Специфические черты русской письменной официально-деловой речи

Главной особенностью русской письменной официально-деловой речи все еще остается строгая функциональность, так называемый телеграфный стиль. В то же время в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты из Библии, из работ за­падных и американских философов, стихи, меткие народные выражения, используемые с целью продемонстрировать крас­норечие и эрудицию автора.

Для отечественной деловой переписки характерно так назы­ваемое «мы-обращение» в подаче информации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллек­тивные» субъекты. При этом предпочтение отдается формам множественного числа: предлагаем, сообщаем, направляем; собирательным существительным администрация, дирекция, правление, которые используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, автор документа представляет интересы всего предприятия, фирмы, выступает представителем организации в целом. В качестве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено.

В западной и американской школах делового письма пред­ставлены как «мы-обращение» (например: «Мы были огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произве­денной нашей компанией...» (письмо-извинение), так и «я-обращение» (например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1234 от 15 ноября 2004 года...» (письмо-извинение). Оба письма под­писаны конкретными должностными лицами, выступающими от лица фирмы, однако во втором случае чувствуются еще и личная ответственность, заинтересованность автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я.

Этикетные формулы приветствия и прощания в русском письменном деловом общении, как правило, отсутствуют. Тексту письма не всегда предшествует обращение. Без обращения обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем, писем-подтверждений и др. Следует заметить, что в последнее время обращение все чаще включается в текст официального послания и становится обязательным элементом русского делового письма, отсутствующие обращения допустимо, если адресат — коллективный субъекта также если послание представляет собой трафаретное письмо.

Заключение как особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, в отечественной деловой переписке также пока не стало общепринятым и обязательным для всех типов деловой корреспонденции. Заключающие этикетные фразы типа С уважением..., С наилучшими пожелания ми..., С пожеланием успехов... чаще всего встречаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресованных конкретному официальному или частному лицу.

По стандартам западного и американского делового письма обращение и заключение являются обязательными элементами официального послания любого типа. Обращение означает официальное начало письма. Заключение — формула вежливости к которой предъявляются особые требования.

Эмоционально-оценочная лексика практически исключена, из лексикона русской деловой речи. Требование предельной точности формулировок делового письма выполняется путем использования стандартных, клишированных фраз цель которых — сообщение информации, а не эмоциональное-экспрессивное воздействие на адресата. «Содержание деловых писем, — считает М.Ю. Рогожин, — отличается не только своеобразным "канцелярским" стилем изложения, но и обилием в тексте письма словесных штампов — устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов, некоторых терминов и т. п. Попытки "изобрести велосипед" в деле составления таких писем, как правило, ни к чему хорошему не ведут: смысл послания становится туманным (или искажается), восприятие содержания затруднено»

Степень проявления учтивости (любезности) в разных национальных культурах деловой переписки различна. Для русского официально-делового письма проявление любезности и сердечности в целом нехарактерно (а в официальном доку­менте недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют установить с ним более тесный контакт.

Существенно различаются требования к составлению дело­вых писем в разных школах делового письма с точки зрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки тра­диционным является надличностный характер изложения, предполагающий предельную рациональность, жесткость ис­пользуемых языковых форм и моделей, и этим, как считают отечественные специалисты, принципиально отличающийся от так называемых доверительных писем, в которых авторы выступают как личности. Исследователи отмечают, что в сфере делового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что составитель официального письма стремится прежде всего с протокольной точностью передать смысл той или иной управ­ленческой ситуации.

Отечественное деловое послание отличается слабой индиви­дуализацией стиля, строгой стандартностью изложения. Признаком же хорошо написанного письма в западной школе считается нестандартность, проявление индивидуальности ав­тора послания. «Письмо должно вызывать у читателя интерес и отражать индивидуальность лица, отдела, компании», — счи­тает американский ученый, специалист по деловому письму Р. Теппер.

Для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложе­ний, обращение к личности адресата. Личностные штрихи, как подчеркивают западные специалисты, придают корреспонден­ции больший вес. «Коммерсант, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный мо-

мент: футбольную игру, детей, школу, общего друга, упомянуто­го в беседе....Письмо не должно ничем отличаться от беседы с коллегами. Перед тем как перейти к делу, стороны обычно ведут светский разговор об отвлеченных вещах. Эта "нерабочая" часть переговоров способствует развитию взаимопонимания сторон. То же самое относится и к написанию писем. Дружеское начало вызывает у получателя искренние чувства к автору». Элементы разговорного стиля в деловых посланиях также преследуют цель придать сообщению личностный, доверительный характер и тем самым, как считают западные специалисты, сделать его более действенным.

 

Раздел 2

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ