Тема 3.3. Виды деловых писем

В зависимости от классификационных признаков в научной литературе существует несколько видов классификации офици­ально-деловой переписки.

По тематическому признаку официально-деловую коррес­понденцию достаточно условно делят на деловую и коммерче­скую. Следует отметит, что понятия деловая переписка, де­ловое письмо чаще используются в широком значении — как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. В узком значении эти понятия употребляются при противопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри­ятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабже­ния, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обяза­тельного ответа требуют письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлы­ка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-изве­щения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника по нескольким адресам, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности — письмо-извинение и т. д. Многоаспектным

(многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждо­му из существующих аспектов содержания письма соответству­ют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содер­жания (отражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к фор­мату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отра­жает какую-либо исключительную, необычную производствен­ную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, кото­рое придает письму составитель. В связи с этим текстовая струк­тура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Однако, как отмечают специалисты, было бы неверно предполагать, что язык нерегламентированных писем не содержит элементов стандартизации.

В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установ­лении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем сегодня весьма актуально.