Ввод и редактирование данных в ЭТ

Ввод и редактирование текста

Для того чтобы ввести данные или отредактировать содержимое ячейки нужно сделать ее активной. Для этого необходимо научиться перемещаться по таблице и между листами рабочей книги, а также уметь выделять ячейки и области таблицы.

Для перемещения в пределах листа:

· вверх, вниз, влево, вправо - клавиши управления со стрелками или кнопки со стрелками на вертикальной и горизонтальной полосах прокрутки;

· вверх или вниз на одно окно - клавиши [PageUp], [PageDown] или вертикальная полоса прокрутки;

· в начало строки - клавиша [Home], или перетащить бегунок горизонтальной полосы в крайнее левое положение;

· в начало листа - комбинация клавиш [Ctrl] + [Home];

· в последнюю ячейку листа, содержащую данные, - комбинация клавиш [Ctrl] + [End].

Перемещение между листами рабочей книги (несколько способов):

· щелкнуть по ярлычку интересующего Вас листа книги или использовать кнопки листания ярлычков (крайние кнопки предназначены для перехода к первому и последнему ярлычку);

· поместить указатель мыши на кнопки листания ярлычков и нажать правую кнопку мыши, в появившемся списке выбрать интересующее Вас имя листа.

Выделение ячеек и областей таблицы:

· для выделения отдельной ячейки необходимо просто перейти к ней;

· для выделения области смежных ячеек с помощью мыши: перейти к угловой ячейке области, нажать левую кнопку мыши и протащив указатель до границы области, отпустить кнопку мыши;

· для выделения области смежных ячеек с помощью клавиатуры: перейти к угловой ячейке области, нажать клавишу [Shift] и, используя клавиши управления, выделить необходимую область, после этого отпустить клавишу [Shift];

· для выделения нескольких несмежных ячеек: перейти к первой ячейке, нажать клавишу [Ctrl] и щелкнуть по следующей ячейке, отпустить клавишу [Ctrl], для выделения следующей ячейки повторить вышеизложенные действия;

· для выделения целой колонки или целого ряда: щелкнуть по заголовку колонки или заголовку ряда;

· для выделения нескольких смежных рядов: поместить указатель мыши на заголовок первого ряда и протянуть мышь до последнего ряда (аналогичные действия для выделения нескольких смежных колонок);

· для выделения всей таблицы: щелкнуть по кнопке на пересечении ряда с заголовками колонок и колонки с нумерацией рядов.

Для ввода текста необходимо:

· выделить ячейку, в которую будет произведен ввод;

· набрать текст на клавиатуре;

· подтвердить ввод.

Вводимый текст в ячейку должен быть подтвержден. Это можно сделать следующим образом:

· нажать [Enter];

· щелкнуть мышкой по кнопке с зеленой «галочкой» в строке формул;

· щелкнуть мышкой на любой другой ячейке;

· покинуть ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Система автоматически выравнивает текст в ячейках по левому краю. Чтобы ввести число или формулу как текст, надо перед числом или формулой поставить апостроф.

Для ввода одинаковой информации в смежные ячейки необходимо:

· выделить область ячеек;

· набрать текст в первой ячейке;

· нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + [Enter], область будет заполнена одинаковым текстом.

Непосредственно редактирование может быть осуществлено следующими способами:

· простым набором текста (в этом случае содержимое ячейки заменяется на новое);

· редактированием строки формул (для этого нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши);

· нажатием клавиши [F2].

Для редактирования данных в ячейке можно воспользоваться клавишами [BackSpace], [Insert], [Delete] и т.д. Внесенные изменения могут быть отменены нажатием клавиши [Esc] или щелчком левой кнопкой мыши пона кнопке с крестиком в строке формул. Ввод отредактированного текста надо подтвердить.

Для удаления всех данных из ячейки необходимо:

· выделить ячейку;

· нажать клавишу [Delete].

Для удаления данных из целого ряда или колонки выполнить аналогичные действия.

Ввод и редактирование чисел и формул

Ввод и редактирование чисел ничем принципиально не отличается от работы с текстом. При вводе чисел, содержащих дробную часть, в качестве десятичного разделителя используется запятая. Числа в ячейках выравниваются по правому краю, но можно их отформатировать и по желанию пользователя (об этом ниже).

Формулы позволяют выполнять вычисления в таблицах. Они вводятся в ячейки таблицы, но в ячейке отражается не текст формулы, а значение, полученное в результате вычисления этой формулы.

Формула - это последовательность операндов и операторов, задающих порядок вычисления значений формулы. Ввод формулы в ячейку всегда начинается со знака равенства «=».

Операндами могут быть: константы (число, дата, время, текст), адреса или имена ячеек, адреса или имена областей, встроенные функции.

В формулах могут быть использованы арифметические операторы (+, -, /, *, ^, %) и логические операторы (=, >, <, >=, <=, <>). Порядок выполнения действий подчинен обычно принятому приоритету, который может быть изменен с помощью круглых скобок. Для соединения текстовых значений в одно используется оператор соединения текста &. Например, если в ячейке А1 содержится текст «январь», то результатом формулы =«зарплата за»&A1 будет текст «зарплата за январь».

Для ввода формул в таблицу необходимо:

· активизировать ячейку и поставить знак «=» (если пропустить знак «=», то Excel воспримет вводимое как текст);

· последовательно ввести операнды и операторы формулы;

· подтвердить ввод формулы.

После ввода формулы в ячейке появится результат вычисления. Однако, если при вычислении формулы произошла ошибка, например, деление на ноль, то в ячейке отобразится сообщение об ошибке. Если в ячейке появилось значение #######, то это означает, что результат вычислений не поместился в ячейку. Для того чтобы это значение исчезло, необходимо увеличить ширину ячейки.

Существует несколько способов для ускорения ввода формулы:

· для вставки в формулу адреса другой ячейки достаточно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши и ее адрес автоматически вставляется в текущую позицию курсора;

· при суммировании данных в строке или столбце можно просто дважды щелкнуть по кнопке со значком суммы на панели инструментов Стандартная. Exce l просуммирует все клетки над текущей до первой пустой. В том случае, если первая же клетка сверху над текущей окажется пустой, будут суммироваться все клетки, находящиеся слева.

При написании формул используют абсолютные и относительные адреса.

Абсолютным адресом называется такой адрес ячейки, который не изменяется (не настраивается) при процедурах копирования или перемещения формул в соответствии с новым местоположением. Признаком абсолютного адреса является знак доллара, который ставится перед именем колонки и (или) номером ряда: $A1, $B$2.

Для того, чтобы поместить в формулу абсолютный адрес какой-либо ячейки необходимо:

· активизировать ячейку с формулой;

· дважды щелкнуть на адресе ячейке в строке формул (выделить его);

· нажать [F4], в результате в формулу будет вставлен символ
$ - признак абсолютного адреса выделенной ячейки.

Ввод дат и времени дня

Система автоматически назначает формат даты и времени дня. Вы можете выбрать другой формат или создать свой собственный. Для этого необходимо:

· выделить ячейку для ввода;

· набрать на клавиатуре дату или время дня, используя косую черту или дефис или точку в качестве разделителя, например: 09/02/99 или 09-02-99 (различия между строчными и прописными буквами игнорируются);

· подтвердить ввод.

Для быстрого ввода текущей даты необходимо нажать одновременно три клавиши [CTRL + SHIFT] и [ 4 ] (цифра 4 в верхнем ряду клавиатуры), а для ввода текущего времени - [CTRL + SHIFT] и [ 6 ] (цифра 6 в верхнем ряду клавиатуры).

 

РАБОТА С ФАЙЛАМИ

Открытие и закрытие файлов

Для загрузки уже созданной и сохраненной рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Открыть. Для ускорения процесса можно использовать соответствующую этой команде кнопку с изображением папки.

Появится диалоговое окно, в котором можно выбрать необходимый файл и открыть его. Процесс открытия и закрытия файлов в Excel абсолютно аналогичен этой процедуре в остальных приложениях Windows.

Закрытие доступа к файлу выполняется командой Закрыть в меню Файл.