Основные направления совершенствования состава и форм документов. Табель и альбом форм документов.

В управленческой деятельности существуют два типа задач: повторяющиеся и оригинальные.Унификация и стандартизация – основные направления усовершенствования документации.

Унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов. Стандартизация – закрепление унификации с помощью нормативных актов. Объекты унификации и стандартизации: 1)термины и определения 2)организационные структуры предприятий 3)классификаторы управленческих функций 4)управленческая документация. Унификация документов предполагает: унификацию состава документов и унификацию форм. После проведения унификации создаются: табель форм документов предприятия, альбом форм. Цель: снизить время на подгот. Д., повысить эфф работы.

Табель форм – перечень, разрешенных к применению унифицированных форм документа. Для организации это справочник, содержащий в упорядоченном виде формы документов, которые необходимы для ведения управленческой и основной деятельности.Это нормативные, рпавовые док-ты, все внутр. док-ты, все формы док-тов по ОКУД.

Содерацжит графы: наим.Д., Код по ОКУД,кем и когда утверждена такая форма Д.,периодичность составления, составитель Д,внутр согласование,внеш согл,подпись, утверждение, печать, куда предост.,примечание.

Этап подготовки табеля:1)составляется карта Д.2)на основе карты сост. образец Д. Образец помещается в альбом форм.

Альбом форм закрепляет результаты унификации и содержит эталонные формы документа в виде бланка с необходимыми реквизитами.
23.Телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, элек. сообщение: назнач., цель составл., треб. к оформл.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: правительств., внеочередные, международные, обыкновенные, срочные, пресса.

Реквизиты: указание категории, телегр. адр. получателя, текст, подпись, дата, номер, адр. отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: как в телеграмме, можно ставить запятые и точки.

Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.

Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).█

Контроль за исполнением документов. Задачи контроля. Сроки исполнения.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док-тов. Контроль ведется по следующим этапам: 1)постановка док-та на контроль 2)проверка доведения до исполнителя 3)предварительная проверка хода исполнения 4)учет и обобщение результатов контроля.

Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док-та; контроль соответствия уровня удостоверения док-та; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек.

Все док-ты делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док-т, отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док-т имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док-т может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док-т сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док-тов на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок).

Классификация док-тов: оперативные; док-ты, отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные, содержащие социально значимую инфу (хранятся в течение в жизни).█

Определение ценности документной информации. Основные критерии ценности документа.

Все док-ты делятся: 1) для оперативной работы 2)для постоянного хранения 3) личные документы о гражданах(75 лет).

Для определения ценности инф-ции проводится экспертиза (начинается с момента регистрации). Для этого создаются экспертные комиссии (для больших орг-ций – постоянные ЦЭК). Действ. на основе примерного положения об ЭК орг-ции (1995).

ЭК оценивает ценность следующих групп док-тов: изобретения и открытия; научно-техническая документация; док. с повторяемой информацией; док-ты, входящие в АСУ. Экспертиза осущ. на основе основных и дополнительных критериев ценности.

Основные критерии: происхождение (роль и место орг-ции, деятеля науки и культуры в соц. жизни общества); содержание (значимость события, факта, повторение этой инф-ции в других док.); внешние особенности док. (юридическая достоверность).

Доп. критерии: значимость инф-ции для развития науки и техники; новизна задач и решений; приоритетность авторства; экономическая эффективность; соц. значимость.█

Заседания ЭК проходят два раза в год, составляют протокол.,
25!!!!!! Номенклатура и все, что с ней связано

Н оменклатура явл. учетным Д., если применяется при описании Д., при орг-ции ИПС, при составлении различных картотек.

Три вида: типовая, примерная, индивидуальная.

Типовая составляется в орг-ции имеющую подведенную сеть. Для орг-ции административно-тер. единицы.Типовые устанавливают унифиц. состав дел и единые индексы этих дел в отрасли.Обязательна!!!

Примерная номенклатура имеет рекомендационный характер.

В любой орг-ции д.б индивидуальная номенклатура. Отвечает за составление СДОУ и архивов. Номенклатура дел составляется раз в 5 лет. Меняют, если появл новые подразделения, Д.

В номенкл. дел вкл. все Д., составленные в данной орг-ции, все поступившие Д.

Номенкл. составляется для организаций в целом и для любого подразделения. Вводится с1янв.на текущий год. Это табличный Д.

индекс дела	загол.дела	кол-во дел	срок хранения	примечания
1.СДОУ 01-1

 

 

Требования к формированию дел. Установление сроков хранения дел.

Дело заполняется в течение года. Выполняются след.требования: -распределение док-ов; -расположение док-ов внутри дела; -оформление обложки.

- В дела группируются документы одного календарного года

- Документы временного и постоянного хранения группируют отдельно

- В дело подшивается 1 экземпляр.

- Письма подшиваются так, чтобы вместе были инициативные и ответные

- Приказы, протоколы, распоряжения могут складываться по номерам

- Переписка подшивается в алфавитном порядке (по 1 букве фамилии автора)

На обложку: 1)Название организации 2)Название структурного подразделения 3)Количество листов в деле 4)Срок хранения дела.

Сроки хранения: установление проводится на основе специально установленных перечней. Сроки хранения уменьшать нельзя, только увеличивать. 1-3 категории сдают на хранение в гос. архив, а 4 категории не сдают. ДМН - «до минования надобности», ДЗН - «до замены новыми», «постоянно», «хранить до передачи в архив, если не берут уничтожается до минования надобности».

Оперативное хранение документов:

Хранятся в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Делится на: 1) хранятся в процессе исполнения 2) исполненные документы. В процессе исполнения документы хранятся в специальных папках. Исполненные документы хранятся: в папках типа скоросшиватель (ненадолго), в папках со шнурками (надолго, в прямом хронологическом порядке).█