Тема 1.2 Характеристика русской письменной официально-деловой речи.

Интернациональные черты русской письменной официаль­но-деловой речи — следствие универсальности задач, которые она призвана решать, а именно: служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) официальной (управленческой, деловой, служебной) инфор­мации.

Фиксация официальной информации называется докумен­тированием. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Так, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Следует отметить, что правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа. В социаль­ном плане любой официальный документ полифункционален,

т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позво­ляет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Правовая функция официальных бумаг предопределяет их юридическое значение. Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальных бумаг основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки.

Документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую фун­кцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.

Юридическое значение документа обеспечивается комплек­сом реквизитов — обязательных элементов оформления докумен­та. Основными реквизитами, обязательными для официальных бумаг отечественного и зарубежного образца, являются наиме­нование автора документа, наименование адресата, подпись, да­та, номер документа и др. Однако в разных странах количество реквизитов, необходимых для оформления официальной бума­ги, неодинаково и определяется государственным стандартом. Так, Государственным стандартом России для оформления документов предусмотрено 30 реквизитов, по международным стандартам (в странах Европы, в Америке) официальные бумаги оформляют с использованием 16 реквизитов (12 из них являют­ся обязательными).

Требования, предъявляемые к официальной информации, имеют интернациональный характер, поскольку их в равной ме­ре можно предъявить к содержанию всех текстов письменной официально-деловой речи. Назовем основные требования:

— достоверность (объективность);

— актуальность (необходимость, новизна, своевремен­ность);

— убедительность (аргументированность);

— лаконизм, точность и информационная достаточность.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес­кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Требование убедительности (аргументированности) информации связано с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколь­ко достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Требование точности предполагает ясность, недвусмыслен­ность изложения в документе, что достигается предметной и коммуникативной точностью.

Предметная точность — это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность языкового оформления высказывания достигается точностью употребления слов, т. е. ис­пользованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значения может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: нельзя обсчи­тать данные (глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать» — обсчитать покупателя, поэтому правильнее сказать обработать данные); нельзя отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: 1) «способствующий, помогающий чему-либо; удобный для чего-либо», например: благоприятный мо­мент, благоприятные условия; 2) «хороший, одобрительный», например, благоприятный отзыв; следует написать отказать под благовидным предлогом); нельзя... достигать неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение «не­желательный, не нравящийся кому-либо» и сочетается только с одушевленными существительными, например, неугодный сотрудник, поэтому требованию точности соответствует сло­восочетание...достигать неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

Коммуникативная точность — это точность осуществления замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, про­веденной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное

комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Таким образом, правильнее было бы сказать:...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместно употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Как видим, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать «необходимые» слова и выстроить их в правильном порядке.

Общими требованиями к документам являются требования лаконизма и информационной достаточности. Лаконизм (оптимально документ не должен превышать объем одной-двух страниц) необходимо сочетать в официальных бумагах с требованием информационной достаточности. Это требование означает, что официальное послание должно содержать доста­точную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и собы­тия, в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может вызвать необходимость запроса дополнительных сведений, что ведет к неоправданной переписке. Избыточность же информации затрудняет восприятие документа, его суть ускользает.

Предметом официальной переписки при всем ее многообра­зии обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логи­ческая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом документа, а последовательное размещение этих моделей — его композицией. В качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями — просьбами, сообщени­ями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятель­ное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначнос­тью и состоит из двух частей: первая содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса), вторая называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предло­жения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы документа.

Стандартизация и унификация — обязательные признаки письменной официально-деловой речи. В той или иной степени они характерны для всех типов деловых бумаг и обусловлива­ют строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Способ изложения текста в документе формально-логиче­ский. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличност­ных, поскольку официальным автором и адресатом документа почти всегда выступают организации. Несмотря на то что доку­мент подписывается одним лицом — руководителем организа­ции, автором документа выступает коллективный субъект. То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен или собирательными существительными: руко­водство, администрация, акционерное общество и т. п., или описательными конструкциями: Дирекция... ходатайствует..., Фирма... предлагает..., которые подчеркивают неличностный характер письменного делового общения.

Следует отметить, однако, что представление об отправите­ле и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда оди­наковы в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной письменной официально-деловой

речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребле­ние языковых моделей, устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности де­ловой речи. Задача составителя текста документа упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы (Сообщаем, что..., Считаем целесообразным..., Просим Вас рассмотреть вопрос о...) в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения.

Помимо выражения типового содержания языковые форму­лы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юриди­ческой силой, или как элементы, определяющие его видовую принадлежность (в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...; в письме-претензии:... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд). Выражая ти­повое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания адресатом текста, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Официальность и регламентированность деловых отноше­ний предполагают соблюдение этических норм и делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также через соблюдение общей тональности посла­ния в рамках корректности и учтивости. В письменной деловой речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежли­вости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаи­моотношений (официальные, полуофициальные, дружеские) между отправителем и получателем корреспонденции.

Немаловажное значение для делового общения имеет этика отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

Составителям деловых писем не рекомендуется:

—торопить адресата при вынесении решения словами Срочно; Незамедлительно; В возможно более короткие сроки. Более приемлемы формы Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении;

— навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру;

— намекать получателю письма на его мнимую невниматель­ность, вводя в заключительный текст письма следующую фор­мулировку: Предлагаю внимательно изучить...;

— начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязатель­ным требованием с точки зрения этических норм является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматри­ваться как нежелание сотрудничать. О безусловном нарушении этических норм деловой переписки, выражении неуважения свидетельствует форма ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией.

Итак, особые условия делового общения, такие как офици­альный характер, адресность, повторяемость управленческих си­уаций,тематическая ограниченность, определяют общие черты документа, русской письменной официально-деловой речи.