Этапы делопроизводства в России

Предмет документоведения

Документоведение (ДВ) – молодая науч. дисциплина, выросла в рамках архивоведения. Первая научная работа по ДВ – курс проф. Митяева "История и организация делопр-ва в СССР" (1942), он же ввел термин "документоведение" (1943).

Осн. организация, изуч. ДВ – Всеросс. НИИ документовед. и арх. дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году.

Предмет ДВ документационное обеспечение управлением предприятия и его организаций.

Объект изучения- документ – информация зафиксированная на материальном носителе.

Задачи ДВ - изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.

Нормативно методическая база ДВ- совокупность законов нормат-правовых актов, методич. док-тов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения док-тов на любом мат. носителе на любых предприятиях.

|| c термином "ДП" исп. термин " документационное обеспеч. управления " и " информац.-документац. обеспеч. управления ". Это связано с внедрением комп. систем в управление и с тем, что помимо традиц. работы с документами осущ. и информац. обеспечение управления, работа с БД.

ДВ явл. одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенств. функционирования государства, а с другой стороны - в решении задачи обеспечения общества ретроспективн. докум. информацией (через архивоведение). █

2. Понятие "документ". Эволюция термина

Документ (Д.), (от лат. "documentum" и "dokeo" –учить, изучать) –пример, свидетельство.

Даль: Д. - всякая важная деловая бумага, свидетельство. Или: Д. – составленные законным путем деловые бумаги, свид-ва

В 1964 проф. Митяев дал принципиально новое определен. Д. - результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой инфы во времени и на расстоянии. Под это определение подходят все документы офиц. и частной переписки, чертежи, рисунки, рукописи, плакаты, фото/кино ленты, произв. искусства и проч.

С т.з. информатики: Д. – матер. объект, содержащий информацию в определенном виде.

Цель создания Д – закрепление информации сознательно человеком на созданных человеком носителях, созданным человеком способом.

По ГОСТу: Д. – материальный объект с сознательно закрепленной на нем информацией.

ГОСТ 51.141 -98

Д. –зафиксированная на мат. носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Этапы делопроизводства в России

Исторически выделяют 5 этапов формирования понятия документ (Д.) и развития делопроизводства (ДП.).

Древнерусское ДП, 10-14 вв. Системы гос. учереждений нет, Д. ведуться в монастырях. Термина Д. нет, делопроизводство не орг-но, известны отдельные виды док-тов.

Приказное ДП, 15-18 вв. Указы, доклады, наказы, челобитные. Термина док-та нет, но формы есть.

Коллежское ДП, до к.18. Петр1 ввел гербовую бумагу.

Векселя, облигации, рапорты, инструкции и проч.

Министерское ДП, до 1917. Коллегии заменяются министерствами. Вводится единообразие, опр-ся формы Д., опр-ся порядок движения Д., употр. дело, деловая бумага, акт.

К концу 1917 г. появляется термин Д.

Появл-ся книги по делопроизводству. Появл-ся бланки для опр-го вида док-тов..

Советское ДП, до 1941. 1 этап. Все постановления этого периода по делопроизводству повторяют царские. Меняется формат бумаги. Начинают исп-ть термин Д.

С 1960г. 2этап. Издаются ГОСТы, нормативные док-ты по делопр-ву, создаются учереждения.

Российское ДП, с 1991 -.

 

Виды документов. Их характеристики

Д. – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой.

1.По происхождению: 1) офиц. (служебные): Д., созд. юр. или физич. лицом и оформл. в установл. порядке, сюда относят: а)управленческие или организац.-распорядит. (ОРД), б)технич., в) правовые; 2) личные: офиц. Д., удост. личность чела или его права, а также содерж. сведения биографич. характера; 3) Д. созданные по собственной инициативе – Д., созданные лицом вне сферы его служебной деятельности.

2.По способу создания: рукописные; с использ. технических средств (машинописные и типографические).

3.По способу документирования – 1)текстовые и письменные 2)физические – инф-ция фиксируется путем изображения к-л объекта.

4.По месту составления -1)входящие 2)внутренние 3)исходящие

5.По технологии обработки: человекочитаемые; машиночитаемые (спец. бланки); машинные (дискеты, флешки)

6.По способу изложения – 1)индивидуальные 2)типовые 3)трафаретные

7.По форме представления – 1)оригинал или подлинник – первый экземпляр док-та, облад. юр. силой. 2)свободная копия – воспроизводит все реквизиты, не сохраняя формы. 3) факсимильная копия 4)дубликат – копия оф. док-та, имеющая силу подлинника и имеющая отметку дубликат.

8. По форме представления инф-ции в автоматизир. системах док-оборота. 1)первичные – содеожат исходную инф. 2)машинограмма – д. содержит инф-цию, получ. при решении управленческой задачт. 3)видеограмма – изображение оконч. Д. на экране монитора.

9.По уровню ограничения доступа: 1)общедоступные; 2)ограниченного доступа.

10. По степени подлинности: 1)подлинные 2)фальсиф-ые

11.По типу хранения:пост,долговр >10,временные<10, личные-75л.

5. Функции документа*

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Функция (Ф.) документа – его целевое назначение, присущ. ему независимо от желания автора.

Информационная Ф. – фиксация инфы с целью сохранения и передачи; кумулятивная подФ. – накопление и преобразов. инфы, показатели: достоверность Д., его полнота, целостность, полезность и новизна.

Осн. ф-ции :1)Социальная Ф. – способность док-та в запечатлении и передачи соц. инф-ции.

2)Коммуникативная Ф. – передача инфы в пространстве и времени.1 – ориентированные в строго опр. направлении. 2 – В любом направлении.

3)Культурная Ф. – Д. - ср-во закрепления и передачи культурной инф-ции: научные, технич., книги, произв. искуст.

4)Управленческая Ф. – присуща Д., участвующим в процессе управления предприятием. ПодФ.: Д. управляющие обществом в целом, регламентир. деятельн. предприятия, отдельной личности.

Выделяют три группы Д.: 1) орг.-правовые. (устав, расписание); 2) орг.-распорядит. (приказ, указ); 3) орг.-вспомог. (справка).

5)Правовая Ф. – фиксирование, закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе. Две категории Д.: 1) Д., изнач. облад. правовой функцией. 2) Д., приобретающий правовую функцию на время (опись имущества на время судебного процесса);

6)Ф. учета – связана с соц. Ф., дает колич. хар-ку инфы: док-т содержат в цифровом выражении информацию, связанной с хоз., демографической и др. видами социальной деятельности.

7) ЗИ – сохранение инф-ции от искажения, путем перенесения ее на мат. носитель, выполн опр требования, кот придают подлинность. Позволяют Д. вып. все перечисленные ф-ции. – архивная – хранение наиболее ценных Д. – мемориальная – ф-ция истор. источника.

Вспомогательные: 1)Когнитивная – познавательная СП-ть Д. 2)Гедоническая – СП-ть Д. служить ср-вом развлечения и отдыха. 3)Ф-ция подтверждения авторского права.

Функции бывают оперативного и долговременного действия.

Свойства документа

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Свойства Д. – его отличительные качества.

С.Д. – отличит. кач-во Д.

1)Атрибутивность - наличие неотъемлемых слагаемых без которых не существует док-та.

2)Функциональность: Документ многофункц-ен

3)Структурность – сохранение осн. Д. при различных внегн и внутр св-вах Д. Д. единое целое, кот сост из разных составл. Д – инф – реквизиты. Д –мат нос. - расположение

Признаки Д. – параметр,атрибут, кот. опр. некий предмет как Д

1) Наличие содержания; 2) Наличие формы, (определяется формуляром/образцом, согласно ГОСТам); 3) Авторство; 4) Наименование (обознач. Д. на естественном языке); 5) Датирование; 6) Наличие юр. силы (её придают соблюдение правил оформления, наличие даты и подписей сторон/автора, печать, бланк); 7) Завершенность сообщения;

8) Оригинальность Д. Оригинал - Д., выполн. на любом носителе, предназначенном для изготовл. подлинника

9) Подлинность Д. Подлинник – первый/единичный экзем. офиц. Д.

10) Копийность Д. Копия – Д., полностью воспроизводящий инфу другого Д., все его признаки и не имеющий юр. силы

7!!!!!!! Способы и средства документирования

Д окументирование – запись инф-циина разл. носителях – регламентир процесс,придающий док-ту юр силу. Осуществляется на носителе, кот по определению мат. объект, исп-ся для закрепления инф-ции речевой,звуковой и др.

Носители: 1)естественная основа2)искуств.

По конструкции носителя: листовые,кодексовые,карточные,ленточные,дисковые.

Два СП-ба док-ия: на естественном языке и на искусственном.

В результате такого документирования возникают Д. текстовые, технические, фото-, кино-, док-ты,машинные Д.

Текстовое документ-ие позволяет получать текстовые,рукописные машинные Д.

Технич докум-ие – технич документы, кот закрепляют техническую мысль.

Машинное документирование исп-ся для машинной обработки хранения инф-ции.

 

Способы унификации текстов документов. Оформление таблиц, трафаретов, анкет

Унифицированные формы док-тов создаются для разрешения однотипных ситуаций. Сущ-т 3 способа униф-ии: трафарет, анкеты, таблица.

Трафарет – форма представления грамматически связанного текста, содержащий постоянную инф-ю и пропуски для заполнения переменной инф-ции, к-рая харак-ет конкретную ситуацию (письмо, справка, акт, протокол, докладная записка). Трафарет. док-ты составляют в организации, если необходимость в них более 200 экземпляров в год.

Анкета – форма представления текста, содержащая хар-ку одного объекта по определенному набору признаков (опросные, социологические).

Таблица – форма пердставления унифицирован. текста, содержащая хар-ки ряда объектов. ГОСТ 1.5-93

Таблица в тексте нумеруется внутри раздела или в тексте. Таблица сразу после упоминания в тексте. Точка нигде не ставится. Таблицу можно не делить на строки, если текс хорошо читается.
16. Требования к составлению и оформлению приказов

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоличного принятия решения для разрешения основных и оперативных задач в организации. Делятся на 3 группы: 1)по организационным вопросам – издаются при создании, реорганизации, ликвидации учреждения или подразделения;

2)приказы по основной деят-ти – регулируют порядок финансирования учреждения, материал.-технич. снабжения, информац. обеспечения управления, соц. вопросы;

3)приказы по личному составу.

 

Приказы оформляются на общем или спец. бланке организации. Приказ долж. иметь заголовок, отвеч-й вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из: 1) вступит. часть – обоснование необх-ти издания док-та. Вступит. часть заканч-ся ключ. словом «ПРИКАЗЫВАЮ:»;

2) распорядит. часть, содержит пункты. Туда пишутся действие, исполнителя и срок выполнения. Нельзя в один пункт поместить более одного действия.

3) контроль.

Приказ подпис-т 1-е лицо в организации или заместитель. Д.б. намечены и однозначно определены конкретные действия. К приказу могут иметься приложения. В тексте приказа делается ссылка на приложение, приводится его наименование. Вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» могут исп-ся: «УВОЛИТЬ», «НАЗНАЧИТЬ НА ДОЛЖНОСТЬ», «ПРИНЯТЬ» и т.д.

Не исп-ся спец. термины, не надо отделываться общими словами.

█

17. Требования к составлению и оформлению постановлений, решений и указов

Постановление (П)– правовой акт, принимаемый высшими федеральными органами, действующими на основе коллегиальности. Юридическое основание для разработки постановлений: законы РФ; постановления правительства РФ; ранее изданные постановления; необходимость осуществления исполнительной деят-ти.

Текст П состоит из: 1) Вступит. часть – пишется обоснование издания данного док-та (вновь изданные законы и постановления). Заканчивается ключ. словом: «ПОСТАНАВЛЯЕТ:»;

2) Распорядительная часть сост.т из пунктов,каждый из которых содержит поручения,исполнителя и дату реализации поручения.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными органами учреждений, организаций и фирм для разрешения наиб. важ. вопросов их деят-ти. Решение м.б. совместным док-м нескольких орг-й. Оформл-ся как постановл-е. Отличается ключевым словом «РЕШИЛ(А)».

Указ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации по вопросам инф-методич. хар-ра, а также для выполнения инструкций, приказов и др. нормативных актов данной организацииии. Оформл-ся аналогично приказу. Ключ. слова: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Оформл-ся с теми же реквизитами, что и приказ. Может появиться адресат.█

18. Система организационно-правовой документации. Назначение, состав, область применения. Цель разработки*

– регулирование орг. деятельности предприятия: разработка и утверждение док-тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус орг-ции, ее компетенцию, структуру и штатный состав.Это уставы, положения, долж. инструкции, штатное расписание, правила, памятки. Обяз. проходят процедуру утверждения.. Регулируют создание, выбор правовой формы, структуры, штатной численности, подразделений предприятий;

Оформляются на листах А4, но с реквизитами(угловое расположение):1)наимен. орг-ции2)дата 3)виза согласования

К этим док-там относ-ся: 1)устав организации; 2)положение об орг-ии; 3) положение о структурном подразделении; 4)штатное расписание; 5)инструкции по различ. видам дея-ти; 6)должностные инструкции; 7)правила и памятки.

Устав – правовой акт, определяющийй структуру, ф-ции и права организации. Текст включ-т: общие положения, акционерный капитал, порядок деят-ти, управление, учето-отчетность, прочие накопления, прекращение деят-ти.Ко всем реквизитам добавляется печать регистрационного органа.

Положение об организации – норм.-прав. акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы, учреждение подразделения. Сущ. типовые и индивидуальные. Пункты: общие положения, основные задачи, права, обязанности, руководство, контроль, проверка, ревизии деят-ти, реорганизация и ликвидация, положение о структурном подразделении.

Должностная инструкция – прав. акт, издаваемый организацией для регламент-ии правового полож-я работника, его обяз-тей, прав, ответственности. Разделы: общие положения, должностные обяз-ти, права, ответственность, взаимоотношения. Оформл-ся на А4. Долж. иметь: наим-е, заголовок, дата и номер, место составл-я, заголовок к тексту, подпись, гриф утв-я с печатью. Долж. инстр. хранятся 3 года.

Штатное расписание – пр. акт, определяющий числ-ть, должностной состав работников орг-ии с указ-ем окладов. На станд. бумаге А4. Реквизиты: наим-е орг-ии, наим-е вида док-та, дата, номер, место составл-я, гриф утв-я (утверждается на год). Инструкция – док-т, содержащий правила, науч.-тех., финанс. стороны деят-ти орг-ии, подразд-я и отд. долж. лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок дят-ти совещательного и коллегиального органа. Док-т определяет статус совещательного органа, порядок планирования, порядок принятия решения и доведение его до исполнителей. Реквизиты: Наименов-е учреждения, совещательного органа, вид док-та, дата, номер, гриф утверждения, подпись.

Требования к формированию дел. Установление сроков хранения дел.

Дело заполняется в течение года. Выполняются след.требования: -распределение док-ов; -расположение док-ов внутри дела; -оформление обложки.

- В дела группируются документы одного календарного года

- Документы временного и постоянного хранения группируют отдельно

- В дело подшивается 1 экземпляр.

- Письма подшиваются так, чтобы вместе были инициативные и ответные

- Приказы, протоколы, распоряжения могут складываться по номерам

- Переписка подшивается в алфавитном порядке (по 1 букве фамилии автора)

На обложку: 1)Название организации 2)Название структурного подразделения 3)Количество листов в деле 4)Срок хранения дела.

Сроки хранения: установление проводится на основе специально установленных перечней. Сроки хранения уменьшать нельзя, только увеличивать. 1-3 категории сдают на хранение в гос. архив, а 4 категории не сдают. ДМН - «до минования надобности», ДЗН - «до замены новыми», «постоянно», «хранить до передачи в архив, если не берут уничтожается до минования надобности».

Оперативное хранение документов:

Хранятся в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Делится на: 1) хранятся в процессе исполнения 2) исполненные документы. В процессе исполнения документы хранятся в специальных папках. Исполненные документы хранятся: в папках типа скоросшиватель (ненадолго), в папках со шнурками (надолго, в прямом хронологическом порядке).█

Виды чертежей по ЕСКД

Все конструкт. док-ты делятся на графические и текстовые.

Графические документы - документы, в которых с помощью установленных стандартом символов и правил, поясняется принцип действия, состав и связь между отдельными частями. Это чертежи и схемы.

Текстовые документы: - конструкторские документы, содержащие принцип действия, показатели

 

Чертежи выделяют:

1) на сборочную единицу – сборочный чертеж (СБ), изображения и данные, необходимые для его сборки;

2) чертеж общего вида (ВО) – изображение изделия, дающее представление о взаимодействии отдельных частей и механизмов изделия;

3) чертеж детали – изображена деталь с размерами и инф-ей, необх.для ее изг-ия. Не имеет буквенного кода. Это основной конструкторский док-т.

4)- габаритный чертеж (ГЧ) – контурное изображение изделия;

5) монтажный чертеж (МТ) – контурное изображение изделия, содержащее данные для монтажа изделия.

 

Основной комплект – конструкторские документы, относящиеся к изделию в целом. Этот комплект не включает документы на составные части. Полный комплект КД – включает основной комплект и документы на составные части.

 

Обозначение конструкторских док-в по ГОСТ 2.201-80

ХХХХ.ХХХХХХ.ХХХ – для изделий и основного КД. Где 4 знака до дочки – код организации, следующие 6 – классификационная характеристика изделия по классификатору и последние 3 знака – порядковый номер. Более полный: ХХХХ.ХХХХХХ.ХХХ ХХХХ – последние 4 знака это тип, например: ПЗ или Э3.█

Предмет документоведения

Документоведение (ДВ) – молодая науч. дисциплина, выросла в рамках архивоведения. Первая научная работа по ДВ – курс проф. Митяева "История и организация делопр-ва в СССР" (1942), он же ввел термин "документоведение" (1943).

Осн. организация, изуч. ДВ – Всеросс. НИИ документовед. и арх. дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году.

Предмет ДВ документационное обеспечение управлением предприятия и его организаций.

Объект изучения- документ – информация зафиксированная на материальном носителе.

Задачи ДВ - изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.

Нормативно методическая база ДВ- совокупность законов нормат-правовых актов, методич. док-тов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения док-тов на любом мат. носителе на любых предприятиях.

|| c термином "ДП" исп. термин " документационное обеспеч. управления " и " информац.-документац. обеспеч. управления ". Это связано с внедрением комп. систем в управление и с тем, что помимо традиц. работы с документами осущ. и информац. обеспечение управления, работа с БД.

ДВ явл. одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенств. функционирования государства, а с другой стороны - в решении задачи обеспечения общества ретроспективн. докум. информацией (через архивоведение). █

2. Понятие "документ". Эволюция термина

Документ (Д.), (от лат. "documentum" и "dokeo" –учить, изучать) –пример, свидетельство.

Даль: Д. - всякая важная деловая бумага, свидетельство. Или: Д. – составленные законным путем деловые бумаги, свид-ва

В 1964 проф. Митяев дал принципиально новое определен. Д. - результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой инфы во времени и на расстоянии. Под это определение подходят все документы офиц. и частной переписки, чертежи, рисунки, рукописи, плакаты, фото/кино ленты, произв. искусства и проч.

С т.з. информатики: Д. – матер. объект, содержащий информацию в определенном виде.

Цель создания Д – закрепление информации сознательно человеком на созданных человеком носителях, созданным человеком способом.

По ГОСТу: Д. – материальный объект с сознательно закрепленной на нем информацией.

ГОСТ 51.141 -98

Д. –зафиксированная на мат. носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Этапы делопроизводства в России

Исторически выделяют 5 этапов формирования понятия документ (Д.) и развития делопроизводства (ДП.).

Древнерусское ДП, 10-14 вв. Системы гос. учереждений нет, Д. ведуться в монастырях. Термина Д. нет, делопроизводство не орг-но, известны отдельные виды док-тов.

Приказное ДП, 15-18 вв. Указы, доклады, наказы, челобитные. Термина док-та нет, но формы есть.

Коллежское ДП, до к.18. Петр1 ввел гербовую бумагу.

Векселя, облигации, рапорты, инструкции и проч.

Министерское ДП, до 1917. Коллегии заменяются министерствами. Вводится единообразие, опр-ся формы Д., опр-ся порядок движения Д., употр. дело, деловая бумага, акт.

К концу 1917 г. появляется термин Д.

Появл-ся книги по делопроизводству. Появл-ся бланки для опр-го вида док-тов..

Советское ДП, до 1941. 1 этап. Все постановления этого периода по делопроизводству повторяют царские. Меняется формат бумаги. Начинают исп-ть термин Д.

С 1960г. 2этап. Издаются ГОСТы, нормативные док-ты по делопр-ву, создаются учереждения.

Российское ДП, с 1991 -.