Тема 6. Современная деловая переписка

Обмен различной информацией, содержащейся в документах между предприятиями, учреждениями и гражданами, называется служебной деловой перепиской или корреспонденцией.

Всю корреспонденцию подразделяют на разновидности:

1) деловые (служебные) письма;

2) личные письма;

3) другая корреспонденция.

Служебные письма(Службові листи) подразделяются на формальные и неформальные.

Формальные письма – это письма, подготовленные от имени одной организации в адрес другой.

Неформальные письма – это письма, составленные и адресованные работниками одного уровня друг другу для установления партнерских отношений, личного знакомства, с различными предложениями, а также для обсуждения различных вопросов.

Личные письма – это письма, имеющие частный характер, которыми обмениваются знакомые или родственники.

Деловые письма – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письмами сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Большое количество писем при однотипности управленческих ситуаций, вызывает необходимость в унификации делового письма, но неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Поэтому классификация деловых писем по определенным признакам является необходимой.

В зависимости от указанных в письме адресатов деловые письма подразделяются на циркулярные и коллективные.

Циркулярные письма направляются от одного адресата (как правило вышестоящей организации) ряду подчиненных учреждений и предприятий.

Коллективные письма – это письма от имени определенного коллектива, которые направляются по одному адресу (просьба, обращение, жалобы, предложения).

По характеру информации деловые служебные письма классифицируются по определенным признакам:

1. Сопроводительные письма – это письма, информирующие адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, материалов, ценностей и т.д. Сопроводительные письма составляются, только если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам, указать сроки исполнения, объяснить причину задержки и т.д.

2. Письма-приглашения – это письма, которые предполагают адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они адресуются как учреждениям, так и конкретным лицам. В тексте письма-приглашения раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

3. Информационные письма – это письма, в которых сообщается о каком-либо мероприятии, событии или факте, чаще всего в таких письмах пропагандируется деятельность какой-либо организации.

4. Рекламные письма – это разновидность информационных писем, которые направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров и услуг.

5. Письма-извещения – эти письма близки по стилю к письмам-приглашениям и информационным письмам. Они извещают о каком-либо факте, мероприятии или о приближении срока выполнения какой-либо договоренности, либо могут быть ответом на запрос. Составляются, как правило, для конкретного адресата.

6. Письма-подтверждения – это письма, которые содержат сообщения о получении какого-либо отправления (письма, перевода, телеграммы и т.д.); о том, что ранее составленный документ остается в силе, либо подтверждается какой-либо факт, действие, договор и т.д.

7. Письма-напоминания – это письма, которые содержат указания на приближение срока исполнения обязательства, проведения мероприятия или договоренности.

8. Гарантийные письма – это письма, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств. Обычно гарантируются финансовые обязательства или предоставление чего-либо.

Гарантийные письма имеют правовую функцию, поэтому на них, как правило, ставится печать (обязательный результат).

9. Инициативные письма – это письма, как правило, выражающие просьбы, предложения, запросы и требующие решения каких-либо вопросов, а значит ответов.

10. Письма - ответы – это письма, которые носят зависимый характер от инициативных писем. Ответ должен быть четким и в конкретной форме: может ли быть удовлетворена просьба, предложение, запрос, в какой мере и в какие сроки. Если отказано в просьбе необходимо аргументировать отказ.

Деловые письма, как правило, оформляются на бланках.

Деловые письма отечественным и зарубежным партнерам имеют одинаковые реквизиты, но их расположение на листе бумаги различно.

Реквизиты деловых писем: герб (в случае необходимости), эмблема, награды, организация высшего уровня, автор (название учреждения, структурного подразделения), адрес, телефон и факс, расчетный счет – это все может быть на бланке, коды предприятий и документов, дата, индекс, место составления или ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, приложения, подпись (подписи), печать (на гарантийном письме).

Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения, поэтому для сокращения документооборота они должны составляться только в случаях, когда невозможно решить вопросы без них. Текст служебных писем должен быть четким, ясным и простым. В тексте письма должен освещаться один вопрос. Если с одним и тем же адресатом нужно решить несколько вопросов лучше составить отдельные письма для упрощения обработки у получателя. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.

Текст делового письма, как правило, состоит из двух частей:

1) констатирующая – это часть, в которой излагаются мотивы, побудившие составить письмо со ссылками на решение вышестоящих органов;

2) основная – это часть письма, в которой содержатся выводы, предложения, просьбы.

Для активизации восприятия информации текст можно начинать с основной части, т.е. существа вопросов, помещая доказательства и доводы во второй части.

 

Тема 7. Кадровое делопроизводство

К организационно-распорядительным документам относится большая группа документов, которые называют документацией по кадровым вопросам.

Распорядительная деятельность органов управления состоит в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, создают большое количество документов, необходимых рабочим и служащим при осуществлении ими права на труд.

Трудовой договор (Трудовий договір).

В соответствии со ст.21 КЗОТ Украины рабочие и служащие реализуют право на труд заключением трудового договора о работе на предприятии, учреждении. Трудовой договор может быть заключен как в устной, так и в письменной форме. Письменный договор обязателен, в частности, при организованном наборе рабочих и служащих, трудоустройстве, а также в некоторых других случаях, предусмотренных законодательством (например, при приеме нештатных работников).

Реквизиты трудового договора: вид документа, дата, место составления, текст, юридический адрес учреждения и домашний адрес работника, подписи, печать.

Контракт (контракт).

Особенной формой договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон устанавливается по согласованию сторон. Сфера применения контракта определяется законодательством. Заключение контракта регламентируется Положением о порядке заключения контрактов при приеме (найме) на работу работников, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 14.03.94 № 170.

Реквизиты такие же, как у договора.

3.Трудовое соглашение (трудова угода).

Трудовое соглашение – это документ, которым оформляются взаимоотношения между учреждением и работником, который не входит в его штат. Заключать трудовые соглашения разрешается только в случае, если в данном учреждении нет необходимых специалистов и важные работы по какой-либо причине не могут быть выполнены по договору с соответствующими организациями или предприятиями.

Иногда трудовые соглашения заключаются со штатными работниками, если им необходимо выполнять функции, которые не входят в круг их прямых служебных обязанностей.

Реквизиты такие же, как у договора.

Трудовой договор, контракт, трудовое соглашение составляются в двух экземплярах, один из которых передается исполнителю, а второй сохраняется в делах учреждения. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

В тексте этих документов необходимо указывать права и обязанности исполнителя и заказчика.

4. Приказ по кадрам (наказ по кадрам) (см. тему: организационно-распорядительные документы).

Заключение договоров и контрактов оформляется приказом собственника учреждения о зачислении гражданина на работу.

Приказами по кадрам оформляют прием на работу, увольнение, переводы и другие перемещения работников предприятия. Приказы оглашаются работникам под расписку, а их копии рассылаются соответствующим структурным подразделениям для исполнения.

Реквизиты: (см. тему: организационно-распорядительные документы).

5. Заявление (заява).

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, но практикой выработана схема его построения, которое включает реквизиты: адресат (кому адресуется заявление и автор), место жительство автора, вид документа, текст, подпись, дата. В заявлении не принято писать слово «от», а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу не отказать, заранее Вам благодарен и т.д.). По аналогичной схеме составляются другие заявления по кадровым вопросам. При их адресовании в то учреждение, в котором автор работает, указывается не домашний адрес, а должность и место работы (цех, участок, отдел и т.д.).

Например: Директору Мариупольского хлебозавода

Иванову Н.П.

пекаря булочного цеха

Петровой К.Р.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отпуск без содержания с 10 по 15 марта 2005 г. по семейным обстоятельствам (в связи с тяжелой болезнью сына, который требует постоянного ухода).

Основание: справка из городской больницы № 3 г. Мариуполя.

07.03.2005 Подпись

 

Доверенность (доручення).

Доверенностью называется письменное полномочие, которое выдается учреждением или частным лицом другому учреждению или частному лицу при осуществлении юридических действий, получении или передаче денежных средств или материальных ценностей. В зависимости от того, кто оформляет полномочия, доверенности бывают служебные и личные. Среди личных доверенностей самым распространенным документом является доверенность на получение или передачу денег. Такая доверенность не требует обязательного нотариального удостоверения. Подпись доверителя может быть удостоверена руководителем учреждения, где он работает или учится, администрацией стационарного учреждения, в котором находится на лечении, командованием воинской части и т.д.

Служебные доверенности оформляются, как правило, на бланках.

Личная доверенность пишется произвольно, как правило, от руки, но обязательно должна иметь такие реквизиты: вид документа, ФИО доверителя, ФИО доверенного лица, точное указание порученных действий (текст), название учреждения, где должны быть выполнены порученные операции, подпись доверителя, дату выдачи, должность и подпись лица, удостоверившего подпись доверителя, дату удостоверения подписи последнего и круглую печать.

Для юридической полноценности документа следует указывать срок его действия. Доверенность выдается на срок до трех лет. Если срок не обозначен, документ сохраняет силу на протяжении одного года со дня выдачи.

7. Расписка (розписка).

Расписка – это документ, подтверждающий какое-то действие, которое произошло, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения или должностного лица. Расписка составляется произвольно, но должна содержать следующие реквизиты: вид документа, должность, ФИО лица, дающего расписку, сумму денег, наименование и количество материальных ценностей, дату, подпись.

Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках прописью (словами). В этом документе не допускаются исправления и подчистки. Все свободные места между текстом и подписью необходимо прочеркивать.

Составляется расписка в одном экземпляре и сохраняется как денежный и ценный документ.

Иногда в расписке указывают свидетелей, в присутствии которых она написана. В таком случае последние заверяют документ своими подписями.

Справка с места работы (довідка з місця роботи).

Справка – один из распространенных документов о трудовой деятельности: он свидетельствует о разнообразных фактах, в т.ч. месте работы, размере заработной платы, должности, и т.д.

Выдача справок гражданам предусмотрена ст.49 КЗОТ Украины. Администрация обязана выдать по требованию работников справку о работе в данном учреждении с обозначением специальности, квалификации, должности, времени работы, размера заработной платы и т.д. Большинство учреждений имеют трафаретные бланки этого документа, в формуляр которого вносят реквизиты: вид документа, автор, индекс, дата, текст, подпись, печать.