Особенности письменной речи в деловом общении.

В настоящее время развитие бизнеса сделало возможным изменение письменных форм, создание новых форм речевых моделей в деловом общении. Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Вторая особенность – стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.

Специфика культуры письменной официально-деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами: текстовыми и языковыми.

Вся система речи строится как стандарт (нормативный документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции; правила, обеспечивающие производство). При этом используется документ (лат. свидетельство), т.е. деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Основные функции документа: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая. Документ оформляется на бланке, т.е. бумаге с воспроизведёнными типографским способом реквизитами. Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Совокупность реквизитов и их расположение называют формуляром документа.

Нормы документа (текстовые и языковые)

Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией. Ситуация диктует выбор соответствующего документа.

Для текстовых норм важны требования к построению определённых типов и частей. Текстовые нормы документов различают три степени жёсткости:

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

а) набором элементов (реквизита),

б) их последовательностью,

в) их пространственным расположением.

Для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, справка, доверенность.

2. Образец-модель. Он даёт большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста: а) набор реквизитов, б) их последовательность. Это, например, деловое письмо, заявление.

3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка.

К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование для этого готовых форм, клише.

Точность и стандартизация влекут за собой использование:

1) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, вышестоящий, контракт, импорт, кредит);

2) конструкций типа вышеуказанный, нижеследующие, нижеподписавшийся, а также устойчивых словосочетаний;

3) предлогов (в связи с болезнью, в соответствии с протоколом);

4) глагольно-именного сказуемого (принима ть участие, провести расследование, произвести осмотр);

5) пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена);

6) утверждения через отрицание (учёный совет отклоняет);

7) синтаксической схемы перечисления.

Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утверждённых Правительством России, и различных руководствах, справочниках, инструкциях.

Речевой этикет документа

В деловой сфере общения важное значение придаётся этикетным нормам.

1. Формы общения начинаются со слов «уважаемый». На первое место перед фамилией ставится слово «господин». Если указывается имя-отчество, то обращение принимает личный характер. Восклицательный знак после обращения указывает на взволнованность, запятая же снижает эмоциональность.

2. Категория одушевлённости используется очень редко (неправ. В связи с тем, что школа ушла играть в футбол…).

3. Пишут «прошу, сообщаю». «Я» употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Местоимение «он» тоже не используется. Используются Ф.И.О.

5. Служебные документы должны быть нейтральны по тону. Поэтому в изложении содержания не допускаются иронизирование, вульгарность, грубость. Также не следует впадать в излишнюю вежливость. Тон должен быть уважительным и доброжелательным, текст предельно корректным.

Служебные документы применяются в общественной практике и личной.

Схема личной практики: частное лицо® организация; организация® частное лицо.

Схема общественной практики: внешние связи - организация® организация; внутренние связи – должностное лицо® должностное лицо.

Личная документация

К личным документам относятся заявление, доверенность, объяснительная записка, автобиография резюме, расписка и др.

Заявление - документ, содержащий просьбу лица и адресо­ванный организации или должностному лицу учреждения. Ключевое слово – просить.

Его основные компоненты:

-адрес (наименование официальной должности, инициалы лица, которому адресовано заявление);

-должность, фамилия, инициалы заявителя (чье заявление, а не от кого) в родительном падеже;

- краткая аргументация существа дела: в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные сроки и условия желательного варианта решения;

- дата и подпись заявителя.

Расположение частей заявления:

1. Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже) пишется вверху с отступом в треть строки.

2. Фамилия, имя, отчество заявителя - под адресом без предлога от .(Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес).

3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

4. Текст заявления пишется с красной строки.

5.Опись прилагаемых документов.

6. Подпись заявителя (внизу справа).

7.Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Оформление наименования адресата:

Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.

Клишированные элементы:

1. Просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.)

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд)

Конструкции для ввода аргументации: ввиду того, что...; в связи с тем, что...; на основании то, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...

 

Доверенность- документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

 

Структура доверенности на получение денег

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.

3. Фамилия, имя, отчество (иногда должность),адрес, паспортные данные доверенного лица.

4. Содержание доверенности (КТО – доверяю –КОМУ- ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).

5. Подпись доверителя.

6. Дата выдачи доверенности.

7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.

8. Дата удостоверения и подпись.

Расположение частей доверенности:

1.Наименование документа пишется в центре строки.

2.Текст начинается с красной строки.

З. Дата- слева, подпись – справа.

4.Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документы.

 

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки

1.Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).

2.Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.

Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

Текст объяснительной записки.

Опись прилагаемых документов.

Подпись (внизу справа).

Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Структура расписки

1. Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления расписки (слева).

Автобиография как деловой документ (в отличие от литературной автобиогра­фии) должна содержать сведения, социально значимые и важные для офи­циального представления о жизни человека с учетом цели создания доку­мента. Так, при поступлении на работу следует назвать свою основную специальность и время окончания вуза (другого учебного заведения), должности, которые занимал автор документа в предыдущие годы, владе­ние смежными специальностями, знание иностранных языков и пр.

В автобиографии принята хронологическая последовательность в из­ложении основных событий жизни, стандартизированное начало.

Каждый новый блок информации нужно начинать с определения времени и графически

обозначать абзацем.

Концовка документа стандартна: дата и подпись.

 

Резюме как особый вид документа

Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования.

Цель составления резюме –представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно (и в то же время объективно), для того чтобы получить желаемую работу.

Резюме напоминает анкету, но предполагает большую свободу.

Работодатель может уделить вашему резюме не более 20-30 секунд. Поэтому ваша информация должна быть представлена в наиболее сжатой и удобной форме.

Резюме составляют по следующей форме:

· фамилия, имя, отчество;

· дата и место рождения;

· семейное положение, если есть дети, указать дату их рождения;

· гражданство;

· адрес и телефон (домашний и служебный);

· должность, которую хочет получить соискатель;

· образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое окончил соискатель, далее перечисление идёт в обратном порядке);

· опыт работы (где и кем работал, перечисление идёт в обратном хронологическом порядке);

· профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и пр.)

· возможные командировки;

· личные качества (ответствен/ответственна, коммуникабелен/коммуникабельна, доброжелателен/доброжелательна);

· увлечения;

· дата составления

Образец резюме

Иванов Иван Иванович
Дата рождения	25 мая 1959 г.
Адрес, телефон	236040, г. Калининград, ул. Октябрьская, д.5,кв.7. Тел. [phone]
Семейное положение	Женат, двое детей
Цель
Получение должности регионального менеджера по продажам в крупной торговой компании
Образование
1997 – 2001гг.	Балтийская государственная академия РФ, экономический факультет. Специальность: маркетолог
1997 г.	Тренинг продаж. Балтийский институт тренинга
1983 –1984 гг.	Курсы английского языка при КГУ
1975 –1980 гг.	Калининградский государственный технический университет, экономический факультет. Специальность: экономист.
Опыт работы
07.1998 г. – настоящее время	«WEST PRODUCT» Оптово-розничная продажа рыбы), г. Калининград. Специалист по обеспечению сбыта. Функции: - работа с точками розничной торговли; - налаживание связей между розницей и оптовиками; - продвижение и расширение ассортимента продукции «WEST PRODUCT» на рынке; - подписание контрактов на установку торгового оборудования в точках розничной продажи; - организация и контроль за проведением рекламных компаний. - Результаты работы и достижения: увеличил присутствие продукта компании в Балтийском и Октябрьском районах Калининграда в точках розничной торговли; расширил сеть торговых точек с 20 до 44; увеличил объёмы продаж на 133% в месяц
05. 1996 г. – 06. 1998 г.	Компания «Балтийский регион» (многопрофильная компания, одно из направлений –продажа ТНП), г. Калининград. Коммерческий директор. Функции: - контакты и переписка с иностранными фирмами и городской администрацией; - маркетинговые исследования. Результаты работы и достижения: установил контакты и получил реальные предложения о сотрудничестве от восьми зарубежных компаний
11. 1993 г. – 04. 1996 г.	ООО «Фортуна», г. Калининград. Коммерческий представитель
09. 1981 г.- 10. 1993 г.	НПО «Электрон», г.Калининград (разработка и внедрение электронных приборов). Главный экономист
Дополнительная информация
Технические навыки	MS Windows 2000, Word, Excel, DOS. Офисное оборудование (факс, модем, сервер, копировальные аппараты), работа в Интернете
Знание иностранных языков	Английский язык - свободно. Немецкий язык - читаю, перевожу со словарём
Водительские права	Водительские права категории «В», стаж вождения 15 лет. Личный автомобиль ВАЗ 2111 (год выпуска 2001-й)
Возможные командировки	Загранпаспорт, возможны командировки
Физическая подготовка	Занимаюсь спортом (футбол, хоккей, плавание). Не курю
Личные качества	Энергичен, пунктуален, хороший организатор
Дата составления	10 июня 2001 г.

Деловые письма

Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.п. Таким образом, деловое письмо - письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.

Письмо должно соответствовать конкретному типу письма (письмо-запрос, ответное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов:

· письмо- сообщение (информационное);

· сопроводительное письмо;

· письмо-инструкция;

· гарантийное письмо;

· письмо-просьба;

· письмо-запрос;

· оферта (письмо-предложение);

· письмо-напоминание;

· письмо-приглашение;

· рекламация (письмо-претензия);

· письмо-подтверждение; письмо-благодарность;

· письмо-ответ.

По структурным признакам письма делятся на стандартные (по определённому образцу) и нестандартные (ему составитель придаёт большое значение).

 

Оформление реквизитов делового письма

Образец 1 ОАО «Сатурн» (садовые машины) Россия, 194021 Калининград, ул. Горького,55 Тел.: [phone] Факс:[phone] e-mail:@ kal.ru

Перечень возможных реквизитов отправителя: 1) Государственный герб Российской Федерации; 2) Эмблема организации; 3) Наименование организации; 4) Вид акционирования (ОАО, ЗАО, ООО и т.д.); 5) Почтовый адрес; 6) Номера телефонов; 7) Номера факсов; 8) Счета в банке; 9) Адрес электронной почты; 10) Номер лицензии, дата выдачи лицензии.

 

Перечень реквизитов заголовочной части письма

Образец 1 08.04.04. № 5-2/12 О получении партии компьютеров ………………………………………………… Образец 2 5 сентября 2005 г. № 1-5/29 На № 5-4-7 от 14 августа 2995 г. Об организации ремонта оборудования

Перечень реквизитов заголовочной части письма: 1) дата составления письма (три пары арабских цифр или словесно-цифровой способ); 2) регистрационный номер; 3) ссылка на дату документа, на который даётся ответ, если письмо является ответом; 4) заголовок к тексту

Заголовок к тексту- это краткое содержание документа(отвечает на вопросы о ком? о чём?).

Например: О сроках сдачи объектов в эксплуатацию

О возобновлении поставок товаров…

О семинаре на тему…

О посылке каталогов…

 

Перечень реквизитов адресата

Образец 1 ОАО «Виктория» Отдел дизайна Главному дизайнеру Иванову М.Т. ………………………………………………… Образец 2 Главному инженеру треста «Водоканал» г-ну Тарасову Б.Т. ………………………………………………. Образец 3 Генеральному директору ОАО «Вестер» Господину Сидорову В.Р. 236040, Калининград, ул. Горького,21

Перечень реквизитов адресата (получателя): 1) наименование организации в именительном падеже; 2) название структурного подразделения в именительном падеже; 3) должность; 4) фамилия и инициалы; 5) почтовый адрес получателя

Под адресом руководитель организации, получившей письмо, пишет резолюцию, текст которой должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным.

Текст любого письма состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) вводной части, 3) основной части, 4) заключения.

Структурная схема делового письма

Структура текста	Речевые конструкции
1. Обращение Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество) Возможно использование прилагательных Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить	Уважаемый (многоуважаемый, высокоуважаемый (к высокопоставленным чиновникам) Дорогой (к хорошо знакомому адресату) Уважаемые	Господин Иванов! Господин директор! Эдуард! Господа1 Дамы и господа! Коллеги!
2. Вводная часть Излагается повод для письма	В связи с … Согласно контракту от 21.01.02 № 15/10…
3. Основная часть Формулируется главная цель письма: сообщение; предложение; отказ; ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность; рекламация. Суть дела излагается от первого лица в ед.ч. или мн. ч., а также от третьего лица. Необходимо чёткое деление на абзацы (абзац - замкнутая смысловая единица)	Рады сообщить Вам… Информируем Вас о том, что… Извещаем, что… Ставлю Вас в известность, что… Сообщаю Вам, что… Имеем честь предложить Вам… К сожалению, мы не можем принять… Компания не может принять Ваши условия… Со своей стороны хотели бы попросить Вас… Просим рассмотреть вопрос/подтвердить заказ/сообщить о решении… Прошу ответить… Просим выслать… Направляем Вам… Высылаем Вам… Напоминаем Вам… Подтверждаю, что…
4. Заключение Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса, выражается признательность, пожелание, чтобы переписка была продолжена и т. п.	Надеемся получить ответ в ближайшее время… Просим ответить в двухнедельный срок… Ожидаем Вашего согласия… Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества)… Заранее благодарны… Искренне Ваш… С уважением…

 

Лекция №8

Современная социально-экономическая ситуация, сложившаяся в последние десятилетия в России в результате перехода к рыночной экономике, условия жёсткой конкуренции требуют от современного специалиста умения составлять рекламный текст.