Официально-деловая письменная речь

Л.В.БОРОДАЙ

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

ЖИРНОВСК 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

Раздел 1.Введение. Официально-деловой стиль как язык документа.

Тема 1.1. Деловая коммуникация. Деловое письмо. стр.4

Тема 1.2. Характеристика русской письменной официально-деловой речи. стр.6

Раздел 2.Требования к оформлению реквизитов документов. стр.12

Тема 2.1. Реквизиты документа.

Тема 2.2. Оформление реквизитов. стр.16

Раздел3.Типы служебных документов. Деловые письма.

Тема 3.1 Типы документов и их классификация. стр. 25

Тема 3.2. Справочно-информационные и справочно-аналитические

документы. стр.30

Тема 3.3.Виды деловых писем. стр. 42

Тема 3.4. Этикетные письма. стр.48

Раздел 4.Языковые особенности оформления документов.

Тема 4.1. Унификация языка деловых бумаг. Языковые формулы официальных документов. стр.51

Тема 4.2. Особенности языкового оформления документов. стр.58

Тема 4.3. Употребление в деловой корреспонденции числительных, существительных и наречий с количественным значением. стр.64

Тема 4.4 Унификация сокращений. Правила рубрицирования. стр.74

Тема 4.5 Формулы речевого этикета в документе. стр.88

Тема 4.6 Этапы составления и редактирования делового письма. стр.90

Раздел 5.Современные тенденции в практике письменного делового общения

Тема 5.1.Новые тенденции в практике русского делового письма. стр.94

Тема 5.2 Письма, составляемые при устройстве на работу. стр.98

Тема 5.3 Особенности электронной деловой переписки. стр.102

Контрольные вопросы и задания стр.105

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

Приложение 1. Перечень реквизитов документов стр.105

Приложение 2. Образец типового резюме стр.110

Приложение 3. Производные предлоги стр.111

Приложение 4. Склонение имён и фамилий стр.116

Приложение 5. Краткий словарь- справочник управления в русском языке стр.127

Литература стр.132

Лингвистические словари и справочники стр.133

ХАРАКТЕРИСТИКА РУССКОЙ

ПИСЬМЕННОЙ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ РЕЧИ

РАЗДЕЛ 1

Официально-деловой стиль как язык документа

Раздел 2

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Образец продольного бланка письма организации

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс [phone]. E-mail: [e-mail] http //wwWjVmadxu ЭКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/ 771001001

______________________________№__________[ ]

На № от ____________

Угловое расположение реквизитов предполагает их разме­щение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк

для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем исполь­зуются также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности, учреждениями высшей школы. При угловом центрованном расположении все реквизиты, располо­женные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Образец углового бланка письма организации

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс [phone]

E-mail: [e-mail] http //www.yniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

_______________№_______________

На №__________ от______________

 

Постоянные реквизиты

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конс­титуционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан­ках документов в соответствии с правовыми актами субъек­тов РФ.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении реквизи­тов должно находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема организации — условное (символическое) графи­ческое изображение, зарегистрированное в установленном по­рядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности.

Эмблема, как правило, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на блан­ке, если на нем воспроизведен герб.

Код организации — автора документа — проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица следует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика I код причины постановки на учет (ИНН/КПП) также проставля­ют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа необходимо указывать по Общерос­сийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД — 0200000. Обычно код печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации — адресанта документа — должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Оно дается одновременно и в пол­ном, и в сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Московский государственный университет (МГУ). Только сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей

организации (в государственных организациях — наименова­ние министерства или ведомства, в коммерческих организа­циях — название консорциума или промышленно-финансовой группы), например:

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

Наименования организаций субъектов Российской Федера­ции, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык конкретного субъ­екта Федерации, печатают на двух языках.

Если в учредительном документе название организации бы­ло повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

 

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам

и сервису на Юге России

TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO KING

in South of Russia

 

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из од­ного или нескольких слов, пишут русскими буквами и заключа­ют в кавычки. С прописной буквы в этих названиях в кавычках пишут первое слово и собственные имена: компании «Юнайтед Стейтс стил», «Дженерал моторе», концерны «Пежо», «Роллс-Ройс», фирма «Сони». Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатура­ми, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Реквизит Справочные данные об организации содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить коммуникационные данные: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код авто­матической международной телефонной связи и т. д., а также коммерческие данные: номер счета в банке, наименование бан­ка; фамилия и инициалы коммерческого директора и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

 

Тема 2.2 Оформление реквизитов.

Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоян­ные реквизиты (см.тема 2.1.) представляют собой заголовочный комплекс формуляра документа. На бланках учреждения их печатают типографским способом. Переменные реквизиты проставляют при создании конкретного документа. Рассмотрим требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

Переменные реквизиты

Наименование вида документа, составленного или издан­ного организацией, должно быть определено уставом (поло­жением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата — обязательный реквизит документа. Место простав­ления даты на документе зависит от формы бланка и вида доку­мента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания, для протоко­ла — дата заседания (принятия решения), для акта — дата собы­тия. Документ, изданный двумя или более организациями, дол­жен иметь одну (единую) дату. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17. 12. 2010. Если число или месяц обозначается од­ной цифрой, то перед ней ставится ноль, например: 01.04.2010. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2010). Допускает­ся и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2010 г.

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяю­щих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифро­вой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2010.05.05 или 20101105). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретных случаев.

Регистрационный номер документа (индекс письма) явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь, например, следую­щий вид: 09-12/35, где 09 — индекс структурного подразделе­ния, 12 — номер дела по номенклатуре, 35 — порядковый номер письма по регистрационному журналу.

 

Наименование организации Почтовый адрес

Справочные данные об организации

№ 09—12/35

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дает­ся ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2011

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об орга­низации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно должно включать только общепринятые сокращения.

Реквизит Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату без неоправданных затрат труда. Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименова­ние структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.

 

Наименование организации Министерство образования

Российской Федерации

Наименование должности Начальнику отдела статистики

И.О.Ф. получателя И.В. Васильеву

Почтовый адрес Чистопрудный бульвар, 6, Москва,

 

В документах, направляемых в органы государственной власти, указываются (в дательном падеже) должность, инициа­лы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. В реквизите «Адресат» не допускается сокращенного наименования должностей. Если документ направляется долж­ностным лицам министерств и ведомств, где введены воинские и специальные звания, то указываются их звания.

В документах, направляемых в государственные (кроме федеральных органов государственной власти) и общественные организации, на предприятия, в учреждения, в коммерческие структуры, а также частным лицам, должен указываться их полный почтовый адрес.

Наименование адресата на бланках пишется через один межстрочный интервал в правой верхней части, а на докумен­тах, подготовленных совместно с другими федеральными ор­ганами исполнительной власти, — посередине листа в верхней его части.

Инициалы и фамилия (воинское звание, инициалы и фами­лия) адресата отделяются от должности полуторным интерва­лом. Инициалы проставляются перед фамилией, например: А.Б. Петрову. Если документы адресуются высшим должност­ным лицам государства, имеющим воинское (специальное) зва­ние или классный чин, то в обязательном порядке указывается воинское (специальное) звание или классный чин, а инициалы проставляются за фамилией, например: генералу армии Никола­еву А. И.

Наименование организации и ее структурного подразделе­ния указывают в именительном падеже, например:

Администрация... области

Отдел капитального строительства

 

Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:

Администрация... области

Управление по строительству

и жилищно-коммунальному хозяйству

Ведущему специалисту Г.А. Ютову

 

Если письмо адресуется руководителю организации, наиме­нование организации должно входить в название должности адресата, например:

 

Начальнику Главного контрольного управления администрации

области В.И. Сомову

 

или

Г-ну С.Г. Ковалеву,

заместителю главы

администрации (губернатора) области,

руководителю аппарата

 

Названия управлений и самостоятельных отделов в составе министерства или предприятия пишутся с прописной буквы, например: Главное управление финансов.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишутся строчными буквами.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последователь­ности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (для юридического лица — наименование организации; для физических лиц — фамилия, имя, отчество); название ули­цы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; название страны (для междуна­родных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почто­вый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

 

Если документ адресован физическому лицу, сначала указы­вают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

 

На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается. Не проставляется

почтовый адрес и на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

Первому заместителю

главы администрации (губернатора) области

В.Н. Алтухову

 

Руководителю пресс-службы

главы администрации (губернатора) области

И.В. Строеву

 

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресата­ми не указывают. При большем количестве адресатов составля­ют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опуще­ны. Составные части реквизита «Адрес» следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Документ утверждается должностным лицом (должност­ными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверж­дения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи (инициалы, фамилия) и даты утверж­дения, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации (губернатор) области

Личная подпись

Дата

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР­ЖДЕНО), наименования утверждающего документ в творитель­ном падеже, даты утверждения, номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2010 №

 

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2010 № 82

 

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы ис­полнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

 

Морозовой Н.В.,

Федосеевой Н.А.

 

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой

группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2010

Личная подпись Дата

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту — реквизит документа, отражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно емким, но кратким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. За­головок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего? (кого?), например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации Института современных технологий управления

 

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не берется, пишется с прописной бук­вы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистра­ционный номер и дату документа».

Отметку о контроле за исполнением документа обознача­ют буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст — основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание — управленческое действие, ре­шение. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их соединения. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть вклю­чает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложе­ния — ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаи­мосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, например:

 

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положе­ния о ведении

государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам...

 

Во второй части формулируются предлагаемые или осущест­вляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, являю­щиеся этикетными элементами письменного официально-де­лового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) или к от­дельным должностным лицам:

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин мэр!

 

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содер­жания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от всту­пительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением

С глубоким уважением

С пожеланиями успехов

С наилучшими пожеланиями

Текст письма может состоять из одного или нескольких абза­цев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желатель­но, чтобы в письме рассматривался только один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет сле­дующий вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте,

дается его наименование с указанием количества листов и коли­чества

экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими

цифрами (без знака №):

 

Приложение: 1. Устав акционерного общества «Информтехни- ка-связь» на 8 л. в 1 экз.

2. Акт ревизионной комиссии на 2 л. в 1 экз.

 

В состав реквизита Подпись входят: наименование должнос­ти лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пи­шутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Коммерческий директор (личная подпись) Е.Н. Маслов

 

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

 

Генеральный директор (личная подпись) А.С. Мелехов

Главный бухгалтер (личная подпись) П.И. Горбунов

 

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы Директор Инвестиционного фонда

(личная подпись) В.М. Рыков (личная подпись) А.П. Миронов

 

При подписании совместного документа первый лист оформ­ляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соста­ве комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (личная подпись) Б.Д.Павлов

Члены комиссии (личная подпись) А.Н. Соколова

(личная подпись) А.В. Красин

 

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛА­СОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, рас­шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

(личная подпись) И.О.Ф.

Дата

 

Если согласование осуществляют через письмо, протокол или другой документ, то гриф согласования оформляют следую­щим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства образования

Российской Федерации

от 05.06.2010 № 430-162

 

Согласование документа оформляют реквизитом Виза согласования (далее — виза), включающим в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела (личная подпись) А.С. Одинцов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следу­ющим образом:

 

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

(личная подпись) А.С. Одинцов

Дата

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Документы заверяют оттиском печати организации, что подтверждает подлинность подписи должностного лица на до­кументах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных доку­ментах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверении копии — заверительную надпись: «Верно», а также должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подпи­си (инициалы, фамилию), дату заверения. Например:

 

Верно

Инспектор службы кадров (личная подпись) Т.С. Левченко

Дата

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяе­мой по усмотрению организации.

Реквизит Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

 

Васильев 32-45-78

или

Васильев Виктор Иванович 32-45-78

 

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона могут указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

 

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2006

 

Реквизит Отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такового документа, краткие сведения об испол­нении; помету В дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124

В дело №0115

(личная подпись)

01.07.2006

 

Реквизит Отметка о поступлении документа в органи­зацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый но­мер, дата поступления документа в организацию, при необходи­мости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа яв­ляется отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

— если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основ­ной текст;

— если информация в основном тексте претерпела сущест­венные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. S. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указываются дата и время, когда была сделана приписка, например:

1 ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов». С. 1-8.

Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

 

С уважением, (подпись)

 

P.S. Отчет по III кварталу только что получил.

28 марта 2010 г. 18.00 (подпись)

 

Оформление и расположение реквизитов документов в соот­ветствии с требованиями государственного стандарта не только придают официальный статус деловой бумаге, но и являются обя­зательным условием культуры письменного делового общения, показателем профессиональной компетентности составителя документа. Стандартизация оформления документов упрощает процедуру их обработки, облегчает восприятие служебной ин­формации, поступающей по каналам письменной связи. Однако следует учитывать, что существующие в современном пись­менном деловом общении группы документов различаются с точки зрения состава и оформления реквизитов, что обусловлено их функциями, а также сложившимися традициями.

 

Раздел3

Основные типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации деловая переписка делится на внут­реннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной органи­зации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документа­цию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми обмениваются организации, называют официаль­ными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению доку­ментов.

В зависимости от того, к какой сфере деятельности относит­ся документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы делят на срочные, второ­степенные, итоговые и периодические, а по критерию первичнос­ти происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа1.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форму отправления официально-деловой коррес­понденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс использу­ются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправле­ниями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектами как в рамках всего государства, так и в рамках отдельной организации. Этот тип документов в свою очередь представлен комплексом систем, основными из которых являются:

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

— финансовая документация;

— документация по материально-техническому обеспе­чению;

— договорная документация.

Эти и другие системы документации отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТом и стандартами.

Далее более подробно будут рассмотрены системы докумен­тации, включающие наиболее часто используемые виды слу­жебных документов и официальных писем.

Структура и содержание служебных документов

 

Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы позво­ляют управлять объектами по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативно-правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресат — конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работ­ники.

В связи с особой ролью, которую играют распорядитель­ные документы в системе управленческой документации, необходимо дать более подробную характеристику требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — при­дание юридической силы действию руководителя. Поэтому язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нару­шения...; назначить... на должность... и т. п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, при­каз, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически после­довательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многознач­ных ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распоряди­тельного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях..., Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утвержде­нии инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень ме­роприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от треть­его лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, пра