Гриф утверждения документа (реквизит 17)

После подписания некоторых видов документов в соответствии с нормативными актами требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.

Утверждение документа санкционирует правильность содержания и(или) распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Реквизит может иметь два варианта:

1. Документ утверждается должностным лицом. Элементы грифа утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия) название должности, включая наименование организации, личная подпись, инициал(ы) и фамилия лица, утвердившего документ и дата утверждения. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по кадрам

ПО «Точэлектроприбор»

(Подпись) Р. Т. Квасовская

20.03.2005

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы утверждения располагают на одном уровне.

2. Документ утверждается распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) в тех случаях, когда введение его требует дополнительных действий или предписаний. Если документ утвержден другим распорядительным документом, используется форма грифа, в которой название распорядительного документа указывается в творительном падеже:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра образования и науки

Украины 10.09.2004 № 40

В утвержденные документы не допускается внесение каких-либо исправлений и добавлений без разрешения лица, утвердившего документ.

Нормативными актами предусматривается утверждение положений, уставов, отчетов, балансов, штатных расписаний, планов, актов, решений, протоколов и других документов.

Перечень документов, подлежащих утверждению, может быть включен в инструкции по делопроизводству.

Гриф утверждения размещают в правом верхнем углу первого листа документа.

РЕЗОЛЮЦИЯ (реквизит 18).

После первичной обработки документ поступает к руководителю, который в резолюции указывает порядок и характер исполнения документа.

Резолюция обычно состоит из элементов: фамилия и инициал(ы) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личной подписи руководителя; даты.

Например: Соколову П.С.

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ до 25.03.2005

Подпись

09.03.2005

Последующие резолюции необходимы, если в них детализируется порядок исполнения или уточняется исполнитель; не допускается дублирование резолюции.

Резолюции типа «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

Как правило, на документе должно быть не больше одной резолюции Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей. Резолюция пишется руководителем на документе рукописным способом под реквизитом «адресат», параллельно основному тексту документа. Помещать резолюцию на тексте, адресате и других реквизитах документа не рекомендуется. Резолюцию помещают на свободной площади лицевой стороны листа, кроме полей, разрешается оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА (реквизит 19). К тексту документа, выполненного на бумаге формата А-4, исполнителем составляется заголовок, отражающий краткое содержание основного смыслового аспекта документа. Заголовок пишут перед текстом слева угловым флаговым расположением. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос, о чем документ.

Например:

Об изменении норм выдачи спецодежды

Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция и другие документы, в которых заголовок пишется под видом документа и должен отвечать на вопрос: чей документ, чего.

Например: А К Т

списания товарно-материальных ценностей

или

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно, с максимальной полнотой раскрывая содержание документа. Объем заголовка не должен превышать пять строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. Допускается продолжение заголовка при его большом объеме до края правого поля документа. Печатается заголовок малыми буквами через один межстрочный интервал.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, на документах, текст которых печатают на бумаге формата А-5, в ответах на письма трудящихся, а также на документах, текст которых не превышает 10 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Каждая строка должна иметь законченный смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Переносы слов в заголовках не допускаются.

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ (реквизит 20) проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Отметка проставляется в виде буквы «К», слова «Контроль» или контрольной даты ярким цветом или штемпелем на левом поле документа, на уровне заголовка к тексту, а при его отсутствии на уровне начала текста документа.

Основная часть документа:

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА (реквизит 21) - главный обязательный реквизит, содержащий информацию, ради которой создается документ. Приступая к его составлению, прежде всего, следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предполагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

Все учреждения в Украине осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке. В населенных пунктах страны, где большинство населения составляют граждане, которые относятся к национальным меньшинствам, тексты документов внутреннего делопроизводства, наряду с государственным языком можно составлять на языке национального меньшинства в порядке, установленном законодательством.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно должен быть связан с видом и разновидностью документа и, как правило, состоит из двух частей:

1.причины, основания, и цель составления документа;

2.заключительные выводы, просьбы, решения.

При подготовке текста документа должны соблюдаться определенные принципы:

- объективное отражение управленческой ситуации,

- строгое соответствие состава информации и назначения документа,

- нейтральность и краткость изложения, полнота информации,

- типизация речевых средств и стандартизация терминов, сокращений, обозначений величин и единиц измерения.

Текст оформляют в виде сплошного текстового материала, анкет, таблиц, трафаретов или объединения этих форм. Трафаретные тексты - это тексты, в которых постоянная информация заранее отпечатана на бланке, а переменная, присущая данной ситуации, вносится в момент составления документа в пробелы бланков.

При оформлении документов на стандартном листе бумаги состав реквизитов и их взаимное расположение должны соответствовать общему бланку.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ (реквизит 22) располагается под текстом документа. Возможны различные варианты отметки о наличии приложений:

1.Если в тексте упоминается о приложении, но нет его названия, отметка оформляется по форме: Приложение: График движения транспорта на 2 л. в 3 экз.

2.Если в тексте документа упоминается название приложения, отметка оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

3. Если к документу прилагается другой документ с приложением, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства статистики Украины от 03.01.2005 № 2/153 и приложение к нему, всего на 7 л.

4. Если приложение дается к распорядительному документу (постановление, решение), то в правом верхнем углу первого листа делается отметка, которая связывает их с основным документом, и оформляется по форме: Приложение к решению профкома от 11.12.2004 № 43.

5. При перечислении нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер:

«Приложение 1», «Приложение 2» и т.д.

Приложения должны иметь название, заголовок, текст, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении.

Оформляющая часть:

ПОДПИСЬ (реквизит 23) - обязательный реквизит документа в системе ОРД. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом - руководителем учреждения или его заместителем. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи (председатель и секретарь коллегиального органа). Так же подписывается протокол. Две и более подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер; договоры – представители договаривающихся сторон.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициал(ы) и фамилия). ГОСТом 4163-2003 разрешено писать один инициал (имя).

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название организации.

Например: Директор (Подпись) А. Н. Петров

При оформлении документа на чистом листе бумаги, в название должности включается название организации.

Например: Начальник строительно -

монтажного управления № 2 (Подпись) В. С. Николаев

В ВУЗах, научных учреждениях в должностях указываются степень и звание.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, которые подписали документ, а их обязанности в комиссии (председатель, члены комиссии в алфавитном порядке).

Подписи нескольких лиц на документе размещаются одна под другой в последовательности, которая отвечает занимаемой должности. Если же документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне или по алфавиту. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого обозначена в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или заместитель. В этом случае обязательно пишут должность и фамилию лица, подписавшего документ: «Исполняющий обязанности» или «Заместитель». Подписывать документ со словом «За» или ставить наклонную линию перед названием должности не разрешается. Размещается подпись под текстом.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА (реквизит 24) располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа и оформляется в строгом соответствии с установленными требованиями. Гриф согласования фиксирует согласие с документом лица, которое не является автором документа, и может иметь два варианта:

1. Согласование с конкретным должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы №583

(подпись) Н. А. Рубан

09.08.2004

2. Согласование с коллегиальным органом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома ПГТУ

09.08.2004 № 25

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая название организации, ставится личная подпись, инициал(ы) и фамилия и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается документ согласования, его регистрационный индекс (номер) и дата.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия. При необходимости согласования документа с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Согласование может проводиться внутри учреждения и за его пределами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, но чаще всего - грифом согласования.

ВИЗЫ ДОКУМЕНТА (реквизит 25). Внутреннее согласование документа обычно оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Но виза может быть оформлена и более полно: наименование должности визирующего, подпись, инициал(ы) и фамилия, дата согласования. Например:

Начальник техотдела

(подпись) И.И. Марнаус

18.03.2005

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, о чем указывается в документе:

Замечания прилагаются.

Если объем замечаний невелик (1-2 строки), их лучше разместить перед визой.

Например: Предлагаю исключить п.2, т.к. он противоречит Уставу.

Юрисконсульт ПГТУ

(подпись) В.И.Белах

08.06.2004

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения (исходящих) – второй. В организации должен быть перечень документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

ОТТИСК ПЕЧАТИ (реквизит 26). Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Оттиском печати организации заверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которые ставят оттиск печати, определяет организация на основании нормативно-правовых актов. Этот перечень должен быть в инструкции по делопроизводству организации. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц; устанавливающих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Каждое учреждение может иметь в пользовании только один экземпляр гербовой печати. Порядок изготовления, хранения гербовой печати и ее использования определяется законодательными актами и инструкциями МВД.

Простые печати могут быть изготовлены из резины и металла. По форме они могут быть треугольными, круглыми, прямоугольными, квадратными. Простые печати не имеют изображения герба. Они проставляются на справках, пропусках, пакетах при опечатывании конвертов, сейфов, дверей.

Оттиск печати на документе следует ставить так, чтобы она захватывала последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ, исключая возможность подделки.

На бланках некоторых служебных документов, которые необходимо скрепить печатью, могут быть предусмотрены места для печати. Эти места обозначаются буквами «М.П.» или словами «место печати».

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИЙ (реквизит 27) проставляется в конце текста после реквизита «Подпись» и состоит из слов: «С оригиналом верно», названия должности, личной подписи лица, заверяющего копию, ее инициалов и фамилии, даты заверения копии. Например:

С подлинником (оригиналом) верно

Секретарь (Подпись) П.Н.Селина

26.02.2005

Копия - воспроизведение всех реквизитов документа.

Копии оформляет отдел кадров при формировании дел при приеме граждан на работу, при направлении на учебу, при удовлетворении их жилищных, трудовых и других прав. Для формирования личных дел специалистов, руководителей и других работников организациям разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями.

ФАМИЛИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ И НОМЕР ЕГО ТЕЛЕФОНА (реквизит 28). Эту отметку имеют только исходящие документы - справки, заключения, письма и т.п. В нее входит фамилия или фамилия, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона (без слов: исполнитель, телефон). Отметка очень важна для оперативной связи с тем, кто готовил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Расположение этого реквизита должно быть на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Например:

1. Михайленко 51 31 41

2. Михайленко Николай Петрович 51 31 41

Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться индекс машинистки (обычно первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. Например:

Михайленко 51 31 41

В.К. 23.05.2004

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются и адресаты всех экземпляров.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО (реквизит 29) проставляется сразу после решения вопроса, рассматриваемого в документе и (или) отправлении ответа. Отметка состоит из слов: в дело, номера дела, в котором документ будет сохраняться, кратких сведений об исполнении документа, даты направления документа в дело, названия должности и подписи исполнителя.

Например:

В дело № 11-5. Ответ отправлен 07.04.2005, № 03-5/04

Должность Подпись

Дата

Реквизит помещается в нижнем левом углу первой страницы документа.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ДОКУМЕНТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ (реквизит 30) содержит полное имя файла, указывает местохранения документа в компьютере, код оператора и другие поисковые данные. Отметку ставят в центре нижнего поля лицевой стороны первой страницы документа.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ (РЕГИСТРАЦИИ) ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ (реквизит 31) проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа при его получении (регистрации) чаще всего специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает сокращенное название организации, в которую поступил документ, дату получения (в случае надобности и время) и входящий регистрационный индекс. Дата получения документа является началом отсчета срока его исполнения.

ЗАПИСЬ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ (реквизит 32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти»

№ 493 от 03 октября 1992г.

Запись проставляют в Министерстве юстиции в верхнем правом углу после номера акта или грифа утверждения.

Таким образом, ДСТУ 4163-2003 дает максимальный набор реквизитов (32), которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.

 

Тема 3. Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов

ГОСТ 6.38-90 содержит формуляр-образец, в соответствии с которым составляются бланки документов.

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местами для переменных реквизитов.

Бланки проектируют в соответствии со схемой расположения реквизитов документов. ДСТУ 4163-2003 предусматривает три вида бланков:

- общий бланк для создания различных видов документов;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

В системе ОРД все документы составляются и оформляются в соответствии с формуляром, принятым для определенной разновидности документов, на качественной бумаге стандартных форматов.

В основу стандартизации форматов бумаги заложены принципы:

1. Измерения – по метрической системе мер исходной единицей является площадь 1 м².

2. Подобия – форматы должны быть подобны друг другу, и две стороны листа взаимно соотноситься, как сторона квадрата и его диагональ.

Все форматы бумаги делятся на три ряда: А, В, С.

Ряд А – основной, в нем имеется 13 классов (А 1-А 13). В ОРД наиболее часто применяются форматы А 3 (297х420 мм), А 4 (210х297 мм) и А 5(148х210 мм).

3. Взаимозаменяемости – смежные форматы одного класса вдвое увеличиваются или уменьшаются по отношению друг к другу, а каждый последующий класс получают делением предыдущего пополам.

Реквизиты документа на листе бумаги должны располагаться в отведенных для них местах, при этом обязательно должны соблюдаться размеры полей (по различным ГОСТам и ДСТУ):

левое – 20-30 мм ДСТУ 4163-2003 левое –30 мм

правое – 8-10 мм правое – 10 мм

верхнее, нижнее – 10-20 мм верхнее и нижнее – 20 мм.

Любой документ должен удовлетворять общим требованиям:

1) быть достоверным и объективным;

2) составляться по установленной форме и только с необходимыми реквизитами;

3) создаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом;

4) формулировка вопросов или информации должна быть юридически грамотна;

5)бланки документов разрешается изготовлять при помощи компьютерной техники;

6) Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяют один от другого 1,5-2 межстрочными интервалами.

7) Все реквизиты документа отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

8) Название вида документа печатают прописными буквами.

9) Тексты документов постоянного срока хранения печатают на одной стороне листа.

Требования, предъявляемые к тексту документов:

1. Текст должен быть кратким, точным и ясным, поэтому, как правило, делится на 2-3 части.

1 часть – вступление

2 часть – основание для составления документа

3 часть – выводы, предложения, просьбы и т.д.

2. В соответствии с ДСТУ 4163-2003 при оформлении документа на двух и более страницах все последующие за первым листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире на средине верхнего поля страницы.

3. В соответствии с ДСТУ 3008-95 нумерация страниц располагается в правом верхнем углу на расстоянии 10-15 мм от верхней и правой границ листа.

4. На странице должно быть не более 40 строк, т.е. печать производится через 1,5 межстрочных интервала, а на бумаге формата А5 – через 1 интервал.

5. Тексты могут печататься с двух сторон листа, если объем документа составляет более десяти страниц, при этом на обратной стороне листа поле для подшивки 20-30 мм оставляется справа. С двух сторон листа печатаются также документы: акт, контракт и некоторые другие.

6. Подпись можно переносить на следующую страницу только при наличии не менее двух строк текста.

7.Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы, подразделы, а в случае надобности, на пункты и подпункты, которые нумеруются в пределах раздела арабскими цифрами. В НИР не нумеруются разделы: введение, заключение, список источников, приложения. Раздел необходимо начинать с новой страницы. Каждый раздел и подраздел должен иметь заголовок.

8.Разделы могут объединяться в главы, которые разделяются параграфами.

9. Все таблицы, формулы, иллюстрации, если их более одной, нумеруются сквозной нумерацией или в пределах раздела после первого упоминания о них в тексте.

Таблицы и иллюстрации должны иметь названия.

Таблица со всех сторон ограничивается линиями. Если таблица переносится на другую страницу, то нижняя горизонтальная черта не устанавливается, а графы таблицы нумеруются. Номер по порядку в первой графе таблицы не выделяется.

10. Иллюстрации размещаются на листе бумаги центровым способом. Ниже иллюстрации располагаются условные обозначения, если они необходимы. Название иллюстрации приводят после условных обозначений.

11. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и иллюстраций, не допускается:

1) применять знаки >, <, +, -, =, ≠, №, %, § без числовых значений, в ином случае их необходимо писать словами;

2) применять индексы стандартов, технических условий и других документов без обозначения регистрационного номера;

3) числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и счета следует писать цифрами, а без обозначения этих единиц словами, (например: провести испытания пяти образцов весом 2 кг каждый).

12. Для составления документов в системе ОРД существует специфический официальный канцелярско-деловой стиль. Он должен удовлетворять следующим требованиям:

1) необходимо придерживаться современного литературного языка, которому свойственны академизм, изобилие терминов и логическая последовательность;

2) не следует употреблять устаревшие выражения, увлекаться иностранными словами, кроме вошедших в литературный язык;

3) необходимо использовать термины и профессионализмы, обусловленные тематикой и содержанием документов;

4) следует ограничивать употребление сложных синтаксических построений, предложений со многими оборотами и разного рода перечислениями;

5) необходимо применять только общепринятые сокращения, которые должны соответствовать действующим стандартам по библиотечному и издательскому делу;

6) географические понятия сокращаются только перед словами, к которым они относятся

(г. Мариуполь, р. Кальчик);

7) слово «год» сокращается только при наличии цифр при определении периода времени:

2004-2007 гг. или с 2004 по 2007г.

После составления документов и их оформления они редактируются, т.е. исправляются ошибки, устраняются логические несоответствия, повторения, исправляются описки и неточности.

Отредактированный и отпечатанный документ подлежит корректировке, т.е. исправлению ошибок при его размножении. При оформлении документа нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потребуется сделать указания для того, кто будет печатать документ, о выделении элементов текста печатанием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки – это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте.

Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные».

Корректурные знаки подразделяются на группы:

1. знаки замены, выкидки и вставки;

2. знаки перестановки печатных знаков;

3. знаки изменения пробелов;

4. знаки абзацного отступа, красной строки;

5. знаки исправления технических дефектов набора.