Порядок организации документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

ВВЕДЕНИЕ…………………….……………………………..….…...	4-5
1.Основные требования по организации документооборота на предприятии
1.1 Понятие документооборота …………………………..................	5-9
1.2 Порядок организации документооборота……….....…………...	10-15
1.3 Автоматизация документооборота …………………..................	16-19
2.Анализ организации документооборота ТОО «АгроФирма Майбалык»
2.1Краткая характеристика предприятия и анализ технико-экономических показателей за 2013-2014 годы …….......................	20-22
2.2Анализ организации документооборота в ТОО «АгроФирма Майбалык»………................................................................................	23-27
2.3Анализ выявленных недостатков организации документооборота в ТОО «АгроФирма Майбалык» и пути их устранения….........................................................................................	28-30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………................	31-32
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………................
ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчасбольшую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависитуспех любой организации.В современных условиях для повышения эффективности управления необходимосовершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,

насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой

деятельности в целом.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Предметом курсовой работы является организация процесса документооборота на примере конкретного предприятия ТОО«АгроФирма Майбалык».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в учреждении.

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документооборота данного учреждения.

Задачи:

-рассмотреть классификацию документов, порядок составления, обработки и сроки хранения

-дать организационно-экономическую характеристику предприятию ТОО«АгроФирма Майбалык».

-оценить документооборот в данной организации;

-представить возможные пути совершенствования документооборота.

Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные выводы и обобщения могут быть использованы в систематизации и совершенствовании норм, касающихся вопросов документирования информации, организации делопроизводства и организации оборота документов, в практической деятельности субъектов.

Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы анализа документооборота определяют научную новизну данной работы.

Основными положениями, выносимыми на защиту, являются:
организация документооборота и выявление недостатков организации документооборота в ТОО«АгроФирма Майбалык»

 

 

1.Основные требования по организации документооборота на предприятии

Понятие документооборота

Документ (от лат. Свидетельство, доказательство) в широком смысле это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. [8]

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. [18]

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение, либо устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. [16]

Каждый первичный документ имеет свойство перемещаться от одного исполнителя к другому либо от отправителя к получателю. Движение документов можно проследить от момента их появления в хозяйственном комплексе до момента выбытия из него. Отсюда – понятие документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов: от одного должного лица к другому из одного подразделения в другое.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональном загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на процесс управления в целом. [12]

Документооборот на предприятии осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделений, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, печатное бюро и др.)..

Требования к потокам документов:

1) движение документов должен быть прямоточным, т.е. исключать косвенные маршруты

2) принцип однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно, чтобы сократить время пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность выполнения. При проектировании рациональных документопотоков на предприятии составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий.[5]

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.[10]

Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа, печать;

- подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

- регистрация;

- отправка первого экземпляра документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

 

До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ТОО «Агрофирма Майбалык», передаются почтовой и электронной связью. С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, электронных документов.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю

Заключение

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности ТОО «АгроФирма Майбалык»- это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью ТОО «АгроФирма Майбалык» перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения документированной информацией.

В курсовой работе нами проведен анализ организации документооборота с момента образования самого понятия "документооборот", создания документа

и до его исполнения.

В период своего действия каждый документ проходит длинный путь. Нами определено, что для всех видов входящих, исходящих и внутренних документов свойственны следующие операции: рассмотрение руководителем, регистрация, исполнение, направление в дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив.

Анализ документооборота позволил тщательно изучить организационные стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это помогло определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Целью каждого документа является его исполнение, а для своевременной подготовки и правильного оформления необходимо иметь устойчивую систему управления, чем и является организация документооборота.
Благодаря действующей системе делопроизводства и документооборота можно говорить о благополучии всех организаций и их руководителей. Необходимо только точно действовать по установленным правилам. Мы считаем, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения и убыстрения операций, производимых с документами, уменьшения объема документооборота при помощи бездокументной связи (телефон, личные переговоры), использования средств фиксимальной связи.

Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями.

Такая организация способствует быстрой подготовке необходимых документов в установленные сроки, что помогает избежать конфликтов с другими организациями. И это является главным плюсом в деятельности любого предприятия.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Бухгалтерский учет на предприятиях// под. Ред. Веселовой Т.Н. Маринкова Н.А.М.-2004.

2. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях// Кертман В.Е.М.,-2004

3. Финансовый и управленческий учет на предприятии Алматы 2002. В.В.Радостовец

4. Теория и отраслевые особенности бухгалтерского учета, Алматы 2003

5. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В.Л. Назарова

6. 3. Путеводитель Бухгалтера, 2014г., Издательство: Центральный Дом Бухгалтера, 2014г., 224 стр.

7. Рубанов С.С. Основы бухучета (пособие для начинающих) Издательство: Центральный Дом Бухгалтера, 2012г., 256 стр.

8. «Теория бухгалтерского учёта» Бикенов Жарылкасын стр 87

9. http://uchebnik.kz/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/

10. http://www.buh.kz/

11. http://kz.buh-nauka.com/chm/Pravilo/introduction.htm

12. Султанова Б.Б. Основы бухгалтерского учета: учебное пособие. - Алматы, Экономика: 2009.-152с.

13. Лупикова Е.В. История бухгалтерского учета.

14. http://document.kz/

15. Легостаева Л.В., Сизикова Т.П., 2014 ПРИНЦИПЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Часть учебное пособие (44-49 стр)

16. Легостаева Л.В. Первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы(12-17 стр)

17. http://buhgalter.kz/

18. Бухгалтерский учет в организациях. Учебное пособие. Э.О.Нурсеитов 2011 г. 112 -115стр

19. Попова Л.А. бухгалтерский учет на предприятии. Учебное пособие - Караганда, 1999 - 174с.

20. Разалиева Л.В. Управленческий учет. Учебно- практическое пособие - Караганда, 2001. - 200с.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

ВВЕДЕНИЕ…………………….……………………………..….…...	4-5
1.Основные требования по организации документооборота на предприятии
1.1 Понятие документооборота …………………………..................	5-9
1.2 Порядок организации документооборота……….....…………...	10-15
1.3 Автоматизация документооборота …………………..................	16-19
2.Анализ организации документооборота ТОО «АгроФирма Майбалык»
2.1Краткая характеристика предприятия и анализ технико-экономических показателей за 2013-2014 годы …….......................	20-22
2.2Анализ организации документооборота в ТОО «АгроФирма Майбалык»………................................................................................	23-27
2.3Анализ выявленных недостатков организации документооборота в ТОО «АгроФирма Майбалык» и пути их устранения….........................................................................................	28-30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………................	31-32
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………................
ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчасбольшую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависитуспех любой организации.В современных условиях для повышения эффективности управления необходимосовершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,

насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой

деятельности в целом.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Предметом курсовой работы является организация процесса документооборота на примере конкретного предприятия ТОО«АгроФирма Майбалык».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в учреждении.

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документооборота данного учреждения.

Задачи:

-рассмотреть классификацию документов, порядок составления, обработки и сроки хранения

-дать организационно-экономическую характеристику предприятию ТОО«АгроФирма Майбалык».

-оценить документооборот в данной организации;

-представить возможные пути совершенствования документооборота.

Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные выводы и обобщения могут быть использованы в систематизации и совершенствовании норм, касающихся вопросов документирования информации, организации делопроизводства и организации оборота документов, в практической деятельности субъектов.

Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы анализа документооборота определяют научную новизну данной работы.

Основными положениями, выносимыми на защиту, являются:
организация документооборота и выявление недостатков организации документооборота в ТОО«АгроФирма Майбалык»

 

 

1.Основные требования по организации документооборота на предприятии

Понятие документооборота

Документ (от лат. Свидетельство, доказательство) в широком смысле это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. [8]

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. [18]

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение, либо устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. [16]

Каждый первичный документ имеет свойство перемещаться от одного исполнителя к другому либо от отправителя к получателю. Движение документов можно проследить от момента их появления в хозяйственном комплексе до момента выбытия из него. Отсюда – понятие документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов: от одного должного лица к другому из одного подразделения в другое.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональном загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на процесс управления в целом. [12]

Документооборот на предприятии осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделений, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, печатное бюро и др.)..

Требования к потокам документов:

1) движение документов должен быть прямоточным, т.е. исключать косвенные маршруты

2) принцип однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно, чтобы сократить время пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность выполнения. При проектировании рациональных документопотоков на предприятии составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий.[5]

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.[10]

Порядок организации документооборота

Ответственность за своевремен­ное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Движение документов, составляемых в организации, можно предста­вить в следующем виде:

1. Составление документа, проверка правильности его оформления

2.Визирование документа должностными лицами и утверждение руководителем

3. Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации

4. Подготовка копии документа для хранения и текущего его хранения

5. Передача документа в архив организации либо государственный архив или его уничтожение.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) рег­ламентируется графиком документооборота, утвержденным руководите­лем субъекта

График документооборота может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняем