Типы служебных документов. Деловые письма

Тема 3.1 Типы документов и их классификация. Основные типы документов.

Основные типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации деловая переписка делится на внут­реннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной органи­зации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документа­цию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми обмениваются организации, называют официаль­ными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению доку­ментов.

В зависимости от того, к какой сфере деятельности относит­ся документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы делят на срочные, второ­степенные, итоговые и периодические, а по критерию первичнос­ти происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа1.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форму отправления официально-деловой коррес­понденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс использу­ются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправле­ниями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектами как в рамках всего государства, так и в рамках отдельной организации. Этот тип документов в свою очередь представлен комплексом систем, основными из которых являются:

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

— финансовая документация;

— документация по материально-техническому обеспе­чению;

— договорная документация.

Эти и другие системы документации отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТом и стандартами.

Далее более подробно будут рассмотрены системы докумен­тации, включающие наиболее часто используемые виды слу­жебных документов и официальных писем.

Структура и содержание служебных документов

 

Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы позво­ляют управлять объектами по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативно-правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресат — конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работ­ники.

В связи с особой ролью, которую играют распорядитель­ные документы в системе управленческой документации, необходимо дать более подробную характеристику требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — при­дание юридической силы действию руководителя. Поэтому язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нару­шения...; назначить... на должность... и т. п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, при­каз, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически после­довательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многознач­ных ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распоряди­тельного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях..., Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утвержде­нии инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень ме­роприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от треть­его лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, например:

 

В целях повышения собираемости налогов Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...

 

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

 

Государственный комитет Российской Федерации по стандар­тизации и метрологии ПОСТАНОВЛЯЕТ:...

 

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол РЕШИЛ (РЕШИ­ЛА, РЕШИЛИ), например: «Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...»

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ — распоряжение руководителя, основной распоряди­тельный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются при­казы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном блан­ке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть краткими четко отражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «о чем?», например:

 

О поощрении

Об увеличении уставного капитала общества

 

Затем идет распорядительная часть документа, которая в свою очередь делится на две части.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то в тексте есть только распорядительная часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, без разрядки, с но­вой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия распорядительного характе­ра, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе...

2. Назначить Н.Н. Ковалева председателем комиссии.

 

Если же задание или действие предполагает конкретного ис­полнителя, соответствующий пункт документа должен начинать­ся с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы ад­министративного управления создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института современных технологий управления.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например:

 

Срок представления 25.06.2010.

 

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов.

Например:

 

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Или:

Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора

Богова А.И.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Пре­зидентом Российской Федерации, а также единолично руково­дителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. В существующей практике распоряжения издаются также руководителями пред­приятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же пра­вилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что

в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяю­щее вводную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организа­ции. Как правило, указания составляются и оформляются ана­логично приказам, но ключевыми в тексте указания являются слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содер­жания указания.

Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, оформляется общий реквизит «Адресат», например:

 

Руководителям органов охраны природы

республик в составе Российской Федерации,

краев, областей, автономных образований,

городов Москвы и Санкт-Петербурга

 

 

В этом случае рассылка указаний осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как и заголовок к тексту приказа. Текст указания в боль­шинстве случаев имеет вступительную часть, раскрывающую цели и причины его издания. Последний пункт распорядитель­ной части — пункт о контроле за исполнением указания.