Виды документов. Их характеристики

Д. – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой.

1.По происхождению: 1) офиц. (служебные): Д., созд. юр. или физич. лицом и оформл. в установл. порядке, сюда относят: а)управленческие или организац.-распорядит. (ОРД), б)технич., в) правовые; 2) личные: офиц. Д., удост. личность чела или его права, а также содерж. сведения биографич. характера; 3) Д. созданные по собственной инициативе – Д., созданные лицом вне сферы его служебной деятельности.

2.По способу создания: рукописные; с использ. технических средств (машинописные и типографические).

3.По способу документирования – 1)текстовые и письменные 2)физические – инф-ция фиксируется путем изображения к-л объекта.

4.По месту составления -1)входящие 2)внутренние 3)исходящие

5.По технологии обработки: человекочитаемые; машиночитаемые (спец. бланки); машинные (дискеты, флешки)

6.По способу изложения – 1)индивидуальные 2)типовые 3)трафаретные

7.По форме представления – 1)оригинал или подлинник – первый экземпляр док-та, облад. юр. силой. 2)свободная копия – воспроизводит все реквизиты, не сохраняя формы. 3) факсимильная копия 4)дубликат – копия оф. док-та, имеющая силу подлинника и имеющая отметку дубликат.

8. По форме представления инф-ции в автоматизир. системах док-оборота. 1)первичные – содеожат исходную инф. 2)машинограмма – д. содержит инф-цию, получ. при решении управленческой задачт. 3)видеограмма – изображение оконч. Д. на экране монитора.

9.По уровню ограничения доступа: 1)общедоступные; 2)ограниченного доступа.

10. По степени подлинности: 1)подлинные 2)фальсиф-ые

11.По типу хранения:пост,долговр >10,временные<10, личные-75л.

5. Функции документа*

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Функция (Ф.) документа – его целевое назначение, присущ. ему независимо от желания автора.

Информационная Ф. – фиксация инфы с целью сохранения и передачи; кумулятивная подФ. – накопление и преобразов. инфы, показатели: достоверность Д., его полнота, целостность, полезность и новизна.

Осн. ф-ции :1)Социальная Ф. – способность док-та в запечатлении и передачи соц. инф-ции.

2)Коммуникативная Ф. – передача инфы в пространстве и времени.1 – ориентированные в строго опр. направлении. 2 – В любом направлении.

3)Культурная Ф. – Д. - ср-во закрепления и передачи культурной инф-ции: научные, технич., книги, произв. искуст.

4)Управленческая Ф. – присуща Д., участвующим в процессе управления предприятием. ПодФ.: Д. управляющие обществом в целом, регламентир. деятельн. предприятия, отдельной личности.

Выделяют три группы Д.: 1) орг.-правовые. (устав, расписание); 2) орг.-распорядит. (приказ, указ); 3) орг.-вспомог. (справка).

5)Правовая Ф. – фиксирование, закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе. Две категории Д.: 1) Д., изнач. облад. правовой функцией. 2) Д., приобретающий правовую функцию на время (опись имущества на время судебного процесса);

6)Ф. учета – связана с соц. Ф., дает колич. хар-ку инфы: док-т содержат в цифровом выражении информацию, связанной с хоз., демографической и др. видами социальной деятельности.

7) ЗИ – сохранение инф-ции от искажения, путем перенесения ее на мат. носитель, выполн опр требования, кот придают подлинность. Позволяют Д. вып. все перечисленные ф-ции. – архивная – хранение наиболее ценных Д. – мемориальная – ф-ция истор. источника.

Вспомогательные: 1)Когнитивная – познавательная СП-ть Д. 2)Гедоническая – СП-ть Д. служить ср-вом развлечения и отдыха. 3)Ф-ция подтверждения авторского права.

Функции бывают оперативного и долговременного действия.

Свойства документа

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Свойства Д. – его отличительные качества.

С.Д. – отличит. кач-во Д.

1)Атрибутивность - наличие неотъемлемых слагаемых без которых не существует док-та.

2)Функциональность: Документ многофункц-ен

3)Структурность – сохранение осн. Д. при различных внегн и внутр св-вах Д. Д. единое целое, кот сост из разных составл. Д – инф – реквизиты. Д –мат нос. - расположение

Признаки Д. – параметр,атрибут, кот. опр. некий предмет как Д

1) Наличие содержания; 2) Наличие формы, (определяется формуляром/образцом, согласно ГОСТам); 3) Авторство; 4) Наименование (обознач. Д. на естественном языке); 5) Датирование; 6) Наличие юр. силы (её придают соблюдение правил оформления, наличие даты и подписей сторон/автора, печать, бланк); 7) Завершенность сообщения;

8) Оригинальность Д. Оригинал - Д., выполн. на любом носителе, предназначенном для изготовл. подлинника

9) Подлинность Д. Подлинник – первый/единичный экзем. офиц. Д.

10) Копийность Д. Копия – Д., полностью воспроизводящий инфу другого Д., все его признаки и не имеющий юр. силы

7!!!!!!! Способы и средства документирования

Д окументирование – запись инф-циина разл. носителях – регламентир процесс,придающий док-ту юр силу. Осуществляется на носителе, кот по определению мат. объект, исп-ся для закрепления инф-ции речевой,звуковой и др.

Носители: 1)естественная основа2)искуств.

По конструкции носителя: листовые,кодексовые,карточные,ленточные,дисковые.

Два СП-ба док-ия: на естественном языке и на искусственном.

В результате такого документирования возникают Д. текстовые, технические, фото-, кино-, док-ты,машинные Д.

Текстовое документ-ие позволяет получать текстовые,рукописные машинные Д.

Технич докум-ие – технич документы, кот закрепляют техническую мысль.

Машинное документирование исп-ся для машинной обработки хранения инф-ции.