В. Делопроизводственные материалы

Делопроизводственные материалы – такой вид исторических источников, которые имеют основной функцией обслуживание управляющих систем различного уровня (государственный, предприятие, учреждение).

В структуре делопроизводственной документации выделяются две группы: 1) непосредственно управленческие решения, а также документы, обслуживающие их принятие и реализацию; 2) группа разновидностей, обеспечивающая документооборот.

Первая группа формируется уже с зарождением государства. К ним можно, например, отнести должностные инструкции первому сановнику и высшему чиновнику государства эпохи Нового царства в Египте (XVIII – X вв. до н. э.) – чати, текст которой сохранился в некоторых гробницах, материалы официальной переписки (клинописные таблички) и т. д.

Длительное время преобладающая часть делопроизводственных документов возникала в системе государственного аппарата, поэтому они (относительно частных документов) лучше сохранились и воспроизводят систему государственного аппарата. Естественно, что усложнение государственного аппарата приводило к усложнению делопроизводства, к появлению и увеличению количества документов, обслуживающих документопотоки. Нельзя, невозможно изучать документы делопроизводства без изучения истории учреждений, частью деятельности которых, они стали.

На начальных этапах существования государства, при неразвитости структуры и форм государственного аппарата, материалы делопроизводства очень сложно выделить из состава документов в целом. Вместе с тем, по мере становления особых учреждений по подготовке и обслуживанию документов делопроизводства – канцелярий, они все же не теряют связи с другими группами. Поэтому наиболее эффективным является изучение делопроизводственных документов при знакомстве со всем комплексом материалов по тому или другому вопросу.

Прежде всего, необходимо иметь в виду, что важнейшие основы делопроизводства утверждаются законодательно. Четкий порядок возникновения и функционирования документов был представлен в Статуте 1588 г. В Российской империи в начале XVIII в. новая система государственных учреждений оформлялась законодательно, для многих из них издавались регламенты, регулировавшие и деятельность учреждения в целом, и его делопроизводство.

Термин «документ» в древности использовался для обозначения различного рода сделок, вместе с тем в средневековых канцеляриях закрепилась формула «actum est» – «совершено». Все это вызывает то обстоятельство, что в современных пособиях и актовый материал и делопроизводственный определяют и под названием «документальный», и «актовый».

Характерной чертой средневековых документов являлось наличие определенных образцов – сборников формул (наиболее ранний – Анжерский начала VII в., который содержит 60 формул). Точное деление различных видов документов эпохи средневековья усложняется тем, что большинство документов сохранилось не в оригиналах, а в копиях. Пример тому – картулярии (специальные сборники копий документов церковных архивов), а также «Литовская Метрика». «Литовская Метрика» (правильнее – «Метрика Великого княжества Литовского») по сути подменила собой государственный архив. Данный комплекс возник в результате деятельности делопроизводственного учреждения – канцелярии, но среди материалов присутствуют и законодательные, и актовые, и собственно документы делопроизводства.

Очень тесно с материалами делопроизводства связаны статистические. По сути дела они вырастали из делопроизводства. Переходными видами явились такие источники как экономико-географические, хозяйственные и другого рода описания. В современном языке присутствует даже такое выражение как «статистическая отчетность».

Таким образом, материалы делопроизводства изо всех прочих видов наиболее тесно связаны, переплетены с другими видами документов, в соответствии с чем и должно строиться их изучение.

Изучение материалов делопроизводства предусматривает также учет их формы и содержания. Так, в делопроизводстве Великого княжества Литовского употреблялась тетрадная форма, в России такого рода система утверждается с XVIII в. (до этого времени – столбцовая).

В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 мм документы наматывали на палочки и свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающие сегодня несвоевременное и не по существу решение вопроса.

При тетрадной форме, во-первых, экономилась бумага: писали на обеих сторонах листа, во-вторых, исчезала необходимость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый столбец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью было довольно просто (нумерация страниц, реестры и т. д.). Необходим также учет наличия или отсутствия печатных бланков, трафаретов и т. д.

Большое внимание исследователь должен посвятить выяснению того, как обеспечивались такие делопроизводственные операции как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением.

Серьезные проблемы возникают при классификации документов делопроизводства. Специфика их возникновения и функционирования в различных государствах столь разнообразна, что данный вопрос вызывает очень большие споры. Но на основе преимущественного функционального назначения делопроизводственных документов можно выделить следующие группы:

1) распорядительная;

2) отчетная;

3) протокольная (информация коллегиальных органов, собраний, заседаний);

4) переписка между учреждениями, которые не находятся в системе субординации (подчиненный – руководящий) или равными по статусу структурами;

5) документы, обслуживающие документооборот и документы по личному составу (канцелярия);

6) информационные (основная функция – оповещение о принятых решениях);

7) специальные системы делопроизводства: судебно-следственная, военная, дипломатическая.

В ряде случаев выделяют также делопроизводство политических партий и общественных организаций. Сложность классификации приводит к возникновению множества групп систематизации документов делопроизводства (в языке делопроизводства – «документы»).

По происхождению документы делят на служебные и личные.

Служебные – документы, отражающие деятельность учреждений; личные – письма, заявления, составленные отдельными лицами.

По месту возникновения выделяют внешние и внутренние (существуют журналы регистрации входящей и исходящей документации).

По срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные. Весьма срочные и срочные требуют исполнения ранее общего срока, установленного нормативными актами для исполнения такого рода документов. Обычно срочность указывается в резолюции или на документе проставляется гриф «В. срочно» или «К».

По гласности бывают секретные, несекретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности. «Совершенно секретно», «Секретно» или «К».

По форме бывают индивидуальные и типовые.

По срокам хранения подразделяются на документы постоянного, долговременного и временного хранения.

По стадиям создания документы можно представлять в виде черновика, оригинала, копии и дубликата.

Черновик – документ в предварительной редакции.

Оригинал (подлинник) – это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу.

Копия – точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Могут быть простые и заверенные.

Разновидность копии – дубликат, который выдается в случае утери оригинала документа. Он обладает той же юридической силой что и подлинник.

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим представлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Главное назначение регистрации – учет, контроль и быстрое нахождение документов.

 

Г. Статистические материалы

 

Необходимо различать собственно статистические материалы и материалы статистического характера. К последним могут быть отнесены любые массовые данные, которые могут быть подвергнуты статистической обработке. Материалы статистического характера иллюстрируют процесс зарождения и становления документов статистики.

Статистика обычно рассматривается как система сбора сведений для обеспечения обратной связи в системах управления разного уровня и выработки управленческих решений.

В то же время статистика отличается от учетной документации. Последняя обеспечивает реализацию уже принятых решений (учет произведенного, сделанного), в то время как статистические данные собираются для выработки управленческих решений вплоть до долговременной политики в той или иной сфере.

Статистические источники характеризуются своим созданием на основе научно-обоснованной программы, количественной (описательно-цифровой) информацией, массовым характером изучаемых объектов, определением критериев и принципов сбора и группировки материала, комплексным характером сведений; чертами, присущими массовым источникам. Следует заметить, что именно наличие вышеназванной программы статистического обследования не всегда позволяет безоговорочно применять к нему методы математической статистики. На уровне программы под влиянием идеологических и других факторов могут быть заложены такие искажения, которые отнюдь не будут являться погрешностями вычислений.

В процессе развития статистически происходит как становление собственно статистических учреждений, так и определение основных направлений: демографической статистики (статистики народонаселения), статистики сельского хозяйства и промышленности.

Статистические источники содержать массовые, преимущественно количественные, данные. Правильное их использование позволяет определить в совокупности явлений те, что кажутся случайными, характерные для них закономерности развития. Выявление отмеченных закономерностей проходит путем сравнения количественных данных, однако для этого необходимо изучение сопоставимости (однородность) статистических данных. Ибо статистические сведения содержат не только количественные, но и качественные характеристики. Изменения территории или других параметров изучаемого объекта не дают возможности сопоставить статистические данные в полном объеме.

Основные принципы использования статистических данных касаются, таким образом, трех сторон: полноты, точности и однородности изучаемых данных. Во-первых, статистические данные должны быть достаточно полными в смысле охвата ими всех важнейших элементов изучаемого явления или процесса. Для определения же точности статистических данных необходимо определить источник их происхождения: заимствованы ли они из анкеты, заполнявшейся заинтересованным в результатах лицом, или же получены он статистика, обязанного точно описывать изучаемые явления; данные собирались подготовленными специалистами, или же случайными лицами, среди которых могли быть и те, кто не имел элементарных представлений о правилах статистического учета. И, наконец, сравниваемые сведения должны быть однородными (сравниваться должны однородные явления, процессы, объекты по определенным, точно определенным параметрам).

Формирование статистических источников включает следующие стадии: 1) подготовительная работа, сбор сведений, 2) сведение (обработка) первичных данных и подготовка их к печати. Историк, имея дело преимущественно с публикациями (материалами разработки), должен получить представление об обеих стадиях, даже в тех случаях, когда первичные материалы подлежали уничтожению (материалы всеобщих переписей). Необходимо также знание языка, терминологии статистики и обязательный учет документов, определивших условия сбора и обработки информации.

 

Повествовательные источники

 

А Летописи и хроники.

 

Летописями традиционно называют исторические сочинения, в которых события располагаются под определенными годами. У разных народов уже название такой формы историко-литературных произведений содержит представление о погодовом освещении событий: восточнославянская (русская) – «летописание» (по «летам»), польская – «рочник» (от «рок» – год); у римлян и романских народов – «анналы» (от «annus» – год). Примерно с XIV в. на восточнославянских землях при сохранении в целом погодовой сетки все большее значение стал приобретать сюжет исторического повествования. Это, иногда, принуждало летописца отступать от записи по годам, что вело к преобразованию летописи в хронику (от греч. «chronikos»– относящийся ко времени).

К настоящему времени сформировалось целое направление – летописеведение. Начиная с работы А.А. Шахматова, каждый летописный свод принято рассматривать как самостоятельное цельное литературное произведение, имеющее четкую структуру, замысел и идейную направленность. Однако летописи имеют сложный состав. Первые летописи до нашего времени не сохранились. То, с чем сегодня работают исследователи – это летописные своды: историко-литературные произведения, созданные на основании предшествующих текстов. Летописные своды дошли до нас благодаря тому, что много раз переписывались (списывались – отсюда «списки»). Более поздние летописные своды не только являются списками предыдущих, но и содержат дополнительные исторические известия. Сопоставление различных списков позволяет определить протограф – первоначальный оригинал, с которого они списывались. При этом следует также иметь в виду, что в летописную ткань включались не только записи по годам, но и международные договоры (например, Руси с Византией в «Повести временных лет»), агиографические произведения, мифы и легенды и т. д.

Работа с летописями начинается с чтения и сравнения всех списков данной редакции. Выдающийся российский литературовед и лингвист А.А. Шахматов разработал т. н. историко-сравнительный метод изучения летописей, суть которого в выявлении общих мест и разночтений, а также определение характера и причин данных разночтений. Довольно часто под влиянием изменений политических или других обстоятельств текст летописи сознательно перерабатывался. Так возникали новые редакции летописных сводов. Если же в отдельный летописный свод соединялись разные редакции, то возникал новый летописный памятник.

Летописи, анналы, рочники формировались преимущественно в монастырях. Там же хранились и переписывались тексты. Поэтому большинство летописных памятников носят название тех монастырей и кафедральных соборов, в которых они создавались.

Этапы. Расцвет западноевропейской анналистики относится к VIII – X вв., когда анналы составлялись при королевском дворе. К этому же времени относится зарождение летописания на восточнославянских землях (Руси). Кульминацией летописания в Киевской Руси явилось создание «Повести временных лет» (второе десятилетие XII в.).

В XII – XIII вв. в Западной Европе начинают вытесняться хрониками, составление которых переходит от монахов к светским лицам. В хрониках, в отличие от анналов дается материал не только местного, но и европейского масштаба, с частыми отступлениями от хронологической последовательности. Хронисты XII – XV вв., которые обладали большим кругозором и осведомленностью, чем их предшественники-анналисты, не только регистрировали факты, но и стремились дать им собственную интерпретацию.

С середины XIV в., когда в Западной Европе хроники, как тип исторического источника, постепенно утрачивают свою актуальность, в Великом княжестве Литовском они лишь начинают формироваться (смоленская хроника). Наиболее известной в мире стала созданная здесь «Хроника Быховца», интересная как по содержанию, так и по своей форме (краткие рассказы с подзаголовками).

Своеобразие летописания в Восточной Европе заключается еще и в длительном господстве «общерусской» идеи, носителем которой выступал общерусский митрополит. Это способствовало формированию общерусского летописания, которое нашло отражение в различных княжествах, претендовавших на роль объединителя Руси (прежде всего, Московском и Великом княжестве Литовском). Поэтому изучение летописных памятников XIV – первой половины XV вв. возможно лишь при учете их места в системе общерусского летописания.

С конца XV в. общерусское летописание приобретает официальный характер (при московском великокняжеском дворе). Общерусская же часть белорусско-литовского летописания в последующих сводах исчезает, а право на русские земля определяется «правом меча» (концепцией завоевания).

 

Б. Мемуары

 

Мемуары – это тип источников, основанных на памяти. Сведения памяти могут быть зафиксированы с помощью различных средств: от грампластинки до диктофона (фоноисточники), а также с помощью письменной записи. В последнем случае источники данного рода традиционно называют мемуарной литературой. В терминологии, однако, можно наблюдать разночтения. Например, широко распространено понимание мемуаров в узком смысле – исключительно как воспоминаний.

По отношению к классификации мемуарной литературы единой точки зрения не существует. Наиболее всеобъемлющим представляется подход в соответствии с формой возникновения и фиксации на следующие виды:

1. Воспоминания – если автор через определенный (значительный) промежуток времени после совершения определенных событий рассказывает о них или о всей своей жизни. Здесь может возникнуть целый ряд подвидов: автобиографии, жизнеописания и т. д. Самое существенное здесь, что воспоминания пишутся самим мемуаристом, т. е. для исследователя очевиден автор повествования.

Во-вторых, данный тип источника формируется через определенное (обычно значительное) время после совершения событий. Это способствует утрате некоторых деталей в памяти и, наоборот, формированию более целостной картины происшедшего. Автор уже знает, чем завершилось событие и может по иному интерпретировать свою первоначальную позицию и роль в нем. Поэтому требуется изучение обстоятельств жизни и деятельности автора не только от рождения до описываемых событий, но и периода от совершения до создания памятника. Это абсолютно не зависит, каким способом фиксируется информация (за исключением моментов технического характера): магнитная лента или письменный текст.

2. Литературная запись воспоминаний – возникает тогда, когда мемуарист обращается к помощи литератора и последний придает воспоминаниям литературную форму, ничего не искажая в тексте и не внося в него никаких «украшений». Наиболее сложный момент здесь – установление степени соавторства. Если степень вмешательства столь велика, что искажается содержание воспоминаний, мы уже имеем дело с литературным произведением.

3. Стенографическая (протокольная) запись воспоминаний. Этот вид обычно возникает по инициативе архивов, институтов, комиссий, музеев, которые заинтересованы в сборе и сохранении мемуарных источников. Впрочем, фиксация может происходить и на основе диктофона. Последнее сейчас очень распространено. Сформировалось целое направление – oral history (устная история). Самое существенное в данном виде мемуаров – не форма их фиксации, а степень вмешательства лица, которое ведет разговор (опрос). Опрос может производиться как на основе анкеты, так и в произвольной форме. В любом случае канва воспоминаний складывается не самостоятельно, а под воздействием вопросов.

Формируясь в виде стенограммы, воспоминания приобретают форму мемуаров только после расшифровки, исправления и подписи их автором. По своему стилю они сохраняют шероховатости разговорной речи (повторяемость, непоследовательность изложения, т. н. слова «сорняки»). При фонозаписи возникают паузы, различна интонация, эмоциональность повествования.

4. Дневники – как вид мемуарных произведений возникают тогда, когда современник повествует о событиях, людях, чувствах и т. д. день за днем, на протяжении всей своей жизни либо определенного периода. Обычно дневники пишутся по личной инициативе автора, и авторы повествуют о пережитом с позиции того же времени. Если воспоминаниям присущ ретроспективный взгляд на события, то автор дневника еще находится под определенным эмоциональным воздействием от события, не может подняться до осмысления его в целом, отражая только отдельные стороны действительности. Часто исследователю приходится изучать большое количество деталей, чтобы за ними уяснить суть происходившего.

Впрочем, чистых видов мемуаров почти не существует. Так, довольно часто автор воспоминаний обращается к отдельным записям прошлых лет (дневникам). Официальные лица стремятся прибегнуть к различного рода документам для подтверждения своих записей и т. д. В таком случае мемуарные произведения приобретают определенный синтетический характер ценный по содержанию, по информации, но очень сложный ряд анализа источника.

Такого рода синтетический характер довольно часто встречаем в записках путешественников, которые определяют как особый жанр историко-литературных произведений. Действительно, литературе путешествий всегда принадлежала существенная роль в процессе знакомства одного народа с другим. Наблюдения путешественника – это, как правило, свежий взгляд со стороны, со стороны другой культуры, других традиций и ценностей. И все же существует характерная черта, которая позволяет отнести свидетельства путешественников к мемуарным произведениям, ибо они тоже прежде всего основывались на памяти и фиксировались преимущественно в виде дневниковых записей или воспоминаний (а также их сочетания).

Естественно, при изучении мемуаров следует принимать во внимание не только видовые особенности, но и конкретные временные и локальные условия их формирования. Мемуарные произведения не возникли на пустом месте. В Западной Европе, в Речи Посполитой этот жанр формировался на основе хроникального. По истории Великого княжества Литовского выделяется такой этап развития мемуаров как историко-мемуарная литература. В Российском государстве большое влияние оказала также житийная литература.

По своему происхождению мемуары близки к таким видам повествовательных источников как эссе (мнение по произвольно выбранной или общественной проблеме), к эпистолярной (материалы переписки) и художественной литературе. Довольно часто все это приводит к тому, что исследователи объединяют все вышеназванные виды под общим названием – источники личного происхождения.

В. Эпистолярные источники

 

Понятие «эпистолярные» источники довольно часто употребляются в широком смысле, обозначая материалы переписки в целом. Однако по происхождению, цели, функциям четко определяются две группы: материалы официальной переписки и частная переписка. Первую из них относят к материалам делопроизводства, и эта традиция уже утвердилась в источниковедческой литературе.

Поэтому термином «эпистолярные источники» все чаще обозначают только частную переписку. Генезис, развитие материалов частной переписки безусловно схожи с мемуарными произведениями. Да и в новейшее время авторы довольно часто прибегали к эпистолярной форме, обнародуя свою точку зрения по тому или иному вопросу. Однако при этом наблюдалось лишь использование формы. Суть же эпистолярных материалов – в их частном характере; это разговор, при котором собеседники стремятся избежать подслушивания.

Частное письмо – это личное обращение автора к определенному человеку (или нескольким). Обычно оно пишется не для печати, не для всеобщего и даже частичного ознакомления с ним «третьих лиц».

Боясь «подслушивания» авторы писем прибегают к эзопову языку, к только им известным выражениям и сокращениям. Понятные авторам, они впоследствии серьезно усложняют задачу для исследователя.

Андрей Платонов как-то сказал: «По-моему, достаточно собрать письма людей и опубликовать их – и получится литература всемирного значения» (Однажды любившие // Литературная газета. 1983. 19 октября). Действительно, письмо, наверное, как никакой другой источник, способно остановить мгновение, показать человека со всеми его личными заботами и общественными связями в какой-то определенный момент жизни. При этом очень существенно изучение того, о чем автор высказался и о чем умолчал в своем сообщении. Это требует внимательнейшего изучения других материалов, касающихся обстоятельств, указанных в письме.

Устойчивыми элементами эпистолярного памятника является указание адресата, места написания и даты, обращение к адресату, подпись автора письма. Но в содержании личного письма автор совсем свободен – он может писать о служебных, семейных, личных делах.

Очень тесная взаимосвязь и взаимопереплетение эпистолярных материалов с мемуарами, публицистикой и другими источниками личного характера часто приводит к понятному их объединению – в отдельную группу источников (Источниковедение истории СССР. Под ред. И.Д. Ковальченко) под названием источники личного происхождения (Учебник РГГУ. 1998 г.).

Изучая частную переписку, необходимо владеть сведениями по истории почты, ее учреждений, ориентироваться в знаках (памятниках) почтового обращения – марках, почтовых штемпелях и др.

В своем развитии эпистолярные источники прошли целый ряд этапов. Письма, как форма сношений между людьми, были распространены уже с глубокой древности. Античное бытовое письмо начиналось с приветствия, включавшего текст сообщения адресату и в заключение – прощальная форма, дата и место написания письма. Материалом для письма служили преимущественно глина, сложенные вместе деревянные дощечки, поверхность которых покрывалось слоем воска, на нем выцарапывался текст, позднее – папирус и пергамент. На Руси первым материалом для письма служила берёста.

Не только материал способствовал слабой сохранности писем. Она зависела от эмоционального состояния авторов (разрыв часто приводил к уничтожению писем, особенно если иметь в виду материалы любовной переписки, боязнь ареста и т. д.). Отношение государства и самой личности к сохранению писем менялось со временем и было различным в разных слоях общества.

Если иметь ввиду территорию Великого княжества Литовского, то во второй половине XVII в. материалы переписки очень сложно отличить от других видов повествовательных источников. В форме писем составляются (возникают) дневники (Я. Зборовский), эпистолярная форма и служит для обоснования своей точки зрения, взглядов и в связи с тем очень сложно разграничить переписку частную и официальную (письма оршанского старосты Ф. Кмиты-Чернобыльского). Известны также послания, которые приписываются старцу Артемию (осужденному за вольнодумство в религиозных вопросах Московским Собором 1554 г. и убежавшего в Литву). Также примером может служить переписка канцлера Великого княжества Литовскго Льва Сапеги, опубликованная А. Прохаской, где содержатся письма к Л. Сапеге (в частности 93 письма короля Жигимонта III, имеющие официальный характер, и в то же время интересные письма Ипатия Потея). Заметно стремление Л. Сапеги, как государственного деятеля, подняться выше частных интересов (своих и своего сословия). В частном письме униату И. Кунцевичу (12 марта 1622 г.) во всем предстаёт личность канцлера – и вместе с тем человека – расчетливого, осторожного, патриота своей Родины. Частное письмо И. Кунцевичу было ему предупреждением, которое тот не услышал и погиб.

В XVIII – XIX вв. количество писем существенно увеличивается. Возникают и формируются целые эпистолярные комплексы. Чаще всего это происходит в связи с деятельностью известных писателей, архитекторов, художников и других представителей творческих профессий. Однако и здесь есть свои особенности. Так, по отношению к переписке писателей Беларуси XIX в. можно сказать, что число сохранившихся писем настолько невелико, что на учете буквально каждый памятник.

Частный характер письма не всегда сохранял его от прочтения современникам. В Российской империи проводилась перлюстрация (прочтение) писем. Еще более существенный контроль существовал в Советском Союзе, где мало кто мог надеяться на сохранение тайны переписки.

В последнее время все большее распространение получает электронная почта. И если она используется преимущественно для официальных сообщений, то в системе Интернет молодежь ищет новое средство общения. Непосредственный характер этого общения естественно отдаляет его от традиций частной переписки, когда написание письма предполагало некое осмысление, эмоциональный толчок к написанию и т. д.

Необходимо еще раз подчеркнуть, что изучение эпистолярных комплексов должно проводиться в сочетании с другими видами источников, при внимательнейшем анализе психологических характеристик автора, особенностей его стиля и поведения.