Языковые формулы официальных документов.

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации служебных докумен­тов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение докумен-тационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их формата, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.

Унификация документов неразрывно связана со стандарти­зацией, которая заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установ­ленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформ­ляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При

этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций»

Кроме стандартизации для унификации необходима типиза­ция ситуаций деловой переписки. С точки зрения типизации ситуаций письменного общения наиболее значим фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуслов­ливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многооб­разии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

— информирование адресата;

— привлечение внимания к проблеме;

— побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий);

— придание юридического статуса какому-либо событию (документирование деловых отношений, сделок, финансовых операций и т. д.);

— инициирование и поддержание деловых отношений;

— решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Решение тех или иных задач делового общения происходит в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

Языковая формула, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас...; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое дейст­вие)...; В целях обмена опытом (мотивация) направляю (речевое действие) в Ваш адрес...

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но и тематический и функциональный тип деловой бумаги (см. табл.).

 

 

Цель	Тип документа	Языковая модель
Информирование	Служебная записка	Довожу до Вашего сведения Вами...
Сопроводительное письмо	Высылаем запрошенные Вами...
Письмо-сообщение	Извещаем Вас о том, что… Информируем Вас о том, что… Сообщаем, что... Уведомляем, что...
Побуждение	Приказ	Назначить расследование по факту...
Распоряжение	Изыскать дополнительные возможности для...
Указание и т. д.	Обязываю всех начальников отделов предприятия...
Придание юридического статуса чему-либо	Договор	(Наименования сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем...   Настоящий договор составлен в том, что... Организация в лице адми- нистрации обязуется...
Доверенность	Я, нижеподписавшийся... доверяю… доверенностью уполномочиваю...
Справка	Дана... в том, что... действительно работает,..

Таким образом, все смысловые аспекты документа изла­гаются в виде устойчивых логических форм-моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего за­каза.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.

Приведение языковых и текстовых средств служебных доку­ментов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, при составлении текстов деловых писем, их обработке оправдано соображениями удобства и эко­номии времени.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применяемых для передачи однотипной повторя­ющейся информации.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называ­ется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке используются также трафаретные тек­сты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления до­кументов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и определение объема пробелов для вписывания меняющихся сведений.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следу­ющую закономерность порядка слов в русском языке: постоян­ная информация всегда предшествует переменной (поэтому

трафаретный текст не может начинаться с пробела); постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое явля­ется организующим членом предложения.

Образец текста-трафарета

СПРАВКА

Гр. _____________________работает____________________

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности _______________. Оклад____________

Справка выдана для представления в_____________

Начальник отдела кадров________________________

М. п.

 

 

Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового об­щения.