Построение графиков и диаграмм

Используя диаграммы, вы сможете гораздо нагляднее представить данные, содержащиеся в работе. Диаграммы оживляют числа, с их помощью столбцы значений могут превратиться в рисунки, на которых отобразится тенденция изменения данных. Строить диаграммы можно как в текстовом редакторе Word, так и в табличном процессоре MicrosoftExcel, после чего вставлять их в документ.

4.1. Оформление диаграмм

Диаграмма в тексте выглядит точно так же, как и рисунок. Поэтому в дипломной, курсовой либо какой-то другой работе ее следует оформлять соответствующим образом, по правилам оформления рисунков. Диаграмма обязательно должна иметь подпись, начинающуюся со слова «рис.», после чего указывают номер рисунка. Подпись располагают обязательно в нижней части диаграммы. Никаких других заголовков не требуется. Чтобы любой, кто читает работу, понял, что именно отображено на диаграмме, возле ее осей располагают подписи значений, а рядом размещают таблицу с описанием значений цветов элементов диаграммы. В этой таблице должно быть написано не что-нибудь вроде малопонятного ряд 1 (именно это появится там автоматически, если диаграмма не оформлена должным образом) – здесь необходимо указать, что означает каждый элемент диаграммы того или иного цвета. Фон должен быть белый, никаких дополнительных линий, кроме осей, не допускается. Кроме этого, в тексте работы помещают ссылку на диаграмму в таком же виде, как и на обычный рисунок, – «рис. номер».

4.2. Построение графиков и диаграмм в Word

Процесс создания диаграмм в текстовом редакторе Word несложен, но здесь эта функция несколько ограничена по сравнению с аналогичными возможностями табличного процессора MicrosoftExcel. Однако если ваши диаграммы будут не очень сложными, возможностей Word вам вполне хватит. Для создания диаграммы в текстовом редакторе используется специальный модуль – MicrosoftGraph.

В первую очередь определимся в базовых понятиях. Диаграмма – это графический способ отображения некоторых числовых данных. Она всегда связана с таблицей значений, в которой размещены числовые данные, собственно представленные в диаграмме. Поэтому построение диаграммы осуществляется одновременно с созданием таблицы значений или после этого. В строках таблицы значений отображены серии данных – наборы чисел, которые будут воспроизведены на вертикальной оси диаграммы, также называемой осью значений. На диаграмме классического вида – гистограмме – серии данных отображаются в виде столбцов одинакового цвета. Столбцы таблицы значений представляют собой категории. Они отображаются на диаграмме вдоль горизонтальной оси, которая также называется осью категорий.

Легендой называют специальную таблицу, в которой указано, что означают цвета элементов диаграммы.

Примечание

Диаграмма и график в терминах MicrosoftGraph – практически одно и то же. Построив диаграмму, вы можете изменить ее тип, выбрав тот, который вам больше всего подходит. Среди этих типов есть и «график».

Создание диаграммы

Для создания диаграммы в документе Word необходимо выполнить команду Вставка > Объект > Создание, а в списке Тип объекта выбрать пункт Диаграмма MicrosoftGraph (рис. 4.2). На экране отобразится диаграмма, которая будет связана с таблицей данных, расположенной ниже.

Примечание

Это же действие можно выполнить с помощью команды Вставка > Рисунок > Диаграмма.

Теперь необходимо ввести в таблицу значений данные, на основе которых будет построена диаграмма. Для этого нужно заменить данные, представленные в образце таблицы значений. Щелкните на нужной ячейке, а затем введите требуемые новые данные. Обратите внимание, что вы можете вводить не только данные, но и названия строк и столбцов. После завершения ввода значения в ячейку необходимо нажать клавишу Enter. При этом на диаграмме будут сразу же отображаться все изменения.

По умолчанию в созданной в редакторе Word диаграмме ряды данных представляют собой строки таблицы. Это означает, что одним цветом будут отображаться данные одной строки. В таблице значений в режиме редактирования рядом с названиями рядов данных будут размещены пометки тех цветов, которыми соответствующие ряды будут выделены на диаграмме. Изменить эти установки можно с помощью кнопки По столбцам либо выполнив команду Данные > Ряды образуют столбцы.

Если больше ничего изменять не нужно и диаграмма выглядит так, как вам этого хотелось, можно щелкнуть вне поля для построения диаграммы – в результате вы вновь вернетесь в исходный документ Word.

Обратите внимание, что вы можете изменять размер диаграммы, перемещая угловые маркеры выделения, расположенные вокруг нее.

Примечание

Если таблица значений по какой-то причине не отображается, ее можно повторно открыть, дважды щелкнув на диаграмме, а затем выполнив в меню Вид команду Режим таблицы.

Модуль MicrosoftGraph позволяет создать диаграмму на основе готовой, созданной ранее таблицы данных. Для этого необходимо сначала построить таблицу стандартными средствами MicrosoftWord и ввести в нее исходные данные. После этого следует выделить ее, выполнив команду Таблица> Выделить > Таблица, и запустить создание диаграммы (для этого нужно выполнить комнаду Вставка > Объект и в открывшемся окне на вкладке Создание выбрать пункт Диаграмма MicrosoftGraph). В результате на основе готовой таблицы значений будет создана диаграмма.

Если исходные данные, на основе которых будет строиться диаграмма, сохранены в виде отдельного файла, например рабочей книги MicrosoftExcel, вы можете импортировать оттуда содержимое таблицы значений. Для этого предназначена кнопка Импорт. При этом необходимо в открывшемся окне выбрать имя файла Excel, в котором размещены данные, после чего указать имя рабочего листа (рис. 4.3). При этом можно выбрать одну из следующих возможностей – импорт всего рабочего листа либо только указанного диапазона ячеек. Если на вашем рабочем листе размещена только одна таблица, вы можете смело выбирать первый из двух вариантов.

Форматирование и редактирование диаграммы

После того как диаграмма создана, ее можно отформатировать. При этом вам будет доступно форматирование как текстовых элементов (изменение шрифта подписей, легенды), так и графических (осей, линий, столбцов). В первую очередь необходимо перейти в режим редактирования, дважды щелкнув на диаграмме.

Для использования самого простого способа форматирования элементов диаграммы достаточно дважды щелкнуть на нужном элементе, в результате чего откроется окно редактирования.

В результате откроется окно Формат оси. Здесь доступно немного больше параметров. Кроме настройки параметров, расположенных на знакомых вкладках Вид и Шрифт, при форматировании оси вы можете сформировать шкалу, то есть задать минимальное и максимальное значения, а также цену делений (при форматировании вертикальной оси) либо, при форматировании горизонтальной оси, количество делений между категориями и количество категорий между подписями делений. Размещение подписей осей вы можете настроить на вкладке Выравнивание. В области Ориентация можно изменить внешний вид подписей, сделав их, например, вертикальными или размещенными под углом. Кроме этого, здесь можно задать направление текста, а в поле Смещение – уровень смещения текста относительно оси. Чем больше это значение, тем дальше текст и ось будут расположены относительно друг друга. Дважды щелкнув на элементе диаграммы, например на столбце, вы откроете окно Формат ряда данных. В нем можно отформатировать параметры отображения этого ряда данных. Например, на вкладке Вид изменяют цвет, а подписи данных задают на одноименной вкладке. Вкладка Параметры предназначена для определения расстояния между другими элементами диаграммы. Вы можете задать перекрытие элементов диаграммы – если в этом поле будет записано число больше нуля, столбцы диаграммы будут накладываться друг на друга.

Если вы планируете распечатывать диаграмму на черно-белом принтере, то в качестве заливки ее элементов лучше выбрать не цвета, а разные способы штриховки. Для этого в окне Формат ряда данных нажмите кнопку Способы заливки и перейдите на вкладку Узор. В поле Штриховка задайте нужный цвет линий, например черный или серый, а в области Узор выберите способ заливки элементов диаграммы. Это же действие повторите для всех серий данных, но при этом старайтесь выбирать разные штриховки, чтобы элементы одной серии отличались от элементов другой.

Чтобы изменить цвет фона, необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши в области построения диаграммы. В результате откроется окно Формат области построения. В этом окне в области Заливка задайте нужный цвет, в рассматриваемом случае – белый.

Общие параметры форматирования диаграммы доступны в окне Параметры диаграммы, отобразить которое можно, выполнив команду Диаграмма > Параметры диаграммы (рис. 4.6). Каждая вкладка этого окна позволяет настроить определенные параметры. Например, на вкладке Заголовки можно указать как заголовок всей диаграммы, так и заголовки осей. В качестве заголовка диаграммы необходимо использовать подпись для соответствующего рисунка, оформленную по всем правилам.

Типы диаграмм

Текстовый редактор Word поддерживает возможность построения диаграмм нескольких типов. Изменить тип диаграммы можно, выполнив команду Диаграмма > Тип диаграммы. В окне Тип диаграммы доступно две вкладки – Стандартные и Нестандартные. В списке Тип выбирают тип диаграммы, а в правой части окна – нужную разновидность.

При выборе типа диаграммы следует учитывать некоторые особенности.

• Гистограмма позволяет представить изменение данных на протяжении отрезка времени. Наглядность достигается благодаря тому, что ось категорий располагается по горизонтали, а ось значений – по вертикали. Диаграммы этого типа удобны также для эффектного сравнения различных величин.

• Гистограмма с накоплением позволяет представить отношение отдельных составляющих к их совокупному общему значению.

• Линейчатая диаграмма особенно подходит для сравнения отдельных значений. Ось категорий расположена в ней по вертикали, ось значений – по горизонтали, что позволяет обращать большее внимание на сравниваемые значения, чем на время.

• Диаграмма в виде графика наглядно показывает изменение величин через равные промежутки времени.

• Круговая диаграмма отображает отношение размеров элементов, образующих ряд данных, к сумме элементов. Круговая диаграмма может быть построена только для таких таблиц значений, в состав которых входит лишь одна серия данных. Если же вам необходимо указать несколько рядов данных, постройте кольцевую диаграмму.

• Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных либо отображает две группы чисел как один ряд точек с координатами хиу. Элементы данных на этой диаграмме сосредоточены в группы. Такие диаграммы часто используют для представления результатов экспериментов, так как в них наглядно отображена зависимость между одиночными и средними значениями

 

 

50Перед вставкой столбца необходимо выделить столбец, расположенный справа от места вставки. Новый столбец добавляют командой Вставка > Столбцы. Чтобы вставить несколько смежных столбцов, надо выделить столько же столбцов, сколько требуется вставить. Строки рабочего листа вставляют аналогичным образом. Соответствующая команда — Вставка > Строки.

Во время работы с документом, строки или столбцы, предназначенные для удаления, должны быть заранее выделены. Удаление элементов рабочего листа выполняют командой Правка > Удалить.

При добавлении или удалении ячеек, не образующих целую строку или целый столбец, необходимо указать, как именно должны быть раздвинуты или сомкнуты прочие ячейки рабочего листа. Для добавления ячеек выделите диапазон, определяющий область добавления ячеек, и дайте команду Вставка > Ячейки — откроется диалоговое окно Добавление ячеек. Направление смещения ячеек выбирают с помощью переключателей Ячейки, со сдвигом вправо и Ячейки, со сдвигом вниз.

 

Для удаления выделенного диапазона ячеек следует дать команду Правка > Удалить. Диалоговое окно Удаление ячеек содержит те же элементы управления, что и диалоговое окно Добавление ячеек.

Чтобы добавить рабочие листы в книгу, необходимо выполнить следующие действия:

 

В файл рабочей книги можно как добавлять, так и удалять рабочие листы. Но при этом необходимо помнить, что Excel удаляет не только лист, но и все данные на нем.

 

Щелкните по ярлычку листа, перед которым необходимо вставить новый лист.

 

Выберите команду Вставка / Лист.

Чтобы удалить рабочий лист из книги, необходимо выполнить следующие действия:

 

Выберите лист, подлежащий удалению (щелкните по его ярлычку).

 

Выберите команду Правка / Удалить лист. Можно также щелкнуть по ярлычку листа правой кнопкой мыши и выбрать из Контекстного меню команду Удалить.

 

Появится окно с запросом подтвердить удаление. Щелкните по кнопке ОК. Excel удалит рабочий лист и все его данные. При этом Excel не изменяет нумерацию оставшихся листов.

 

35.Табуляция.Для организации небольших колонок теста удобно использовать табуляцию. Установки табуляции можно применять либо напрямую к одному или нескольким выделенным абзацам, либо через стиль абзаца. По умолчанию текстовый редактор устанавливает позиции табуляции через каждые 0,5” в границах листа. Для изменения позиций табуляции можно воспользоваться либо диалоговым окном Табуляция, либо масштабной линейкой.

На масштабной линейке в левом верхнем углу располагается экранная кнопка, при нажатии на которую меняется выравнивание текста относительно позиции табуляции. При каждом щелчке по этой экранной кнопке выравнивание теста меняется, и маркер на этой экранной кнопке также меняется:По левому краю – текст располагается справа от позиции табуляции,По центру – текст размещается в центре позиции табуляции,По правому краю – текст располагается слева от позиции табуляции, По разделителю – текст располагается слева от позиции табуляции до границы ввода, а затем справа,С чертой – не воздействует на размещение текста и добавляет вертикальную линию в позицию табуляции. Последующие два нажатия на эту экранную кнопку позволяют установить отступ первой строки и последующих строк абзаца.

Выбрав, таким образом, критерий выравнивания текста в позициях табуляции пользователю необходимо навести указатель мыши на масштабную линейку и в нужном месте щелкнуть левой клавишей мыши. При этом на масштабной линейке отобразиться один вышеперечисленных маркеров. Теперь для перехода к первой позиции табуляции следует нажать клавишу Tab. Для перехода к следующей позиции табуляции следует ещё раз нажать клавишу Tab и т.д. В режиме отображения непечатаемых символов переход к позиции табуляции при нажатии клавиши Tab будет отображаться черной стрелкой.

Чтобы изменить позицию табуляции следует подвести указатель мыши к соответствующему маркеру на масштабной линейке нажать на него и, не отпуская изменить позицию по масштабной линейке.

Для удаления позиций табуляции необходимо подвести указатель мыши к ненужной позиции (обозначенной маркером), нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее стащить маркер вниз с масштабной линейки.

Рассмотрим, каким образом производится установки и изменение позиций табуляции с помощью диалогового окна Табуляция. Диалоговое окно Табуляция вызывается выбором команды Табуляция из пункта меню Формат, или нажатием экранной кнопки Табуляция в диалоговом окне Абзац.

Диалоговое окно Табуляция позволяет вводить каждую позицию табуляции с цифровой точностью и добавлять заполнители, чего нельзя сделать, используя масштабную линейку.

Чтобы добавить новую позицию табуляции необходимо сначала в текстовое поле Позиции табуляции диалогового окна Табуляция ввести с клавиатуры числовое значение. Числовое значение можно вводить как в дюймах, так и в сантиметрах. Для того чтобы ввести числовое значение в сантиметрах в это текстовое поле достаточно ввести просто число равное нужному расстоянию позиции табуляции. Для того чтобы ввести числовое значение в дюймах необходимо после числа ввести кавычки (т.е. нажать сочетание клавиш Shift и 2). При этом числовое значение в дюймах автоматически пересчитывается в сантиметры.

После установки числового значения следует выбрать из предложенных вариант выравнивания, а затем, если необходимо, указать вид заполнителя. После этого необходимо нажать экранную кнопку Установить в этом окне. При этом значение позиции табуляции пересчитанное в сантиметрах запишется в список ниже текстового поля Позиции табуляции.

Установив одну позицию табуляции, пользователь может установить последующие позиции табуляции аналогичным образом.

Для изменения числового значения, выравнивания или вида заполнителя какой-либо уже установленной позиции табуляции необходимо в списке позиций выбрать ту, которую необходимо изменить и в текстовом поле изменить числовое значение, выравнивание или вид заполнителя, или все вместе.

Для удаления позиции табуляции следует из списка позиций выбрать ненужную и нажать экранную кнопку Удалить, в диалоговом окне Табуляция. Для удаления всех позиций табуляции следует выбрать экранную кнопку Удалить все в этом окне. Все удаляемые позиции табуляции будут отображены в диалоговом окне Табуляция рядом с подписью Будут удалены.

При установке или изменении позиций табуляции, все абзацы, на которые должны повлиять эти изменения должны быть выделены.

При заполнении строки текста Microsoft Word автоматически осуществляет переход на следующую строку, при этом может возникнуть нежелательный разрыв логически связанных слов, разделенных пробелом или дефисом.

С помощью так называемых жестких пробелов и дефисов можно указать, что данная последовательность слов должна находится в одной строке.

Чтобы вставить жесткий пробел, следует нажать ctrl+shift+пробел

Чтобы вставить жесткий дефис, следует нажать ctrl+shift+дефис

Разрыв страницы

1.В меню Вставка (Insert) выберите команду Разрыв (Break).

2.В открывшемся диалоговом окне Разрыв (Break) выберите новую страницу (Page Break) и щелкните кнопку ОК. или нажмитеctrl+enter