Коммерческая корреспонденция

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедитель­но составлено коммерческое письмо, зависит в конечном счете успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности, на ответное послание.

Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в за­ключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адре­сата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствую­щие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в груп­пу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Содержательные аспекты запроса раскрываются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку...

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...

Мы были бы рады, если бы Вы сообщили нам, можете ли Вы поставить...

Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам...

Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой цене) Вы можете...

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предло­жение...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Желательно, чтобы поставка была произведена в те­чение...

Образец письма-запроса

01.01.2010 № 20-345/651 ЗАО «Союзподшипник»

О запросе предложения на подшипники

Уважаемые господа!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Мос­кве 04.12.2005, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки... с поставкой в течение I квартала 2010 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях________

Заранее благодарим.

Директор по коммерции И.И. Степанов

Письмо — ответ на запрос составляется в том случае, когда продавец не может сразу выслать покупателю предло­жение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию:

— о принятии запроса к рассмотрению;

— о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;

— об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

— об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

— об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.

Образец письма-ответа

Благодарим Вас за запрос от 01.02.2010 о поставке партии игровых компьютеров «Сега». Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транс­портировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз.

С уважением,

председатель правления Торговой компании В.Г. Зотов

 

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...

Мы просим Вас отложить этот вопрос до...

Просим Вас вернуться к этому вопросу в...

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупате­ля и поставить интересующий его товар, он направляет предло­жение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) — это предложение про­давца-экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя-импортера либо по инициативе продавца-экспортера. В предложении обычно указываются на­именование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении письма-предложения используются следу­ющие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...

Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...

Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качест­ва)...

Цена... составляет...

Товар будет поставляться в... квартале текущего года... Товар будет отгружаться в течение...(указание месяца) Платеж производится через...(указание банка)... Платеж должен быть произведен при предъявлении счета и транспортных документов...

Настоящее предложение действительно до... с. г.

Образец письма-предложения (трафаретное письмо)

Благодарим за запрос от _________и сообщаем, что можем

предложить Вам __________________________в количестве

(наименование товара)

Качество —

Упаковка —

Цена —

Срок поставки —

Условия платежа —

Настоящее предложение действительно до_______________

С уважением,

(подпись)

Письмо — ответ на предложение может содержать согла­сие на условия предложения, подтверждение принятия предложе­ния. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предло­жение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Образец письма —ответа на предложение

Уважаемые_______________

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предло­жения

от ______________на__________________________

(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о воз­можности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением,

(подпись)

Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным,требование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели:

К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены.

Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Наши клиенты заявили рекламацию на...

При приемке товара были обнаружены следующие недо­статки:...

Сумма причиненного ущерба составляет ____ руб. (прописью).

Акт экспертизы определяет, что...

Это дает нам право обратиться в арбитраж.

Образец письма-претензии

Согласно договору № 4/56 от 12.01.2010, Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 380 млн. руб. к 24.04.2010. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объема производства.

В соответствии с договором (п. 9.2) Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счёт.

Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз.

2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз.

3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз.

4. Накладная от ____________№_______

5. Счет ____________от____________

Директор Ю.В. Громов

Главный бухгалтер Е.Н. Суворова

 

Ответ на рекламацию содержит сообщение о том, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); денежная оплата произведена (с указанием суммы,номера и даты платежного поручения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответ­ствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Стандартные модели ответа на рекламацию:

Приносим свои извинения за...

Подтверждаем получение Вашего письма от... Сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмот­рению)...

В удовлетворение Вашей претензии №... от... переводим

на Ваш счет...

Ваша претензия признана необоснованной. Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной.

 

Образец письма — ответа на рекламацию

Мы получили Ваше письмо от..., в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №...

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры к отгрузке товаров в срок, оговоренный в контракте.

О дате отгрузки товара уведомим Вас по телексу.

С уважением,

(подпись)

Коммерческое послание помимо ясности и точности изло­жения должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адреса­том. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности, просим сделать нам предло­жение на поставку...

Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...