Тема 2.1 Реквизиты документа.

Государственный стандарт оформления документов

Довольно существенны различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки зрения оформления структурных элементов делового письма. Стандарт оформления, принятый в отечественном деловом письме, отличается от стан­дарта оформления деловых писем международного образца.

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформле­нию деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.

Знакомство с традициями зарубежной школы делового пись­ма расширяет общее представление о нормах, приемах и стиле письменного делового общения. Однако механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, при­нятых за рубежом, в практику отечественной деловой переписки малопродуктивен, поскольку это противоречит общему требо­ванию унификации языка и стиля документов.

При составлении документа особое значение имеет оформле­ние всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные при­знаки, установленные законом или распорядительными поло­жениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость

официальных бумаг. Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТ 6.30-2003 «Уни­фицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в приложении.)

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называется формуля­ром. В формуляр официального письма не входит реквизит «Наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на блан­ках — листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами (1-9) (см. перечень реквизитов доку­ментов, приведенный в приложении). Все остальные данные впечатываются в бланк и располагаются в определенном поряд­ке. Существует два типа бланков писем организации —угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках писем даны в приложении. В последнее время продольные бланки писем чаще используют­ся для ведения переписки между организациями.

Образец продольного бланка письма организации

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс [phone]. E-mail: [e-mail] http //wwWjVmadxu ЭКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/ 771001001

______________________________№__________[ ]

На № от ____________

Угловое расположение реквизитов предполагает их разме­щение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк

для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем исполь­зуются также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности, учреждениями высшей школы. При угловом центрованном расположении все реквизиты, располо­женные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.