Анализ выявленных недостатков организации документооборота в тоо «агрофирма майбалык» и пути их устранения

Проведенный анализ организации документооборота в ТОО «Агрофирма Майбалык» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия:

Существующий порядок организации делопроизводства ТОО «Агрофирма Майбалык» обладает рядом недостатков. Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел ТОО. При внутренней переписке сотрудники ТОО используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ТОО «Агрофирма Майбалык» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ТОО «Агрофирма Майбалык» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения ТОО от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

-обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы;

-отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

-выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем разработки Регламента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

-общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

-основные задачи экспертной комиссии;

-основные функции;

-права экспертной комиссии;

-организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ТОО «Агрофирма Майбалык».

Отсутствие электронной подписи

Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

В отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др. Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ТОО «Агрофирма Майбалык», как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.

Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для ТОО «Агрофирма Майбалык» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

-регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

-регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-осуществление контроля за исполнением поручений;

-поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

-создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

-исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

-повышение оперативности и качества работы документами;

-упорядочение документооборота.

Заключение

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности ТОО «АгроФирма Майбалык»- это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью ТОО «АгроФирма Майбалык» перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения документированной информацией.

В курсовой работе нами проведен анализ организации документооборота с момента образования самого понятия "документооборот", создания документа

и до его исполнения.

В период своего действия каждый документ проходит длинный путь. Нами определено, что для всех видов входящих, исходящих и внутренних документов свойственны следующие операции: рассмотрение руководителем, регистрация, исполнение, направление в дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив.

Анализ документооборота позволил тщательно изучить организационные стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это помогло определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Целью каждого документа является его исполнение, а для своевременной подготовки и правильного оформления необходимо иметь устойчивую систему управления, чем и является организация документооборота.
Благодаря действующей системе делопроизводства и документооборота можно говорить о благополучии всех организаций и их руководителей. Необходимо только точно действовать по установленным правилам. Мы считаем, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения и убыстрения операций, производимых с документами, уменьшения объема документооборота при помощи бездокументной связи (телефон, личные переговоры), использования средств фиксимальной связи.

Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями.

Такая организация способствует быстрой подготовке необходимых документов в установленные сроки, что помогает избежать конфликтов с другими организациями. И это является главным плюсом в деятельности любого предприятия.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Бухгалтерский учет на предприятиях// под. Ред. Веселовой Т.Н. Маринкова Н.А.М.-2004.

2. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях// Кертман В.Е.М.,-2004

3. Финансовый и управленческий учет на предприятии Алматы 2002. В.В.Радостовец

4. Теория и отраслевые особенности бухгалтерского учета, Алматы 2003

5. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В.Л. Назарова

6. 3. Путеводитель Бухгалтера, 2014г., Издательство: Центральный Дом Бухгалтера, 2014г., 224 стр.

7. Рубанов С.С. Основы бухучета (пособие для начинающих) Издательство: Центральный Дом Бухгалтера, 2012г., 256 стр.

8. «Теория бухгалтерского учёта» Бикенов Жарылкасын стр 87

9. http://uchebnik.kz/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/

10. http://www.buh.kz/

11. http://kz.buh-nauka.com/chm/Pravilo/introduction.htm

12. Султанова Б.Б. Основы бухгалтерского учета: учебное пособие. - Алматы, Экономика: 2009.-152с.

13. Лупикова Е.В. История бухгалтерского учета.

14. http://document.kz/

15. Легостаева Л.В., Сизикова Т.П., 2014 ПРИНЦИПЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Часть учебное пособие (44-49 стр)

16. Легостаева Л.В. Первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы(12-17 стр)

17. http://buhgalter.kz/

18. Бухгалтерский учет в организациях. Учебное пособие. Э.О.Нурсеитов 2011 г. 112 -115стр

19. Попова Л.А. бухгалтерский учет на предприятии. Учебное пособие - Караганда, 1999 - 174с.

20. Разалиева Л.В. Управленческий учет. Учебно- практическое пособие - Караганда, 2001. - 200с.