Следует писать Не следует писать 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Следует писать Не следует писать



направляем при сем направляем

этого (текущего) года сего года

сообщаем настоящим сообщаем

акт составлен настоящий акт составлен

который каковой

указанный выше вышепоименованный

 

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других.

Конструкции с предлогом по и без него различаются стилис­тической окраской: конструкции без предлога общеупотреби­тельны, с предлогом характерны для деловой речи, например: меры по совершенствованию, опыты по разведению, меро­приятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вмес­то о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления. В тексте документа следует писать отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

Предлог по не может указывать на цель действия и не дол­жен употребляться вместо предлога для, например:

 

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

На заводе немало сделано На заводе немало сделано

для улучшения качества про- по улучшению качества про-

дукции. дукции.

 

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо, например:

 

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Указание не выполнено из-за Указание не выполнено по не-

нераспорядительности распорядительности админист-

администрации. рации.

 

Исключением являются выражения: по невниманию, по неб­режности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, ког­да речь идет о положительных изменениях; в случае негативных

последствий следует употреблять предлог из-за. Например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне; Из-за низкого качества строительных работ значи­тельное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким па­дежом управляет предлог. Предлоги и предложные сочетания, наиболее часто встречающиеся в письменной деловой речи, приведены ниже:

 

Употребляются Употребляются

с родительным падежом с дательным падежом

в отношении благодаря

во избежание в отношении к

в целях применительно к

в течение сообразно

в продолжение согласно

вследствие по

ввиду

в силу

впредь до

касательно

по мере

по причине

при посредстве

 

В текстах документов при употреблении числительных следует помнить, что простые числительные воспроизводятся словом, но если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются циф­рами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто тридцать наименований компакт-дисков, но Комиссия забраковала 57 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-горазряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

В письменной официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) —после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок, но вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

При сочетании согласованного и несогласованного опреде­лений первое обычно предшествует второму, например: акту­альный всесоюзного значения вопрос.

В обычном тексте существительное следует за числитель­ным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числи­тельное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции — 17.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи сочетается только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:

глагольные сочетания: приказ издается; контроль возла­гается; цена устанавливается; задолженность погашается; рекламация (претензия) предъявляется; платеж производит­ся; счет выставляется (оплачивается); оплата производится (гарантируется); должностные оклады устанавливаются; порицание выносится; договоренность достигается; кредит выделяется и т. п.;

именные сочетания: доводы веские; цены низкие, высокие; скидки значительные, незначительные; необходимость настоя­тельная; сотрудничество взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность высокая, низкая; расчеты предва­рительные, окончательные и т. п.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окрас­ки воспринимается как лексическая и стилистическая ошибки. В текстах документов не должны появляться словосочетания дешевые цены, подорожали цены, командированные расходы, осуществить оплату, предоставить справку (лексические ошиб­ки). Недопустимы также в текстах документов сочетания дать кредит, большие скидки, выплатить неустойку, рассчитаться наличкой, они соответствуют разговорной норме делового об­щения, их употребление в письменной речи считается стили­стической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред­почтительнее сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). Для превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных.

Например: не «мы выполним», а нами будет выполнено; не «Вы предлагаете», а Вами предложено.

Страдательный залог, как правило, используется, когда необходимо подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необ­ходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительна форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безо­пасности и т. п.).

Структура текста документа (логическое соединение смы­словых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринима­емой. Наиболее рациональна структура, когда текст документа состоит из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоря­жения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем уп­равления. Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта следует начинать с абзаца, т. е. выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. Например:

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу-изготовителю.

По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.

Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим.

Специалисты различают два вида контекста: последователь­ный и параллельный.

В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т. е. новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:

Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИДАДа. Издание сборника запланировано на 2010 г.

В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи яв­ляется общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:

К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завер­шения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подряд­чики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34%.

Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предло­жения. Наиболее часто используются:

1) лексический повтор — повторение одинаковых или однокоренных слов:

 

СМУ-1 согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в санатории на сумму... В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия санатория;

2) местоименный повтор — использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным преды­дущего предложения:

 

...просим выслать отчет о... Этот отчет будет предостав­лен в...;

 

3) грамматический (синтаксический) повтор — повтор син­таксической конструкции предыдущего предложения в после­дующем, но с другим лексическим наполнением:

Если машина или оборудование вышли из строя или не обеспечивают должной производительности или качества выполняемой работы, то...

Если в машине допущена необоснованная замена деталей, то...

 

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении опреде­ляется принципом линейной подачи материала. Согласно этому принципу, сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находит­ся то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2010 года.

Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2010 года по решению арбитражного суда.

 

В первом предложении целью высказывания является указа­ние срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором — указание на то, кем вынесено решение о необходи­мости погасить задолженность.

К стандартным аспектам языка письменной деловой речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характе­ризующиеся высокой частотой употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды зако­нов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текс­товые обозначения и т. д.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиня­ются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте пол­ностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным

членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Список наиболее употребительных сокраще­ний дан в приложении.

 

 

Тема 4.3. Употребление в деловой корреспонденции числительных, существительных и наречий с количественным значением

СЧЕТНЫЕ СЛОВА.



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2016-12-13; просмотров: 357; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 100.26.35.111 (0.03 с.)