Официально-деловой стиль. Служебная документация

Официально-деловой стиль функционирует в административно-правовой сфере. Этот стиль обладает большим разнообразием речевых жанров: устав, законы, приказ, распоряжение, договор, заявление, автобиография, анкета, отчет, справка и другие. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функцию.

Официально-деловой стиль реализуется преимущественно в письменной форме речи. Основными чертами официально-делового стиля и в письменной, и в устной форме является точность, детальность, стереотипность, стандартность изложения, официальность, строгость, объективность, логичность выражения мысли. Это и определяет языковую норму стиля. Широко употребляются слова и словосочетания профессиональной (юридической, экономической, дипломатической и т.д.) терминологии (собственник, регистрация, дотация, бюджет, сертификат качества).

В официально-деловом стиле часто употребляются сложносокращенные слова (СНГ, АО, МВФ). В официально-деловом стиле не используются разговорные, жаргонные, диалектные слова и слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской. Для официально-делового стиля характерно частое употребление глаголов в форме повелительного наклонения и в неопределенной форме в значении повелительного наклонения (освободить от арендной платы, установить доплату).

Официально-деловой стиль отличает именной характер речи, который выражается в высокой частности глагольных существительных (погашение кредита, решение вопроса); отыменных, предлогов и предложных сочетаний (в связи, в целях, по истечении, согласно). Для официально-делового стиля характерно использование книжного синтаксиса: употребление повествовательных, двусоставных, полных предложений с прямым порядком слов; предложений, осложненным однородными членами, причастными и деепричастными оборотами; сложных предложений.

В деловом общении документирование имеет особое значение.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Итог документирования – создание документа. Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Различают документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования. Документы для внутреннего пользования называют обычно управленческими или организационно-распорядительными (ОРД). К ним относятся: устав, инструкция, приказ, распоряжение, протокол, акт, справка, договор, заявление, анкета, характеристика и др. Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию документы. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение.

 

Вопросы:

1. Какие сферы общественных отношений обслуживает официально-деловой стиль? Укажите основные стилевые черты деловой речи, ее подстили и жанры

4. Выделите языковые средства официально-делового стиля (лексические, морфологические, синтаксические).

3. Что такое документ? На какие две группы делятся документы в зависимости от сферы их употребления? Охарактеризуйте их.

4. Назовите деловые письма. Охарактеризуйте их.

5. Как проявляются правила речевого этикета в практике делового письма?

 

Задания:

Задание 1. Отметьте признаки официально-делового стиля в приведенных статьях Конституции Российской Федерации. Выпишите из них лексику, словосочетания, характерные для данного стиля. Проанализируйте строение предложений, форму выражения сказуемых во всех случаях и сделайте вывод.

Глава I. ОСНОВЫ КОНСТИТУЦИОННОГО СТРОЯ

Статья 1

1. Российская Федерация – Россия есть демократическое правовое государство с республиканской формой правления.

2. Наименования Российская Федерация и Россия равнозначны.

Статья 2

Человек, его права и свободы являются высшей ценностью. Признание, соблюдение и защита неотъемлемых прав и свобод человека и гражданина ─ обязанность государства.

Статья 3

1. Носителем суверенитета и единственным источником власти в Российской Федерации является её многонациональный народ.

2. Народ осуществляет свою власть непосредственно, а также через органы государственной власти и органы местного самоуправления.

3. Высшим непосредственным выражением власти народа являются референдум и свободные выборы.

4. Никто не может присваивать власть в Российской Федерации. Узурпация государственной власти является особо тяжким преступлением.

Задание 2. Выделите (подчеркните, выпишите) слова, словосочетания и выражения, принадлежащие письменной деловой речи.

Иметь место, нетрудоспособность, расторжение договора, обусловить, дипломная работа, один-одинешенек, констатировать, заводище, истец, командировочное удостоверение, заявка на участие, распорядок дня, в окрестностях города, принять к сведению, меланхоличный, документирование, установленный порядок, единовременное пособие, обвинительный приговор.

Задание 3. Найдите термины-эквиваленты приведенным ниже словам с разговорной стилистической окраской и составьте с ними предложения.

Платежка, страховка, бегунок, неустойка, безнал (по безналу), оперативка, прайс, накрутка, неучтенка, оптовик, растаможка, расходник, сертификат, опт.

Задание 4. Составьте предложения или фразы, характерные для официально-делового стиля, используя следующие отыменные предлоги:

а) В целях, в отношении, в силу, в связи в соответствии, в течение, во избежание, на основании, в счет, в порядке, ввиду, по линии, касательно, независимо от, по мере, по причине.

б) Благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, вопреки, соответственно.

Задание 5. Найдите в данных предложениях последовательное "нанизывание" падежей. Объясните, чем вызвано это языковое явление. Трансформируйте эти предложения для устного высказывания.

1. Мы должны поставить вопрос о воспитании населения в деле улучшения отношения к проведению мероприятий по озеленению города.

2. Факт уклонения арендатора от внесения арендной платы подтверждается решением арбитражного суда Н-ской области.

3. Направляем акт проверки причины протекания душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода для принятия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию.

Задание 6. Составьте предложения с приведенными ниже словами так, чтобы эти слова были использованы в форме косвенных падежей.

Соло-вексель, банк-ипотека, письмо-запрос, бизнес-круиз, холдинг-компания, крем-скраб, ток-шоу, пресс-служба, офис-интерьер, мастер-план.

 

Задание 7. Предложите более короткую запись языковых оборотов, взятых из деловой корреспонденции, без потери информативности.

Собранные вместе материалы; продолжающиеся далее инциденты; приложенное при этом заявление; точно совпадающие данные; каждый в отдельности считает; все еще остается нерешенным.

Задание 8. Запишите сокращенно данные слова и сочетания слов.

Город, район, профессор, кандидат экономических наук, технический план, заместитель декана, годы, например, тому подобное, и другие, страница 6, 5 миллионов рублей.

Задание 9. Прочитайте предложения, найдите в их нарушение административного речевого этикета. Отредактируйте предложение.

1. Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы.

2. Институт просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для экспонирования виде.

3. Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.

4. Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию.

5. Мы просили бы Вас сообщить нам результаты эксперимента.

Задание 10. Напишите заявление (без предлога или с предлогом «от») в деканат о предоставлении вам академического отпуска, в студенческий профком о выделении вам материальной помощи. Обоснуйте вашу просьбу, используя нужные союзы или предлоги: для, в связи, из-за, в целях, по причине, вследствие того что, ввиду того что.

Задание 11. Напишите доверенность на получение стипендии, используя клишированную форму.

кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить …)

 

Задание 12. Укажите, соответствует ли данное заявление требованиям, предъявляемым к оформлению реквизитов, языку и стилю служебных документов. Отредактируйте текст.

Директору ОАО "Гамма"

Гапонову С.А.

от Ивановой Н.Н.

 

Заявление

 

Настоятельно прошу Вас дать мне дополнительный отпуск в связи с причинами личного характера.

20.02.01

Иванова

 

Задание 13. Обратите внимание на виды распорядительных документов. Что общего в оформлении приказа, распоряжения, постановления, решения и чем отличаются эти виды документов? (Приложение 1)

Задание 14. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. При необходимости обращайтесь к толковому словарю.

Аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, директива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прейскурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.

Задание 15. Напишите с соблюдением всех необходимых реквизитов:

а) докладную записку о выполнении какого-либо задания;

б) расписку в получении книг в кабинете русского языка.

Задание 16. Прочитайте. Назовите аббревиатуры, созданные в соответствии с требованиями благозвучия речи. Восстановите полностью составное наименование, употребите аббревиатуры с прилагательным или глаголом в прошедшем времени. Вспомните другие известные вам аббревиатуры и употребите их в контексте, выявляющем их родовую принадлежность.

АО, ВАЗ, ВПК, ОГТРК, МЧС России, КПД, МИД, МГУ.

 

Задание 17. Закончите фразы деловых писем.

1. Просим рассмотреть возможность …

2. Напоминаем, что срок соглашения истекает …

3. По Вашей просьбе предоставляет Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…

4. Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как …

5. Считаем необходимым поставить Вас в известность о том …

6. Гарантируем, что …

Задание 18. Скопируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.

Просим сделать…

(кто?) имеет честь сообщить…

Нам приятно (что делать?)…

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что…

Мы вынуждены сообщить…

Направляем Вам рекламации…

Мы готовы (согласны) представить…

Мы предъявляем Вам…

Высылаем (направляем, посылаем) Вам…

Мы обращаемся к Вам с просьбой…

Мы будем признательны (благодарны), если…

Приглашаем Вас…

Мы не можем согласиться…

Выражаем благодарность (удовлетворение по поводу)…

Подтверждаем получение…

Мы получили Ваше…

Соглашаясь с Вашим предложением, сообщаем…

В с вязи с Вашей просьбой направляем Вам…

Доводим до Вашего сведения…

Напоминаем Вам, что…

Ставим Вас в известность…

Гарантируем…

Платеж будет произведен немедленно после…

Просим принять участие…

(кто?) гарантирует…

Задание 19. Напишите резюме, предполагая, что вы претендуете на одну из должностей:

а) менеджер по продажам коммерческой фирмы;

б) секретарь-референт.

Задание 20. Составьте автобиографию.

 

Занятие 8