III. Организация ведения делопроизводства

Ведение делопроизводства в МРУИИ (филиале) организуется в соответствии с требованиями Инструкции по организации и ведению делопроизводства в учреждениях и органах УИС Минюста России, утвержденной приказом ГУИН Минюста России от 17.12.2001 №242 (с учетом задач, возложенных на инспекции Инструкцией о порядке исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Минюста России от 12.04.2005 №38).

Обязанность по ведению делопроизводства возлагается на сотрудника МРУИИ (филиала) с соответствующей записью в его должностной инструкции.

Передача документов из МРУИИ (филиала) работникам других организаций допускается при поступлении письменного запроса с соблюдением порядка регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Сотрудники инспекций несут персональную ответственность за утрату документов и разглашение служебной информации.

Ответственность и контроль за правильной организацией делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил и порядка работы с документами, устными и письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальника МРУИИ (филиала).

В целях правильного формирования дел, надежного хранения и быстрого поиска документов в МРУИИ (филиала) составляется номенклатура дел, руководствуются нормативными документами по архивной работе, установленными сроками хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности МРУИИ (филиала), их виды и состав. Номенклатура дел подлежит ежегодному переоформлению.

Начальники МРУИИ определяют наименования необходимых дел для МРУИИ и их филиалов, в письменном виде до 1декабря сообщают структуру дел в секретариат ГУФСИН (УФСИН) для составления сводной номенклатуры дел, утверждаемой начальником ГУФСИН (УФСИН). Для каждого филиала делается выписка из сводной номенклатуры дел, утверждается в секретариате ГУФСИН (УФСИН) и направляется в филиал.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которые берутся на инвентарный учет по журналу законченных производством дел и хранятся в МРУИИ (филиале) в соответствии с требованиями нормативных документов. Номенклатура дел закрывается не позднее 1-го квартала нового календарного года, при этом обязательно заполняются все указанные в ней графы.

Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то проводится их нумерация римскими цифрами.

Формирование дел осуществляет сотрудник, ответственный за их ведение и сохранность в МРУИИ (филиале). Номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ, определяет начальник МРУИИ (филиала) или сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства. Каждое дело должно содержать, как правило, не более 300 листов. Внутри дела документы располагаются по мере исполнения. Документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются вместе. При хронологическом порядке систематизации документов наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Дела заводятся только по мере поступления на подшивку исполненных документов и выдаются лицам, ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в номенклатуре с указанием даты. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате поступления первого документа на подшивку в дело, а дата окончания – дате поступления последнего документа в дело. В делах ведется внутренняя опись находящихся в них документов и заводится карточка учета выдачи документа (дела), куда записывается номер выданного документа или дела. В дело подшиваются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается подшивать в дела документы без отметок об исполнении и надписи «В дело №__», с пометкой «Подлежит возврату» и черновики.

При незначительном объеме документов, находящихся в делах, дела становятся переходящими.

Хранение и уничтожение дел осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по организации и ведению делопроизводства в учреждениях и органах УИС Минюста России, утвержденной приказом ГУИН Минюста России от 17.12.2001 № 242.

Кроме планов работы и документов, предусмотренных Инструкцией о порядке исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Минюста России от 12.04.2005 №38, в инспекциях, в основном, применяются следующие виды служебных документов:

Должностная инструкция – документ, закрепляющий за сотрудником функциональные обязанности, границы обслуживаемой территории, линию работы, порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.

Должностные инструкции сотрудников МРУИИ и руководителей филиалов утверждаются начальником МРУИИ и доводятся до сотрудников под роспись. Должностные инструкции сотрудников филиала утверждаются начальником филиала.

В должностной инструкции заместителя начальника МРУИИ предусматривается осуществление организации деятельности МРУИИ, а также ведение определенной линии (в зависимости от количества филиалов, на усмотрение начальника МРУИИ). В должностной инструкции главного бухгалтера – бухгалтерские обязанности и осуществление контроля за правильностью удержаний денежных средств из заработной платы осужденных к исправительным работам (с выездом на предприятия). В должностной инструкции психолога – исполнение приговоров в отношении несовершеннолетних осужденных в полном объеме, подготовка заключений на условно осужденных, в отношении которых готовятся материалы в суд на отмену условного осуждения и снятие судимости, а также проведение индивидуальных бесед с осужденными других категорий из числа нарушителей (в зависимости от числа несовершеннолетних по решению начальника МРУИИ). В должностной инструкции водителя-сотрудника должны быть предусмотрены обязанности осуществления привода, доставки повесток, проведения проверок осужденных по месту их жительства и работы.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении приказа, указания, распоряжения, плана, задания, проведенных мероприятий. По своему содержанию отчет должен быть конкретным и полным. Отчет подписывается начальником МРУИИ (филиала).

Обзор – документ, являющийся разновидностью справки. Он составляется МРУИИ в целях информирования филиалов, заинтересованных органов и организаций о положении дел на определенном участке работы, итогах деятельности за конкретный период времени. (например, обзор о судебной практике вынесения решений по представлениям МРУИИ и филиалов; обзор о взаимодействии МРУИИ и филиалов с ОВД; обзор о практике исполнении какого-либо вида наказаний и др.). В начале обзора излагаются основания составления, результаты проведенного анализа и приводятся примеры в качестве иллюстрации аргументов. Обзор подписывается начальником МРУИИ.

Справка – документ описательного характера. Она составляется по указанию должностного лица, запросу вышестоящего органа, по результатам выезда сотрудника МРУИИ в филиал. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, и подписываться начальником МРУИИ (филиала).

Рапорт – документ, в котором фиксируется информация как служебного, так и личного характера. Суть ходатайства, информации или просьбы, содержащейся в рапорте, целесообразно излагать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Доклад – изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Это одна из форм отчета о положении дел в целом в МРУИИ (филиале) или по отдельному направлению деятельности инспекции, выполнению распоряжения, указания и т. п. Доклады излагаются как в письменной, так и в устной форме, а также заслушиваются по команде, на служебных и оперативных совещаниях, коллегиях.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях МРУИИ (филиала). Протокол составляется на основании записей, сделанных в ходе совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Протокол готовится в течение 3 дней после проведения совещания и подписывается председателем совещания и секретарем. Датой протокола является дата проведения совещания. Протоколу присваивается порядковый номер в пределах календарного года.

Оформление вышеуказанных документов осуществляется на стандартных листах бумаги формата А 4.

IV. Организация работы
по соблюдению законности и прав человека

Организация работы по соблюдению законности и прав человека осуществляется на основании Конституции Российской Федерации, УПК РФ, УК РФ, УИК РФ, Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положения о прохождении службы в органах внутренних дел, утвержденного постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 23.12.1992 №4202-1, Инструкции о порядке исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Минюста России от 12.04.2005 №38, других законодательных и нормативных правовых актов.

Начальник МРУИИ в пределах своей компетенции осуществляет контроль за исполнением функциональных обязанностей сотрудниками, состоянием законности в их деятельности и соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, принимает меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов осужденных. Обеспечивает обучение личного состава МРУИИ и филиалов соблюдению требований законодательства при исполнении наказаний и иных мер уголовно-правового характера, не связанных с лишением свободы.

Начальник МРУИИ, не реже одного раза в полугодие, заслушивает начальников филиалов по вопросам состояния законности и соблюдения прав осужденных, а также периодически проводит совещания по данным проблемам.

В случае поступления в адрес МРУИИ и филиалов представлений прокуратуры о нарушениях законности в деятельности инспекции их копии незамедлительно направляются в ГУФСИН (УФСИН) для решения вопроса о назначении служебной проверки. В случае назначения служебной проверки начальник МРУИИ или его заместитель по поручению руководства ГУФСИН (УФСИН) проводит проверку самостоятельно либо участвует в ее проведении, принимает меры к устранению нарушений законности со стороны инспекторского состава. При необходимости вносит предложения о привлечении подчиненных сотрудников к дисциплинарной ответственности. Заключение по результатам проверки докладывается начальнику
ГУФСИН (УФСИН) для утверждения.

Все поступившие письменные обращения (письма, жалобы и заявления) должны быть зарегистрированы в МРУИИ (филиале) в день их поступления. Учет обращений производится по журналу учета предложений, заявлений и жалоб граждан. Конверты, в которых поступили письма, сохраняются в течение всего периода их разрешения, после чего уничтожаются.

Зарегистрированные письма в тот же день передаются на доклад начальнику МРУИИ (филиала), который определяет исполнителя, порядок и сроки разрешения. По каждому заявлению, не позднее чем в пятидневный срок, должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии к своему производству;

- о передаче на разрешение в филиал;

- о приобщении к ранее поступившему письму;

- о направлении по принадлежности в ГУФСИН (УФСИН) или другие органы, в компетенцию которых входит решение вопросов, содержащихся в обращении.

В последнем случае необходимо уведомить гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в подчиненный филиал, решение или действие (бездействие) которого обжалуется. К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие оскорбительные выражения, написанные неразборчивым почерком, лишенные какого-либо смысла и анонимные, т. е. не имеющие информации об авторе, его фамилии и адресе.

На письмо, взятое на контроль, заполняется контрольная карточка или делается пометка в регистрационном журнале. Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. В случае направления запроса в организации, органы местного самоуправления и т. п., на получение необходимой дополнительной информации (за исключением судов, органов дознания и предварительного следствия) начальник МРУИИ вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Вся переписка по письмам ведется за номером, присвоенным при регистрации. После окончания проверки и направления ответа заявителю материал списывается начальником МРУИИ (филиала) и подшивается в хронологическом или алфавитном порядке в дело.

Все заявления передаются в филиалы или другие организации через делопроизводство МРУИИ.

Письма считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, даны соответствующие действующему законодательству исчерпывающие ответы:

- о полном или частичном удовлетворении просьбы в пределах компетенции;

- об отказе в удовлетворении просьбы или подтверждении ранее принятого решения;

- о разъяснении поставленных вопросов.

В случае устного ответа составляется справка, которая приобщается к материалам проверки письма. В карточке учета (журнале) делается отметка о том, что результаты проверки сообщены заявителю в личной беседе или по телефону.

Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на начальника МРУИИ.

Вопросы соблюдения законности и прав человека в обязательном порядке должны изучаться и отражаться в справке при выезде сотрудников МРУИИ в подчиненные филиалы.

V. Организация служебной и физической подготовки

Служебная и физическая подготовка организуется начальниками ГУФСИН (УФСИН) в рабочее время в установленный день недели и месяца. Занятия начинаются в январе и продолжаются в течение 11 месяцев. Учебный год завершается проведением контрольно-проверочных занятий и принятием дифференцированных зачетов по видам подготовки.

Порядок организации и проведения занятий устанавливается приказом начальника ГУФСИН (УФСИН), в котором утверждается тематический план, определяются время и место занятий, учебные группы и их руководители (помощники), ответственные лица за ведение учебно-планирующей документации. Расписание занятий составляется в соответствии с учебно-тематическим планом и программой.

Начальник МРУИИ должен обеспечить:

- эффективный и постоянный контроль за ходом обучения личного состава МРУИИ и филиалов в течение всего учебного года,

- проведение лично и участие в организации и проведении занятий в системе служебной подготовки сотрудников;

- наличие расписания занятий по служебной подготовке в соответствии с тематическим планом;

- наличие у сотрудников тетрадей по служебной подготовке для записей учебного материала и планов-конспектов у руководителей занятий;

- ведение журнала учета занятий, посещаемости и успеваемости по служебной и физической подготовке сотрудников учебной группы;

- личный контроль за самостоятельной подготовкой сотрудников, пропустивших плановые занятия.

Служебные занятия проводятся по месту расположения учреждения – в МРУИИ и в филиале (в случае значительной отдаленности от МРУИИ), а также в ОРУИИ. Учебные группы формируются, как правило, численностью не более 15–20 человек.

Уровень профессиональной подготовки сотрудников необходимо рассматривать в качестве важнейшего критерия при аттестации, присвоении очередных специальных званий, перемещении по службе и поощрении.

Основным документом, регламентирующим организацию служебной и физической подготовки личного состава МРУИИ (филиалов), является ежегодный приказ ФСИН России по организации служебной и физической подготовки сотрудников УИС на новый учебный год и примерная программа профессиональной подготовки сотрудников УИИ, утвержденная 30.03.2006 директором ФСИН России.