Тема 3.2. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и спра­вочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и под­тверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается пред­седатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценнос­тей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия, при проверке работы организаций и служб и т. д. Например:

 

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

 

20 ноября 2010 г. г. Нижний Новгород

Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объединения «Зенит», не обнаружено приложение 2 («Чертежи изделия на 4 листах»).

В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

Старший уполномоченный делопроизводства

Нижегородского завода телеаппаратуры (подпись)

Делопроизводитель (подпись)

 

Справка — документ, содержащий запрошенную информа­цию или подтверждение тех или иных фактов, событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об обра­зовании и т. д.).

Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствущим образом.

Наименование документа пишется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа орга­низации.

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моде­лей: Дана... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество)

в том, что...; Настоящая справка выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...

Сведения об организации, для которой выдана справка, раз­мещаются на один интервал ниже основного текста:

 

Выдана для представления в отдел кадров.

 

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

 

Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи.

Или:

Справка действительна на 2010 год.

 

Реквизит «Подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заве­ряется печатью организации. Например:

Генеральный директор ОАО «Логос»

_______________В.А. Тарасюк

М.п.

 

Служебная записка — документ, который адресован руковод­ству и в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор­мационно-статистические и др.

В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состо­яние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

Аналитические записки включают подробный анализ ситу­ации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.

Обзорные записки содержат краткую информацию о несколь­ких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается сжатый комплексный анализ этих проблем. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы.

Главное содержание информационно-статистических запи­сок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее на­глядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц,

графиков и т. п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наименова­ния темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А 4.

 

Образец служебной записки

КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Исполнительному директору Бодрову Н.И.

14 марта 2011 г.

 

Корректировка штатного расписания на 2011 г.

 

Согласно Вашим указаниям от 20 февраля с. г., мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в 1-Ш кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличе­ния штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи дан в приложении 2.

Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

Старший консультант отдела

правового обслуживания

______________________________Ю.В. Михайлов

 

Заявление — внутренний служебный документ, предназна­ченный для доведения до сведения должностного лица (как пра­вило, вышестоящего) информации узкой направленности. В аб­солютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявле­ния, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать осо­бенности оформления его реквизитов.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ­ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил.

Пример адресации заявления-констатации:

 

 

Руководителю Аппарата Государственной Думы

Федерального Собрания Российской Федерации

Копия: Уполномоченному по правам человека в

Российской Федерации

 

Пример адресации заявления-просьбы:

Заместителю Руководителя

Аппарата Государственной Думы

Федерального Собрания Российской Федерации

А.И. Иванову

 

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. На­именование размещается ниже адресации, посередине листа:

 

ЖАЛОБА

 

Или:

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих суть содержания документа: Прошу; Обращаюсь с жалобой на...; Представляю письменное объяснение...; Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается суть вопроса, по которому пишется заявление, указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмеша­тельство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших указаний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры...

Текст размещается по всей ширине листа, на один интер­вал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):

 

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения содержания с 10 января по 1 февраля 2010 г. по семейным обстоятельствам.

 

Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указываются число, месяц (про­писью) и год написания заявления: 7 января 2010 г.

Подпись содержит полное официальное наименование долж­ности отправителя, его личную подпись, фамилию и инициа­лы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная подпись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:

 

Студент факультета «Государственное и муниципальное

управление» группы 531

____________________________И.И. Морозов

(подпись)

Заведующий кафедрой культуры и филологии _______________________________Н.Д. Иванова

(подпись)

 

Ниже реквизита «Подпись» рекомендуют оставлять свобод­ное пространство для написания резолюции.

Образец заявления

 

Ректору Донского государственного

технического университета

д.т.н., профессору И.А. Иванову

доцента кафедры культурологии

И.А. Сомова

 

Заявление

 

Прошу предоставить мне творческий отпуск для завершения работы над докторской диссертацией с 01.01 по 01.09.2011.

25.12.2011

Сомов

 

Официальные бумаги этого типа, как правило, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководи­телю организации, от подведомственной организации к выше­стоящей.

Отдельные виды документов, например, договор, доверен­ность, используются для установления юридических, информа­ционных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) — документ, фиксирую­щий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения о:

— наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

— размере и составе уставного капитала;

— размере и порядке изменения долей каждого из участни­ков в уставном капитале;

— размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

— ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) — юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых, как правило, соответственно «Работодатель» и «Работник») об испол­нении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые на себя обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Тру­довой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содер­жание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).

Договор (контракт) фиксирует соглашение сторон (юриди­ческих или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:

— наименования сторон (полное и сокращенное название);

— наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

— наименование документа, в соответствии с которым вы­полняется работа;

— условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

— срок действия договора;

— начало и окончание работ по договору;

— стоимость работ и порядок расчетов;

— порядок сдачи и приемки работы;

— ответственность сторон (в том числе санкции за невыпол­нение принятых обязательств, которые договаривающиеся сто­роны признают необходимым включить в договор);

— гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятель­ства;

— переход права собственности и риски;

— порядок разрешения споров;

— юридические адреса сторон (с указанием почтовых адре­сов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписы­вается информация о конкретных участниках договора (пример текста договора дан в приложении).

Доверенность — документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряже­ние транспортным средством, а также на получение свидетель­ства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товар­но-материальных ценностей или других действий от имени организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тек­сте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица, организация, в которой

производятся действия по доверенности, вид действий; обра­зец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности.

В тексте личной доверенности указываются доверитель, до­веренное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:

— наименование документа;

— место и дата написания;

— основной текст;

— удостоверительная надпись, скрепленная печатью органи­зации.

 

Образец личной доверенности

 

ДОВЕРЕННОСТЬ

 

г. Ростов-на-Дону, пер. Газетный, 58, одиннадцатого февраля две тысячи десятого года.

 

Я, гр. Волова Людмила Алексеевна, 25 марта 1958 года рождения, паспорт серии 60 04 544505 выдан 04.11.2003 г. ОВД Кировского района г. Ростова-на-Дону, код подразделения 612-073, зарегистрированная по адресу: г. Ростов-на-Дону, ул. Соколова, д. 27, кв. 47, доверяю гр. Зубковой Зинаиде Григорьевне, заре­гистрированной по адресу: Московская область, г. Люберцы, п/о 3, д. 11, кв. 43, получать в издательстве «Астрель» г. Москва при­читающийся мне гонорар за изданные книги.

Для чего предоставляю ей право расписываться за меня и совершать все действия, связанные с выполнением этого пору­чения.

 

Доверенность выдана сроком на три года.

Текст доверенности зачитан вслух.

ПОДПИСЬ:_____Н. Волкова______________________

Город Ростов-на-Дону, Ростовская область, Республика Рос­сийская Федерация, одиннадцатого февраля две тысячи четвертого года.

Настоящая доверенность удостоверена мной, Сычевой Еленой Викторовной, нотариусом г. Ростова-на-Дону.

Доверенность подписана гр. Волковой Натальей Алексеевной в моем присутствии. Личность ее установлена, дееспособность проверена.

Зарегистрировано в реестре за №...

М.п. Нотариус (подпись)

 

 

Виды деловых писем

В зависимости от классификационных признаков в научной литературе существует несколько видов классификации офици­ально-деловой переписки.

По тематическому признаку официально-деловую коррес­понденцию достаточно условно делят на деловую и коммерче­скую. Следует отметит, что понятия деловая переписка, де­ловое письмо чаще используются в широком значении — как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. В узком значении эти понятия употребляются при противопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри­ятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабже­ния, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обяза­тельного ответа требуют письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлы­ка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-изве­щения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника по нескольким адресам, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности — письмо-извинение и т. д. Многоаспектным

(многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждо­му из существующих аспектов содержания письма соответству­ют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содер­жания (отражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к фор­мату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отра­жает какую-либо исключительную, необычную производствен­ную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, кото­рое придает письму составитель. В связи с этим текстовая струк­тура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Однако, как отмечают специалисты, было бы неверно предполагать, что язык нерегламентированных писем не содержит элементов стандартизации.

В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установ­лении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем сегодня весьма актуально.