Тема 5. 3особенности электронной деловой переписки

 

Язык постоянно изменяется под воздействием различных факторов. Значительную роль в наращивании такого рода из­менений играет компьютеризация социальных коммуникаций, расширяющая взаимодействие человека и машины и вовлекающая в него все большее число участников. Компьютерные техно­логии обмена информацией обусловливают особые требования к языковым средствам, которые используются для фиксации, переработки и передачи социально значимой информации, что, безусловно, сказывается на темпах и направлениях языкового развития. Следовательно, можно говорить о все более заметной роли, которую играют электронные технологии в формировании новой лингвостилистической нормы.

Электронная почта — особый вид коммуникации, позволя­ющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оператив­ности решения вопросов. Однако интенсификация общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофици­альный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов.

Включение в тексты электронных писем разговорных и просторечных элементов (загрузка, пришлите вордовский файл договора; Ну тогда ждем; а че их по сто раз согласовыватъ?); профессионализмов и жаргонизмов (тренинг по инвенту, при­лагаю инфо для консультантов, десктоп), слов и выражений английского языка (Best Regards), различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICO, CD-RW, DSL, DVD, HTML, RAM; использование транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буква­ми) становится стилистической тенденцией электронного дело­вого общения. Это позволяет говорить о том, что электронная переписка по своим стилистическим характеристикам занимает промежуточное положение между устной и письменной речью и представляет собой новую языковую реальность.

С точки зрения структуры электронные деловые письма почти ничем не отличаются от традиционных. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системные сообщения включены дата и время отправления и получения письма, текст, подпись отправителя, сохраняется строка «Тема сообщения» («Subject»), есть возможность послать копию до­кумента, ' приложенный файл выполняет функции команды

Приложение. Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста.

В сети Интернет сложились определенные нормы общения, которые получили название «Сетикет» (Netiquette). Основу сетикета составляют те же правила, что и в других видах этикета: понятность изложения и соблюдение правил приличия при ведении диалога. Однако этикетные элементы электронного и бумажного делового письма различаются. Так, если в тра­диционном деловом письме функцию приветствия выполняет обращение, являющееся обязательным элементом послания, то в электронном письме можно опускать обращение и приветствие и сразу переходить к сути вопроса. В случае если письму нужно придать более официальный характер, используют следующую этикетную модель: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя-отчество адресата», после которой чаще всего ставят запятую (в отличие от традиционного письма, в котором после обращения стоит восклицательный знак). Отличительной особенностью электронного делового общения является обращение к адресату по имени (в полной форме) вне зависимости от его ранга и долж­ности. Эта тенденция получила свое распространение и в устной форме делового общения, прежде всего в сфере коммерческих отношений. В служебной переписке государственных служащих сохраняется норма обращения по имени-отчеству.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающий тре­бования к структуре письма, правила обращения к клиенту, реквизиты «подпись» и «данные отправителя» (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, этот стандарт может включать запрет на использование так называемых смайлов (графических эле­ментов, служащих для передачи эмоций), не относящихся к деловой сфере.

Типовая структура делового электронного письма имеет следующий вид:

1. «Шапка», выполненная в соответствии с корпоративным стилем.

2. Приветствие.

3. Содержание, цель обращения.

4. Прощание.

5. Личная подпись с указанием контактов.

6. Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма обязательно запол­няются поля:

— «Тема» («Subject»);

— «Кому» («То»);

— «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводит­ся электронный адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса вводят поочередно через запятую. Обязательно заполняется поле «Тема», в противном случае письмо может быть удалено как нежелательная почта.

Правилами электронной переписки определяется объем де­лового письма: оно должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную ин­формацию, содержащую значительный объем, принято состав­лять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения.

Для уверенности в получении письма адресатом можно отправить электронное послание с уведомлением о получении. При этом используется языковая формула Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам.

Практика электронной деловой переписки дает многочис­ленные примеры, свидетельствующие о том, что тенденция трансформации стилистических норм письменного делового общения стала фактом языковой реальности. В свою очередь идет формирование этикетных правил делового общения, от­вечающих задачам электронной коммуникации.

 

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите интернациональные особенности русской пись­менной официально-деловой речи.

2. Перечислите характерные особенности русской письменной официально-деловой речи.

3. Какие требования предъявляются к составу и оформлению реквизитов документов?

4. Назовите основные типы служебных документов и деловых писем. Охарактеризуйте их.

5. Какие аспекты содержания документа могут быть переда­ны с помощью стандартных языковых моделей? Приведите примеры.

6. Какие требования предъявляются к языку и стилю доку­ментов?

7. Каковы тенденции в современной отечественной практике письменного делового общения? Охарактеризуйте их.

8. Как соблюдаются правила речевого этикета в отечествен­ной практике письменного делового общения?

9. В чем заключается специфика рекламных деловых писем?

10. Охарактеризуйте особенности оформления рекоменда­тельных писем и резюме.

11. Назовите особенности электронной деловой переписки.

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

Наименование реквизита	Код рек­визита
Государственный герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания)
Код организации
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)
Код формы документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Идентификатор электронной копии документа