Редактирование текстовых надписей в диаграмме

 

Если щелкнуть указателем мыши по любому элементу диаграммы, то он будет выделен. Двукратный щелчок мыши по элементу диаграммы (или однократный по уже выделенному элементу) позволяет редактировать данный элемент. Например, если вы хотите изменить шрифт подписей на осях, достаточно щелкнуть по надписи мышью, и появится диалоговое окно Шрифт, с помощью которого можно изменить размеры, тип, цвет и ориентацию текста.

 

Форматирование осей

Если дважды щелкнуть указателем мыши по оси диаграммы, то появится диалоговое окно Формат оси, которое содержит пять вкладок: Вид, Шкала, Число, Шрифт, Выравнивание. Ось Х называется осью категорий, ось Y называется осью значений.

Во вкладке Вид можно выбрать тип, толщину, цвет линии, можно сделать ось невидимой, можно выбрать ориентацию меток осей и т.д. Во вкладках Шрифт и Выравнивание можно изменить размеры, тип, цвет и ориентацию подписей меток осей. Во вкладке Число можно изменить частоту делений на оси категорий, если указать значение больше 1. Во вкладке Шкала можно изменить местоположение первого маркера. Галочка в поле Пересечение с осью Y определяет, где выводится первая точка в каждом ряду данных относительно оси значений. По умолчанию этот флажок присутствует при построении линейчатых диаграмм и гистограмм и снимается при построении диаграмм с областями и графиками. В результате при построении линейчатых диаграмм остается небольшой промежуток между осью и первым маркером, а диаграммах с областями и графиками первые маркеры выводятся прями на ось значений.

 

Оформление диаграммы различными цветами

 

Двойной щелчок мыши по столбику линейчатой диаграммы или сектору круговой позволяет поменять некоторые параметры данных в появившемся диалоговом окне Формат ряда данных. Например, во вкладке Вид можно изменить цвет столбиков (секторов или линий) данной категории.

Если дважды щелкнуть мышью в пустое поле диаграммы, то вызовется диалоговое окно Форматирование области диаграммы. В этом окне можно, например, во вкладке Вид изменить цвет заливки области, которая является фоном диаграммы. Здесь так же можно выбрать форму и толщину рамки диаграммы: прямоугольная или скругленная.

 

Практическое задание 7

Создание и редактирование диаграмм

1. Наберите в столбец А буквы: А, B, C, D, E, F.

2. Наберите во второй столбец В несколько любых чисел, например 72, 65, 50, 32, 45, 28.

1. Нажмите F11. В результате на отдельном листе, который будет иметь имя Диаграмма 1, должна появится простейшая диаграмма. Как изменилось Основное меню?

4. Увеличьте размеры вашей диаграммы с помощью мыши. Затем передвиньте ее прямо под вашу таблицу.

5. Для того, чтобы надписи на оси категорий в диаграмме располагались горизонтально, следует:

· щелкнуть по оси категорий дважды мышью, в результате вы попадаете в окно Формат оси;

· выбрать вкладку Шрифт;

· в окне Размер установить минимальный 8 пт. и нажмите ОК.

6. Если надписи на оси категорий не умещаются в одну строчку, то растяните мышью диаграмму в ширину до нужных размеров.

7. Щелкните дважды мышью по Легенде, которая представляет собой прямоугольник с надписями Кандидат 1, Кандидат 2, Кандидат 3, перед каждой из которых находится квадратик соответствующего цвета. Попав в диалоговое окно Формат легенды, выберите вкладку Шрифт. В поле Размер установите минимальный 8 пт. и нажмите ОК. Уменьшите размеры Легенды с помощью мыши.

8. Теперь постройте отдельно две круговые диаграммы, а показывающие проценты кандидатов по регионам 1 и 3. Для этого сначала выделите любую ячейку столбца В вашей таблице и вызовите Мастер диаграмм.

9. На первом шаге выберите во вкладке Стандартные в группе Тип: Круговая, а затем в группе Вид отметьте вторую картинку диаграммы, которая называется Объемный вариант круговой диаграммы, и нажмите Далее >.

10. Попав во второе диалоговое окно, во вкладке Диапазон данных отметьте Ряды в: строках, и нажмите Далее >.

11. В третьем диалоговом окне выберите вкладку Подписи данных и группе переключателей Подписи значений активизируйте поле доля. Нажмите Готово. Полученную диаграммы переместите прямо по первую вашу диаграмму.

12. Построение второй круговой диаграммы аналогично предыдущему с той лишь разницей, что на втором шаге следует произвести дополнительные действия. Выберите вкладку Ряд и удалите в поле Ряд все названия рядов, кроме требуемого: Регион 3. Остальные действия повторяют предыдущее построение. Полеченную диаграмму передвиньте под вторую вашу диаграмму.

13. Попробуйте изменить цвет одного из секторов диаграммы. Для этого выделите мышью один сектор и щелкните мышью. Попав в диалоговое окно Формат элемента данных, во вкладке Вид в группе Заливка выберите любой цвет и нажмите ОК.

1. Теперь измените цвет фона, то есть области диаграммы. Для этого щелкните дважды мышью по любому пустому месту области диаграммы. Попав в диалоговое окно Формат области диаграммы, во вкладке Вид в группе Заливка выберите любой светлый оттенок и нажмите ОК. Результат покажите преподавателю.

 

Часть 4. Создание и редактирование сводных таблиц

 

Возможность табличного процессора создавать сводные таблицы используется, если необходимо таблицу часто повторяющихся данных преобразовать так, чтобы в новой таблице эти данные сводились воедино. Сводные таблицы обеспечивают различные способы агрегирования (объединения) информации.

Построение сводных таблиц осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц (Данные=>Сводная таблица) в несколько этапов:

 

Э т а п 1. Указания вида источника информации, где находятся данные для консолидации (обобщения) в сводную таблицу:

ü использование списка (базы данных Excel);

ü использование внешнего источника данных;

ü использование нескольких диапазонов консолидации;

ü использование данных из другой сводной таблицы.

В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы. Рассмотрим наиболее распространенный случай использования сводных таблиц, когда исходная информация находится в Excel.

Э т а п 2. Указание диапазона ячеек, содержащего исходные данные. Поле Имя диапазона ячеек записывается в виде

[имя_книги]имя_листа!диапазон ячеек.

Если диапазон выделен перед запуском Мастера сводных таблиц или курсор находится в любой ячейке диапазона исходных данных, то имя диапазона уже указано в Поле Имя диапазона автоматически.

Э т а п 3. Построение макета сводной таблицы. Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, определяемых в макете (рис.5):

 

Рис.8. Схема макета сводной таблицы.

 

страница – на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне; на странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи – сверху вниз; страницу определять необязательно;

столбец – поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;

строка – поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

данные – поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции; область определять обязательно.

Размещение полей выполняется путем перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета.

Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую (добавление новых, удаление существующих полей, изменение местонахождения поля). Для сводных таблиц существенен порядок следования полей (слева направо или сверху вниз), изменяется порядок следования полей также путем их перемещения.

В макете сводной таблицы можно выполнить настройку параметров полей, размещенных в области данных с помощью диалогового окна «Вычисление поля сводной таблицы». Для вызова этого окна необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на настраиваемое поле, в появившемся окне можно переименовать поле, изменить операцию производимую с данными (суммирование, нахождение среднего, минимального, максимального значения…), изменить формат представления числа.

Кнопка «Дополнительно» вызывает панель «Дополнительные вычисления» для выбора функций.

Э т а п 4. Выбор места расположения и параметров сводной таблицы. В этом окне можно выбрать место расположение таблицы, установив переключатель новый лист или существующий лист, для которого необходимо задать диапазон размещения. Кнопка «Параметры» позволяет установить вариант вывода информации в сводной таблице: сумма по столбцам, сумма по строкам. После нажатия кнопки «Готово» будет сформирована сводная таблица.

Для изменения структуры уже построенной сводной таблицы курсор устанавливается в область сводной таблицы, затем повторно выполняется Данные => Сводная таблица, при этом появляется окно Мастера сводных таблиц, шаг 3.

Рис.9

Таблица исходных данных

 

Объем продаж по складу №5 ООО "Заря"
Период	продукт	город	объём продаж	Период	продукт	город	объём продаж
янв.-02	чипсы картофельные	Тирасполь		фев.-02	вафли лимонные	Бендеры
янв.-02	крекер с маком	Тирасполь		фев.-02	круасан с шоколадом	Бендеры
янв.-02	вафли лимонные	Тирасполь		фев.-02	чипсы картофельные	Дубоссары
янв.-02	круасан с шоколадом	Тирасполь		фев.-02	крекер с маком	Дубоссары
янв.-02	чипсы картофельные	Бендеры		фев.-02	вафли лимонные	Дубоссары
янв.-02	крекер с маком	Бендеры		фев.-02	круасан с шоколадом	Дубоссары
янв.-02	вафли лимонные	Бендеры		фев.-02	чипсы картофельные	Тирасполь
янв.-02	круасан с шоколадом	Бендеры		мар.-02	крекер с маком	Тирасполь
янв.-02	чипсы картофельные	Дубоссары		мар.-02	вафли лимонные	Тирасполь
янв.-02	крекер с маком	Дубоссары		мар.-02	круасан с шоколадом	Тирасполь
янв.-02	вафли лимонные	Дубоссары		мар.-02	чипсы картофельные	Бендеры
янв.-02	круасан с шоколадом	Дубоссары		мар.-02	крекер с маком	Бендеры
фев.-02	чипсы картофельные	Тирасполь		мар.-02	вафли лимонные	Бендеры
фев.-02	крекер с маком	Тирасполь		мар.-02	круасан с шоколадом	Бендеры
фев.-02	вафли лимонные	Тирасполь		мар.-02	чипсы картофельные	Дубоссары
фев.-02	круасан с шоколадом	Тирасполь		мар.-02	крекер с маком	Дубоссары
фев.-02	чипсы картофельные	Бендеры		мар.-02	вафли лимонные	Дубоссары
фев.-02	крекер с маком	Бендеры		мар.-02	круасан с шоколадом	Дубоссары

 

Примеры сводных таблиц, построенных на основе одних и тех же исходных данных (Рис.10).

Рис.10а

Итоги по городам

продукт	Бендеры	Дубоссары	Тирасполь	Общий итог
вафли лимонные
крекер с маком
круасан с шоколадом
чипсы картофельные
Общий итог

Рис.10б

Итоги по периодам

Период	Вафли лимонные	Крекер с маком	Круасан с шоколадом	чипсы картофельные	Общий итог
мар.-02
фев.-02
янв.-02
Общий итог

Рис.10в

Итоги по продуктам

город	вафли лимонные	крекер с маком	круасан с шоколадом	чипсы картофельные	Общий итог
Бендеры
Дубоссары
Тирасполь
Общий итог

Контрольные вопросы

 

1. Как запустить MS Excel и выйти из него?

2. Какое расширение имеют файлы электронных таблиц Excel?

3. Перечислите основные элементы окна Excel. В чем основные отличия окна Excel от редактора Word?

4. Какая информация отображается в Поле имени?

5. Как произвести ввод данных в ячейку и зафиксировать их?

6. Для чего нужна Строка формул?

7. Как дополнить содержание ячейки?

8. Что такое интервал ячеек?

9. Как можно определить, какой из рабочих листов является активным?

10. Каким образом осуществляется перемещение с одного листа на другой в пределах одной рабочей книги?

11. С помощью какой последовательности команд можно вставить новый рабочий лист?

12. Как удалить один или несколько рабочих листов?

13. Опишите способ переименования рабочего листа.

14. Какими способами можно выделить столбец, строку?

15. Какими способами изменить ширину столбца, строки?

16. Каким способом можно вставить дополнительные строки или столбцы в таблицу?

17. Какими способами можно скопировать, переместить, удалить содержание ячейки?

18. Что такое Маркер заполнения и какие операции с помощью него можно произвести?

19. С какого знака начинается задание формулы в Excel?

20. Как можно просмотреть формулу, которая содержится в ячейке?

21. Какой формулой задается суммирование интервала ячеек?

22. Каким образом можно изменить шрифт текста в ячейке?

23. Как произвести обрамление таблицы?

24. Как можно вставить номера страниц в Excel? Чем отличается эта процедура от вставки нумерации страниц в редакторе Word?

25. Опишите способы вызова диалогового окна Параметры страницы.

26. Как можно вставить нумерацию страниц в электронной таблице?

27. В каком пункте меню можно выбрать команду, позволяющую просмотреть документ перед его печатью? Зачем нужен режим предварительного просмотра документа?

28. Какие форматы числа вы знаете? Перечислите их. Для чего они применяются и в чем их отличия?

29. По какому принципу можно отсортировать текстовые записи или числовые данные? В каком пункте меню документа находится команда сортировки?

30. Для чего нужен Мастер функций? Опишите способы вызова на экран Мастера функций.

31. Что такое относительный адрес ячейки? Как его записать? Какой вид имеет относительная ссылка на ячейку с другого рабочего листа?

32. В каких случаях необходимо использовать абсолютный адрес? Как указать абсолютную ссылку на ячейки столбца В? Как указать абсолютную ссылку на ячейки третьей строки? Как указать абсолютную ссылку на одну конкретную ячейку, например, на В3?

33. Опишите способ изменения цвета фона таблицы и цвета шрифта?

34. Опишите способы построения диаграмм. Какую функцию выполняет клавиша F11?

35. Что такое Мастер диаграмм и как его можно вызвать? Какое количество шагов необходимо Мастеру диаграмм, чтобы собрать всю необходимую информацию для построения диаграммы? Опишите, какие действия выполняются на каждом шаге Мастера диаграмм?

36. Каким способом можно изменить размеры и расположение уже готовой диаграммы на рабочем листе? Опишите, как можно изменить цвет элемента диаграммы, цвет области (фона) диаграммы.

 

Часть 1. Общие сведения о табличном процессоре Microsoft Excel 1

Возможности Excel 1

Запуск Excel 1

Выход из Excel 1

Окно табличного процессора MS Excel 1

Часть 2. Создание, редактирование и форматирование электронных таблиц 3

Основные понятия электронных таблиц 3

Способы выделения 4

Типы входных данных Excel 4

Форматы числовых данных в Excel 5

Ввод и редактирование данных 5

Практическое задание 1 6

Вставка нумерации страниц таблицы 8

Практическое задание 2 9

Работа с формулами 9

Практическое задание 3 11

Вычисления в массивах 12

Использование функций 12

Практическое задание 4 13

Сортировка данных 14

Практическое задание 5 14

Фильтрация данных 17

Возможности базы данных в Excel. Формы данных 17

Практическое задание 6 18

Часть 3. Создание и редактирование диаграмм 20

Способы построения диаграмм 20

Работа Мастера диаграмм 20

Редактирование диаграмм 22

Практическое задание 7 22

Часть 4. Создание и редактирование сводных таблиц 23

Контрольные вопросы 26