Тема 4. 6 этапы составления и редактирования делового письма.

 

Редактирование и корректура Важнейшей чертой письменной речи является то, что ее можно исправить, внести изменение в написанное, другими словами - откорректировать и отредактировать. Редактирование [Редактирование] - это исправление, улучшение уже написанного текста, подбор наилучших вариантов выражения мыслей. Само слово "редактирование" имеет латинское происхождение (reducio - сокращать).

Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно состоит из трёх этапов.

1. Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные замечания следует фиксировать на отдельном листе бумаги.

2. Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включенного в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

3. Собственно редактирование документа. На третьем этапе проводится языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текст, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написанное – слова, цифры, корректурные знаки - должно быть отчетливым и аккуратным.

Выправленный текст следует перепечатать и вычитать. Полностью подготовленный текст подписывается.

При редактировании используются корректурные знаки.

В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки.

1. Неправильное использование слов-терминов. Например: Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.

Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Например: Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен).

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

3. Употребление архаизмов.

К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т.п.

4. Плеоназм и тавтология

Например: 150 рублей денежных средств или Следует учитывать следующие факторы.

5. Неразличение паронимов.

Например: Командировочный прибыл в указанное время.

Командировочный — образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные).

Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист).

6. Ошибки в употреблении синонимов.

Например: Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.95.

В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки.

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно (чего?); благодаря (чего?); вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению.

Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

2. Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т.п.

2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко).

Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франка, Шевченко.

3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры. Куросавы.

4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам.

Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Например: Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно).

В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

4. Ошибки при употреблении количественных имен числительных.

Например: Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят (шестьюдесятью) шестью рабочими завода.

Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

5. Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.

1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах.

Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...: Руководствуясь... и т.п.

2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант: Про работав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

6. Неправильное использование предлогов.

В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о.

Например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

7. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например: Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.

В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

1. Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен.

Например: Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики).

2. Изменение грамматической формы слов, входящих в оборот.

Например: Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой).

3. Смещение двух различных фразеологизмов.

Например: 3ачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся).

4. Вставка лишнего компонента. Например: Отдать должную дань (отдать дань).

5. Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи.

Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т.п.).

Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: Меньший налог - вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать.

Некоторые правила использования сокращений в текстах документов.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения.

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

1) почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.);

2) наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.);

3) названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.);

4) слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);

5) денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.).

6) текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с., гл., с.г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Отметим некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

1. Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т.п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз, (озеро) Глубокое, г. (город) Орел,

б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

2. Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

3. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИ Стройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

4. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.

5. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т.п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

6. Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

7. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.

8. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста.

Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

9. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка" (М., 1969).

Правописание названий организаций и учреждений.

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации; Федерация независимых профсоюзов России).

3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России; Музыкальное училище им. Гнесиных; Политехнический музей; Первый московский часовой завод).

4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

 

Раздел 5

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ

В ПРАКТИКЕ ПИСЬМЕННОГО

ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ