Реквизиты основной части формуляра-образца

Формуляр-образец - модель построения формы документа.

Три части: 1) заголовочная (реквизиты, располож. до текста); 2) основная (реквизиты "Текст" и приложения); 3) оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже тек-ста).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Тексты документов пишут на гос-ном языке РФ или на гос-ных языках субъектов РФ в соотв. с законодат. РФ и субъектов РФ.

Могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинаций.

Текст состоит из 2-х частей. В 1-й части указ-ют причины, основания, цели составления док-та, во 2-й – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только одну заключительную часть.

В тексте док-та, подготовленного на основании док-тов др. организаций или ранее изданных док-тов, указ-ют их реквизиты: наименов-е док-та, наименов-е организации-автора док-та, дату, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядит. док-тах (приказах, распоряж.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также док-тах, адресованных руководству организации, текст излагают от 1-го лица единствен. числа ("приказываю", "предлагаю"). В док-тах коллегиальных органов текст излагают от 3-го лица единствен. числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядит. док-тах текст излагают от 1-го лица множ. числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от 3-го лицамножествен.числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В док-тах, устанавливающих права и обяз. организаций и их структурн. подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от 3-го лица единствен. или множествен. числа ("отдел осуществляет ф-ции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").█

Треб. к текстовой части управленческих док-тов

1. Употребление спец. лексики: - употр-ие спец-х терминов

Термин – слово,словосочетание, которому предписываются определенные понятия. Термины указаны в ГоСТах и терминологических словарях. Профессионализмы – слова, возникшие в той или иной области, где нет своей терминологии или слово заменяющее оф. термины.

2. Отсутствие устаревшей лексики

3. Употребление неологизмов

4. Отказ от Употребления слов с универсальным знач-ем, т.е. слов с неопределенным смыслом.

5. Запрещено Употребл-е сокращений: 1) лексические: инициальные (из начал. букв слов); частично-сокращенные слова,телескопические,слоговые

2) аббревиатуры: точечные (стр. 50, и др., и т.п., ул.); дефисные (г-н, гр-н, п/о); нулевые (км, ч, мин, кг).

6. Употребления языковых формул – устойчивых стандарт. языковых оборотов, вид к-рых не меняется.

7. Ограниченное упоребл-е глаголов в личной форме.

 

Ошибки. 1)Связанные с незнанием значения слов 2)Неразличение слов – паронимов 3)Наличие в тексте слов плеоназмов – слова, близкие по смыслу,но разные по звучанию. 4)Ош, связанные с употр. числительных 5)соблюдение этикета в письмах.

Требов-я к оформлению текста. ГОСТ 1.5-93.

Текст док-та делится на простой и сложный. Простой – содержится 1 вопрос, 1 исполнитель. (справки, письма, служеб. записки). Сложные – содерж. нес-ко вопросов, нес-ко исполнителей. (протоколы, акты).

Структура текста: вводная, аналитич. и заключительная части. Текст док-та должен делиться на абзацы. Если текст длинный, то целесообразно его разделить на разделы/подразделы, пункты/, подпункты. Нумеруются арабскими цифрами. 1, 1.1, 1.1.1█

Способы унификации текстов документов. Оформление таблиц, трафаретов, анкет

Унифицированные формы док-тов создаются для разрешения однотипных ситуаций. Сущ-т 3 способа униф-ии: трафарет, анкеты, таблица.

Трафарет – форма представления грамматически связанного текста, содержащий постоянную инф-ю и пропуски для заполнения переменной инф-ции, к-рая харак-ет конкретную ситуацию (письмо, справка, акт, протокол, докладная записка). Трафарет. док-ты составляют в организации, если необходимость в них более 200 экземпляров в год.

Анкета – форма представления текста, содержащая хар-ку одного объекта по определенному набору признаков (опросные, социологические).

Таблица – форма пердставления унифицирован. текста, содержащая хар-ки ряда объектов. ГОСТ 1.5-93

Таблица в тексте нумеруется внутри раздела или в тексте. Таблица сразу после упоминания в тексте. Точка нигде не ставится. Таблицу можно не делить на строки, если текс хорошо читается.
16. Требования к составлению и оформлению приказов

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоличного принятия решения для разрешения основных и оперативных задач в организации. Делятся на 3 группы: 1)по организационным вопросам – издаются при создании, реорганизации, ликвидации учреждения или подразделения;

2)приказы по основной деят-ти – регулируют порядок финансирования учреждения, материал.-технич. снабжения, информац. обеспечения управления, соц. вопросы;

3)приказы по личному составу.

 

Приказы оформляются на общем или спец. бланке организации. Приказ долж. иметь заголовок, отвеч-й вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из: 1) вступит. часть – обоснование необх-ти издания док-та. Вступит. часть заканч-ся ключ. словом «ПРИКАЗЫВАЮ:»;

2) распорядит. часть, содержит пункты. Туда пишутся действие, исполнителя и срок выполнения. Нельзя в один пункт поместить более одного действия.

3) контроль.

Приказ подпис-т 1-е лицо в организации или заместитель. Д.б. намечены и однозначно определены конкретные действия. К приказу могут иметься приложения. В тексте приказа делается ссылка на приложение, приводится его наименование. Вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» могут исп-ся: «УВОЛИТЬ», «НАЗНАЧИТЬ НА ДОЛЖНОСТЬ», «ПРИНЯТЬ» и т.д.

Не исп-ся спец. термины, не надо отделываться общими словами.

█

17. Требования к составлению и оформлению постановлений, решений и указов

Постановление (П)– правовой акт, принимаемый высшими федеральными органами, действующими на основе коллегиальности. Юридическое основание для разработки постановлений: законы РФ; постановления правительства РФ; ранее изданные постановления; необходимость осуществления исполнительной деят-ти.

Текст П состоит из: 1) Вступит. часть – пишется обоснование издания данного док-та (вновь изданные законы и постановления). Заканчивается ключ. словом: «ПОСТАНАВЛЯЕТ:»;

2) Распорядительная часть сост.т из пунктов,каждый из которых содержит поручения,исполнителя и дату реализации поручения.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными органами учреждений, организаций и фирм для разрешения наиб. важ. вопросов их деят-ти. Решение м.б. совместным док-м нескольких орг-й. Оформл-ся как постановл-е. Отличается ключевым словом «РЕШИЛ(А)».

Указ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации по вопросам инф-методич. хар-ра, а также для выполнения инструкций, приказов и др. нормативных актов данной организацииии. Оформл-ся аналогично приказу. Ключ. слова: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Оформл-ся с теми же реквизитами, что и приказ. Может появиться адресат.█

18. Система организационно-правовой документации. Назначение, состав, область применения. Цель разработки*

– регулирование орг. деятельности предприятия: разработка и утверждение док-тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус орг-ции, ее компетенцию, структуру и штатный состав.Это уставы, положения, долж. инструкции, штатное расписание, правила, памятки. Обяз. проходят процедуру утверждения.. Регулируют создание, выбор правовой формы, структуры, штатной численности, подразделений предприятий;

Оформляются на листах А4, но с реквизитами(угловое расположение):1)наимен. орг-ции2)дата 3)виза согласования

К этим док-там относ-ся: 1)устав организации; 2)положение об орг-ии; 3) положение о структурном подразделении; 4)штатное расписание; 5)инструкции по различ. видам дея-ти; 6)должностные инструкции; 7)правила и памятки.

Устав – правовой акт, определяющийй структуру, ф-ции и права организации. Текст включ-т: общие положения, акционерный капитал, порядок деят-ти, управление, учето-отчетность, прочие накопления, прекращение деят-ти.Ко всем реквизитам добавляется печать регистрационного органа.

Положение об организации – норм.-прав. акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы, учреждение подразделения. Сущ. типовые и индивидуальные. Пункты: общие положения, основные задачи, права, обязанности, руководство, контроль, проверка, ревизии деят-ти, реорганизация и ликвидация, положение о структурном подразделении.

Должностная инструкция – прав. акт, издаваемый организацией для регламент-ии правового полож-я работника, его обяз-тей, прав, ответственности. Разделы: общие положения, должностные обяз-ти, права, ответственность, взаимоотношения. Оформл-ся на А4. Долж. иметь: наим-е, заголовок, дата и номер, место составл-я, заголовок к тексту, подпись, гриф утв-я с печатью. Долж. инстр. хранятся 3 года.

Штатное расписание – пр. акт, определяющий числ-ть, должностной состав работников орг-ии с указ-ем окладов. На станд. бумаге А4. Реквизиты: наим-е орг-ии, наим-е вида док-та, дата, номер, место составл-я, гриф утв-я (утверждается на год). Инструкция – док-т, содержащий правила, науч.-тех., финанс. стороны деят-ти орг-ии, подразд-я и отд. долж. лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок дят-ти совещательного и коллегиального органа. Док-т определяет статус совещательного органа, порядок планирования, порядок принятия решения и доведение его до исполнителей. Реквизиты: Наименов-е учреждения, совещательного органа, вид док-та, дата, номер, гриф утверждения, подпись.