поиска документа.

Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых контролируется

Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен быть кратким, достоверным.(2 части: вводной и основной)

Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу имеются приложения, с указанием количества листов и экземпляров.

Подпись (23) – обязательный реквизит любого (наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи).

Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. слово

Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита 23

Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование учреждения (организации, предприятия). Простые печати(различную форму)

Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита 25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу первого экземпляра документа.

Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные заверяются секретарём-референтом.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29).

Отметка о переносе данных на машинный носитель (30) –

Отметка о поступлении (31) – проставляется на входящих документах от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу

Предупредительный знак (32) – является знаком внимания для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.

Постоянными реквизитами бланка являются: Государственный герб Республики Беларусь (1), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2), код организации (3), код документа (4), наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7), почтовый адрес отправителя (8), коммуникационные и коммерческие данные (9), название вида документа (10), место составления или издания документа (14).

Заполняемыми реквизитами бланка являются: дата (11), регистрационный индекс (12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), гриф ограничения доступа (15), адресат (16), гриф утверждения (17), заголовок к тексту (19), текст (21), отметка о наличии приложения (22), подпись (23), гриф согласования (24), визы (25), печать (26).

Служебными отметками являются: резолюция (18), отметка о контроле (20), отметка об исполнителе (27), отметка о заверении копии (28), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о поступлении (31), отметка о переносе данных на машинный носитель (30).