Глава 1. Особенности организации экспертизы ценности документов

Введение

Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы корпорации, представляют ценность только для самого предприятия.

Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохранятся в течение всей жизни человека, но, в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Объектом курсового исследования является процесс функционирования и формирования системы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Предметом? технология, процедуры и организация оценки и отбора документов на архивное хранение на основе экспертизы ценности документов.

Целью курсового исследования является изучение организации экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

раскрыть понятие «экспертизы ценности документов»;

изучить нормативно-методические основы экспертизы ценности документов;

рассмотреть организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов;

проанализировать организацию и проведение экспертизы ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

При написании курсового исследования были использованы работы ведущих специалистов? документоведов: В. А. Кудряева, Б. В. Альбрехта, Т. В. Кузнецовой, М. В. Стенюкова, Т. А. Быковой, А. В. Пшенко.

Понятие экспертизы ценности документов раскрывают в своих статьях Н. А. Зверева (14), Т. А. Быкова (10), Т. В. Кузнецова (18,19), В. А. Кудряев (21), В.И. Андреева (8). Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов рассматривает Б. В. Альбрехт (6). Критерии оценки документов описывает Т.А. Быкова (10). Организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов раскрывают В. А. Кудряев (21), В.И. Андреева (8), М. В. Стенюков (23), Т. В. Кузнецова (18,19), Т. А. Быкова (10), Л. М. Вялова (11).

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

Во введении сформулированы цели, задачи, объект, предмет, актуальность, изученность темы, содержание работы.

В первой главе раскрывается особенности организации экспертизы ценности документов.

Во второй главе рассматриваются организация и порядок проведения экспертизы ценности документов.

В заключении представлены основные выводы по курсовому исследованию.

Список использованной литературы состоит из 24 библиографических описаний источников.

В приложении представлены: протокол заседания экспертной комиссии, форма годового раздела сводной описи дел по личному составу, форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

Глава 1. Особенности организации экспертизы ценности документов

Глава 2. Организация и порядок проведения

Оформление результатов экспертизы ценности документов

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Опись дел? это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел (21, с. 200) Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру? 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер. При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло». Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется), приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, не востребованные трудовые книжки (Приложение 2). В опись дел постоянного хранения заносятся в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, отчеты, контракты, годовые планы (Приложение 3).
В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.
ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов). Описи дел постоянного, временного хранения, по личному составу и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2005 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматривается на заседании ЭК организации одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и логическому составу. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты (Приложение 4)Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Таким образом, оформление результатов экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью проведения экспертизы ценности документов. По результатам создаются описи дел постоянного хранения, временного и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, который подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель организации.

 

Заключение

Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения. После этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим этапом процесса делопроизводства и включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных архив.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Введение

Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы корпорации, представляют ценность только для самого предприятия.

Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохранятся в течение всей жизни человека, но, в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Объектом курсового исследования является процесс функционирования и формирования системы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Предметом? технология, процедуры и организация оценки и отбора документов на архивное хранение на основе экспертизы ценности документов.

Целью курсового исследования является изучение организации экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

раскрыть понятие «экспертизы ценности документов»;

изучить нормативно-методические основы экспертизы ценности документов;

рассмотреть организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов;

проанализировать организацию и проведение экспертизы ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

При написании курсового исследования были использованы работы ведущих специалистов? документоведов: В. А. Кудряева, Б. В. Альбрехта, Т. В. Кузнецовой, М. В. Стенюкова, Т. А. Быковой, А. В. Пшенко.

Понятие экспертизы ценности документов раскрывают в своих статьях Н. А. Зверева (14), Т. А. Быкова (10), Т. В. Кузнецова (18,19), В. А. Кудряев (21), В.И. Андреева (8). Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов рассматривает Б. В. Альбрехт (6). Критерии оценки документов описывает Т.А. Быкова (10). Организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов раскрывают В. А. Кудряев (21), В.И. Андреева (8), М. В. Стенюков (23), Т. В. Кузнецова (18,19), Т. А. Быкова (10), Л. М. Вялова (11).

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

Во введении сформулированы цели, задачи, объект, предмет, актуальность, изученность темы, содержание работы.

В первой главе раскрывается особенности организации экспертизы ценности документов.

Во второй главе рассматриваются организация и порядок проведения экспертизы ценности документов.

В заключении представлены основные выводы по курсовому исследованию.

Список использованной литературы состоит из 24 библиографических описаний источников.

В приложении представлены: протокол заседания экспертной комиссии, форма годового раздела сводной описи дел по личному составу, форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

Глава 1. Особенности организации экспертизы ценности документов