Следует писать Не следует писать

направляем при сем направляем

этого (текущего) года сего года

сообщаем настоящим сообщаем

акт составлен настоящий акт составлен

который каковой

указанный выше вышепоименованный

 

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других.

Конструкции с предлогом по и без него различаются стилис­тической окраской: конструкции без предлога общеупотреби­тельны, с предлогом характерны для деловой речи, например: меры по совершенствованию, опыты по разведению, меро­приятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вмес­то о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления. В тексте документа следует писать отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

Предлог по не может указывать на цель действия и не дол­жен употребляться вместо предлога для, например:

 

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

На заводе немало сделано На заводе немало сделано

для улучшения качества про- по улучшению качества про-

дукции. дукции.

 

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо, например:

 

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Указание не выполнено из-за Указание не выполнено по не-

нераспорядительности распорядительности админист-

администрации. рации.

 

Исключением являются выражения: по невниманию, по неб­режности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, ког­да речь идет о положительных изменениях; в случае негативных

последствий следует употреблять предлог из-за. Например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне; Из-за низкого качества строительных работ значи­тельное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким па­дежом управляет предлог. Предлоги и предложные сочетания, наиболее часто встречающиеся в письменной деловой речи, приведены ниже:

 

Употребляются Употребляются

с родительным падежом с дательным падежом

в отношении благодаря

во избежание в отношении к

в целях применительно к

в течение сообразно

в продолжение согласно

вследствие по

ввиду

в силу

впредь до

касательно

по мере

по причине

при посредстве

 

В текстах документов при употреблении числительных следует помнить, что простые числительные воспроизводятся словом, но если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются циф­рами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто тридцать наименований компакт-дисков, но Комиссия забраковала 57 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-горазряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

В письменной официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) —после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок, но вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

При сочетании согласованного и несогласованного опреде­лений первое обычно предшествует второму, например: акту­альный всесоюзного значения вопрос.

В обычном тексте существительное следует за числитель­ным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числи­тельное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции — 17.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи сочетается только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:

глагольные сочетания: приказ издается; контроль возла­гается; цена устанавливается; задолженность погашается; рекламация (претензия) предъявляется; платеж производит­ся; счет выставляется (оплачивается); оплата производится (гарантируется); должностные оклады устанавливаются; порицание выносится; договоренность достигается; кредит выделяется и т. п.;

именные сочетания: доводы веские; цены низкие, высокие; скидки значительные, незначительные; необходимость настоя­тельная; сотрудничество взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность высокая, низкая; расчеты предва­рительные, окончательные и т. п.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окрас­ки воспринимается как лексическая и стилистическая ошибки. В текстах документов не должны появляться словосочетания дешевые цены, подорожали цены, командированные расходы, осуществить оплату, предоставить справку (лексические ошиб­ки). Недопустимы также в текстах документов сочетания дать кредит, большие скидки, выплатить неустойку, рассчитаться наличкой, они соответствуют разговорной норме делового об­щения, их употребление в письменной речи считается стили­стической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред­почтительнее сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). Для превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных.

Например: не «мы выполним», а нами будет выполнено; не «Вы предлагаете», а Вами предложено.

Страдательный залог, как правило, используется, когда необходимо подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необ­ходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительна форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безо­пасности и т. п.).

Структура текста документа (логическое соединение смы­словых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринима­емой. Наиболее рациональна структура, когда текст документа состоит из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоря­жения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем уп­равления. Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта следует начинать с абзаца, т. е. выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. Например:

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу-изготовителю.

По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.

Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим.

Специалисты различают два вида контекста: последователь­ный и параллельный.

В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т. е. новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:

Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИДАДа. Издание сборника запланировано на 2010 г.

В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи яв­ляется общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:

К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завер­шения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подряд­чики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34%.

Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предло­жения. Наиболее часто используются:

1) лексический повтор — повторение одинаковых или однокоренных слов:

 

СМУ-1 согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в санатории на сумму... В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия санатория;

2) местоименный повтор — использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным преды­дущего предложения:

 

...просим выслать отчет о... Этот отчет будет предостав­лен в...;

 

3) грамматический (синтаксический) повтор — повтор син­таксической конструкции предыдущего предложения в после­дующем, но с другим лексическим наполнением:

Если машина или оборудование вышли из строя или не обеспечивают должной производительности или качества выполняемой работы, то...

Если в машине допущена необоснованная замена деталей, то...

 

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении опреде­ляется принципом линейной подачи материала. Согласно этому принципу, сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находит­ся то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2010 года.

Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2010 года по решению арбитражного суда.

 

В первом предложении целью высказывания является указа­ние срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором — указание на то, кем вынесено решение о необходи­мости погасить задолженность.

К стандартным аспектам языка письменной деловой речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характе­ризующиеся высокой частотой употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды зако­нов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текс­товые обозначения и т. д.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиня­ются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте пол­ностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным

членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Список наиболее употребительных сокраще­ний дан в приложении.

 

 

Тема 4.3. Употребление в деловой корреспонденции числительных, существительных и наречий с количественным значением

СЧЕТНЫЕ СЛОВА.